Erfolgsgeschichten
Tools, Tipps und Tricks
Ihr Leitfaden für die Projekt Dokumentation.
Projektdokumentation ist wichtig für jedes Projekt. Helfen Sie Ihrem Team, Stakeholdern und Managern, den vollen Projektüberblick zu bewahren. Auf dieser Seite werden wir beantworten:
Projektdokumentation 101
Was ist eine Projektdokumentation?
Die Projektdokumentation ist alles Schriftliche zu Ihren Projekten. Es sind die Informationen und Zusammenhänge, die alle Projektbeteiligten für eine effektive Arbeit benötigen. Mit einer guten Projektdokumentation schaffen Sie vieles:
Sie halten alle Projektbeteiligte gleich ausgerichtet.
Sie verbessern die Kommunikation zwischen den Beteiligten.
Sie reduzieren Projektrisiken und sorgen für bessere Ergebnisse.
Schreibaufwand, der sich rentiert
Warum ist Projektdokumentation wichtig?
Wenn Projektpläne, Updates und Prozesse strukturiert dokumentiert an einem Ort abgelegt sind, sparen Sie in Ihrer Organisation Sucharbeit ein. Sie schaffen eine einzige Informationsquelle. Die Vorteile der Projektdokumentation sind:
Effizienz
Effizienz
49 % der Mitarbeitenden haben Schwierigkeiten, Dokumente zu finden. Eine strukturierte Projektdokumentation erhöht die Geschwindigkeit.
Transparenz
Transparenz
Anstatt Informationen über verschiedene Kanäle zu verteilen, findet jeder Beteiligte proaktiv die Informationen, die er oder sie benötigt.
Bessere Ergebnisse
Bessere Ergebnisse
Teams mit falschen Informationen machen Fehler. Bessere Informationen bedeuten bessere Entscheidungen, und zwar häufiger.
Projekte und Dokumentation gehören zusammen
Testen Sie MeisterTask und MeisterNote noch heute.
Vom Anfang bis zum Ende
Projektdokumentation in jeder Phase.
Die benötigte Projektdokumentation ist in jeder Projektphase anders – und hängt davon ab, welche Projektmanagement-Methode Sie verwenden. Das wird vor, während und nach dem Projekt benötigt:
Projektplanung
Vor Projektbeginn brauchen Sie einen Plan, wer was bis wann tun soll. Mit den Informationen zur Projektinitiierung und -planung in Ihrem Projektdokumentationstool können Sie die Anforderungen von Anfang an kommunizieren.
Projekt-Updates
Im Laufe des Projekts müssen Sie Ihr Team und die Beteiligten auf dem Laufenden halten. Verwenden Sie Ihr Projektdokumentationstool, um Besprechungsnotizen und Projekt-Updates zu teilen, damit alle den Überblick behalten.
Projektkommunikation
Nach Projektabschluss verbessern notierte Erkenntnisse künftige Projekte in Ihrer Organisation. Teilen Sie Schlussfolgerungen in Ihrem Projektdokumentationstool, einschließlich des Projektabschlussberichts und der Retrospektive.
Jeder kann sich beteiligen
Wer schreibt die Projektdokumentation?
Als Projektmanager ist es Ihre Aufgabe, Dokumentationen zu erstellen, die Ihrem Team helfen, Projekte voranzutreiben. Da Sie möglicherweise mehrere Projekte gleichzeitig leiten, ist eine saubere, leicht zu lesende Dokumentation hilfreich, um den Überblick zu behalten.
Dokumentation ist eine Teamleistung. Fachexperten sollten zur Projektdokumentation beitragen. Wenn Sie versuchen, Ihren einzigartigen Einblick und Ihr Wissen weiterzugeben, ist dies eine Projektdokumentation, die kein anderer für Sie schreiben kann.
Welche Projektdokumentation benötigen Sie?
Arten der Projektdokumentation.
Es gibt viele Arten von Projektdokumentation. Welche Sie benötigen, hängt davon ab, welche Art von Projekt Sie durchführen und in welcher Branche Sie tätig sind. Sie suchen eine Software für die Projektdokumentation? Vergewissern Sie sich, dass die Software das Wesentliche kann:
Projekt-Roadmap
Eine Roadmap ist eine Übersicht über die wichtigsten Schritte eines Projekts. Sie enthält Ziele, Meilensteine, Abhängigkeiten, Risiken und wichtige Ergebnisse. Teilen Sie Ihre Roadmap mit den Teammitgliedern und anderen Beteiligten so, dass sie diese leicht überfliegen und verstehen können.
Kommunikationsplan
Ein Kommunikationsplan hilft Ihnen, Regeln für die interne Kommunikation und die Häufigkeit von Meetings festzulegen. Wenn alle wissen, wie sie kommunizieren sollen, bevor das Projekt beginnt, können Sie gute Arbeitsbeziehungen aufbauen und die Meetings im Zeitplan halten.
“MeisterNote ist perfekt für die Dokumentation von Projekten. Spezifikationen, Meetingprotokolle, To-do-Listen und dergleichen werden logisch gespeichert.”
Eva Schindler
Partner Manager, Meister
Prozessdokumentation
Mit der Zeit können Prozesse ein Eigenleben entwickeln. Wenn Sie notieren, wie etwas gemacht wird, können alle Prozesse auf die gleiche Weise verwendet werden. Auch wenn Sie die Prozesse in einem anderen Tool abbilden, betten Sie sie in Ihre Projektdokumentation ein, um sie zugänglich zu halten.
Projektstatusbericht
Projektmanager erstellen Projektstatusberichte, um mit Stakeholdern den Fortschritt zu teilen. Hier wird der Projektplan mit dem aktuellen Status verglichen. Sie informieren über abgeschlossene Aufgaben, Budget, Zeitplan und über die nächsten Schritte und Aufgaben.
Projekt-Retrospektive
Nach Projektabschluss ist Reflexionszeit. Retrospektiven werden gerne in Form von Workshops abgehalten – das Dokument kann dabei als schriftlicher Leitfaden dienen. Diskutieren Sie über Positives, Negatives und Lösungen für Probleme um Teams zu helfen, künftige Projekte zu verbessern.
Wählen Sie das richtige Tool
Was ist ein Tool für Projektdokumentation?
Projektdokumentationstools (oder Projektdokumentationssoftware) helfen Ihnen und Ihrem Team, die schriftlichen Informationen zu Ihren Projekten zu erstellen, zu organisieren und gemeinsam zu nutzen. Achten Sie bei den am Markt erhältlichen Projektdokumentationstools auf folgende Mindestanforderungen:
Für jedes Projekt
Brauche ich ein Tool zur Projektdokumentation?
Wenn Sie an Projekten arbeiten … wahrscheinlich schon. Selbst einfache Projekte können aus dem Ruder laufen, wenn es keinen klaren Plan gibt, auf den Sie sich beziehen können, oder wenn Sie den Überblick über den Fortschritt verlieren.
Mit einem Projektdokumentationstool behalten Sie immer den vollen Projektüberblick. Damit gestalten Sie die Zusammenarbeit bei der Projektarbeit von Anfang an gut und können diese auch laufend weiter verbessern.
Äpfel sind keine Birnen
Kann ich nicht ein Task Management Tool verwenden?
Theoretisch … ja. Aber das ist so, als würde man Spaghetti mit einer Mistgabel essen. Task-Management-Tools sind großartig, weil sie jede Aktion für jede Aufgabe dokumentieren – aber in komplexen Projekten kann das überwältigen.
Mit einer speziell für Projektdokumentation entwickelten Software können Sie einen Schritt zurücktreten und das Gesamtbild sehen. Das macht auch die Umsetzung des Projekts in Ihrem Aufgaben- oder Projektmanagement-Tool viel effektiver.
Task Management oder Dokumentation … warum wählen?
Bekommen Sie beides. Mit MeisterTask und MeisterNote.
Projektdokumentation für jeden
Wem hilft ein Tool, das Projekte dokumentiert?
Projektmanager
Projektmanager
Behalten Sie den Überblick. Als Projektmanager verlieren Sie Zeit, wenn Sie verschiedenen Personen das Gleiche sagen. Mit einem zentralen Projektdokumentationstool schreiben Sie zwar weiterhin Updates … aber zentral dokumentiert. Damit sparen Sie sich Meetings, verstreute Chat-Nachrichten – und am Ende viel Zeit.
Projektteams
Projektteams
Finden Sie’s. Lesen Sie’s. Nutzen Sie’s. Projektdokumentation in MeisterNote hilft Ihnen, Ihre Arbeit plangemäß zu erledigen. Je besser Sie den Kontext Ihrer Arbeit verstehen, desto effektiver können Sie MeisterTask nutzen, um Ihre Ziele zu erreichen. Weniger reden, mehr tun!
Organisatorische Leiter
Organisatorische Leiter
Informationen zum Selbstbedienen. Manager von Managern müssen oft mehrere Projekte gleichzeitig überwachen. Einfacher sieht man Blocker und Meilensteine mit einem Projektdokumentationstool. Anstatt auf Updates zu warten, findet jeder alle Informationen selbst.
Externe Stakeholder
Externe Stakeholder
Jeder ist informiert. Partner, Kunden oder Freiberufler – externe Stakeholder müssen berücksichtigt werden. Eine Projektdokumentationssoftware erleichtert die Arbeit: Alle Informationen sind verfügbar, ohne dass eine ständige Kommunikation erforderlich ist.
Suchen Sie nach der perfekten Lösung?
Worauf Sie bei einer Software für Projektdokumentation achten sollten.
Ihre Projektdokumentationssoftware sollte gut zu Ihrem Team passen. Da viele Teams mit Projektdokumentationstools nicht vertraut sind, ist Einfachheit ein Muss. Stellen Sie sicher, dass Ihr Team im gewählten Tool gemeinsam dokumentieren kann und dass es gut mit den anderen Tools Ihres Teams zusammenarbeitet.
Einfache Projektdokumentation
Vermeiden Sie Einstiegshürden für Ihr Tool. Je einfacher es ist, neue Materialien zu erstellen und vorhandene Projektdokumentation zu finden, desto besser.
Kollaborative Projektdokumentation
Gemeinsam dokumentieren zu können, ist wichtig. Achten Sie darauf, dass jeder Inhalte direkt bearbeiten und an Diskussionen teilnehmen kann.
Integrierte Projektdokumentation
Stellen Sie sicher, dass Sie externe Dateien einbetten können. Und dass Sie Aufgaben in Ihrem Task-Management-Tool verknüpfen können.
Für den vollen Projektüberblick
Projektdokumentation mit MeisterNote.
MeisterNote ist ein Projektdokumentationstool, das in jeder MeisterTask-Lizenz enthalten ist. Es hilft Teams, den Überblick über die Projekte zu behalten, die sie in MeisterTask verwalten. Dabei bietet es wichtige Funktionen zum Erstellen, Organisieren und Zusammenarbeiten an der Projektdokumentation.
Halten Sie Projekte und Dokumentation zusammen
Starten Sie heute Ihr nächstes Projekt.
Treffen Sie die richtige Wahl
Ist MeisterNote ein gutes Tool zur Projektdokumentation?
Wir denken schon! Sobald Sie MeisterNote für die Projektdokumentation einsetzen, werden Sie Verbesserungen im Projektablauf feststellen. Für Projektmanager, Projektteams und Projektbeteiligte ergeben sich durch MeisterNote entscheidende Vorteile.
Zeitersparnis
Studien zeigen, dass Mitarbeitende mehr als 3 Stunden pro Tag mit der Suche nach Informationen verschwenden. Mit MeisterNote bewahren Sie alle Projektinformationen dort auf, wo sie hingehören – im Projektdokumentationstool.
Voller Projektüberblick
MeisterNote hilft Projektteams, das Gesamtbild zu sehen – und nicht nur den Strom von Aufgabenaktualisierungen. Projektinformationen werden in MeisterNote strukturiert und zentralisiert. Das macht das Projektmanagement mit MeisterTask effektiver.
Kontinuierliches Lernen
Teams sollten aus allen Projektabschlüssen lernen können. Mit MeisterNote werden die Projekterfahrungen Teil des kollektiven Gehirns einer Organisation. Das fördert nachhaltig effizienteres Arbeiten und die Mitarbeiterentwicklung.
Ein Tool, das Ihre Projekte voranbringt
Bessere Projektdokumentation mit MeisterNote.
Sind Sie bereit, Ihre ersten Notizen in Ihrer Projektdokumentation in MeisterNote zu erstellen? Nutzen Sie diese 6 Tipps.
Zentralisieren Sie alles.
Projektdokumentation funktioniert nur, wenn Sie damit anfangen. Ermutigen Sie Ihr Team, MeisterNote als einzige Informationsquelle für die Projektdokumentation zu nutzen.
Wählen Sie eine Struktur.
Erstellen Sie eine Notizhierarchie in MeisterNote, um Ihre Dokumentation zu strukturieren – so können Projektteam und Stakeholder Informationen leichter finden.
Seien Sie beständig.
Sparen Sie Zeit bei häufig verwendeten Notizen in der Dokumentation. Verwenden Sie unsere Vorlagen oder erstellen Sie Ihre eigenen Vorlagen in MeisterNote!
Arbeiten Sie zusammen.
Kommunikation ist keine Einbahnstraße. Mit MeisterNote können Sie den Team-Austausch beim Thema halten – die Kommentare werden zur einfachen Navigation in Diskussionen gruppiert.
Bleiben Sie up to date.
Legen Sie eine Namenskonvention fest, aus der hervorgeht, an welchem Tag die Dokumente erstellt wurden. Legen Sie auch fest, wann Sie veraltete Diskussionen und Informationen überprüfen.
Integrieren Sie Nützliches.
MeisterNote arbeitet mit den Tools, die Ihr Team liebt. Betten Sie externe Dateien in Ihre Projektdokumentation ein und nutzen Sie die MeisterTask-Integration, um Aufgaben aus Ihren Notizen zu erstellen!
Vom Plan zur Umsetzung
Die MeisterNote-MeisterTask-Integration.
Die Projektdokumentation soll den Projekterfolg unterstützen und nicht zu einer eigenen Aufgabe werden. Mit der MeisterNote-MeisterTask-Integration behalten Sie Ihre Projektziele im Auge und verwalten Aufgaben direkt aus Ihrer Projektdokumentation.
Die Antworten auf Ihre Fragen
Projektdokumentation: FAQs.
Welche Projektdokumentationssoftware soll ich verwenden?
Welches Tool für Projektdokumentation für Ihr Team das beste ist, hängt vom Arbeitsstil und den technischen Fähigkeiten Ihres Teams ab. Wählen Sie Funktionen und Integrationen der einzelnen Softwarelösungen auch anhand Ihres Budgets. Denken Sie bei Ihrer Entscheidung ebenso an eine einfache Bedienung und Zugänglichkeit.
Welche Funktionen sollte mein Projektdokumentationstool haben?
Versionskontrolle, Funktionen für die Zusammenarbeit, Suchfunktionen und Anpassungsmöglichkeiten erleichtern die Erstellung und die Zusammenarbeit an Ihrem Projekt erheblich. Sie sollten auch bedenken, dass Ihre Projektdokumentation viel relevanter ist, wenn sie mit Ihrem Projektmanagement-Tool integriert ist.
Warum brauche ich Software zur Projektdokumentation und Task Management?
Task-Management-Software ist perfekt für die detaillierte Kommunikation – zum Beispiel für Feedback zu bestimmten Aufgaben. Da dies in großem Umfang zu einer Überforderung führt, eignet sich eine Projektdokumentationssoftware besser für den großen Überblick über Fortschritte, Meilensteine und Hindernisse.
Brauche ich eine Projektdokumentation für jedes Projekt?
Eine Projektdokumentation ist für jedes Projekt wertvoll, unabhängig von dessen Größe und Komplexität. Selbst die kleinsten Projekte benötigen eine Aufzeichnung von Zielen, Aufgaben, Zeitplänen, Entscheidungen und Ergebnissen. Wenn Sie im Team Projektdokumentationen erstellen, fördern Sie die Transparenz, den Wissensaustausch und nachhaltiges Lernen in der Gruppe.
Wer braucht Zugang zu meinem Projektdokumentationstool?
Ihr Projektdokumentationstool enthält Informationen, die allen Projektbeteiligten helfen: Teammitgliedern, Projektmanagern, Kunden und allen anderen, die an Ihrem Projekt beteiligt sind. Halten Sie jedoch die Zugriffskontrolle im Auge. Rollen und Berechtigungen helfen Ihnen, Datensicherheit und Vertraulichkeit zu gewährleisten und sensible Projektinformationen zu schützen.
Woher weiß ich, ob meine Projektdokumentation gut ist?
Die Qualität Ihrer Projektdokumentation hängt davon ab, welchen Nutzen sie für Ihr Projektteam und Ihr Unternehmen hat. Informationen, die vollständig, klar, konsistent, organisiert und genau sind, sind nützlicher als Informationen, die es nicht sind. Ob dies der Fall ist, finden Sie heraus, indem Sie Ihre Stakeholder einfach um ihr Feedback bitten.
Besser dokumentieren. Bessere Projekte.
