Kundehistorier
Værktøjer, tips og tricks til projektdokumentation.
Din guide til projektdokumentation.
Projektdokumentation er en vigtig del af ethvert projekt. Hvis du gør det rigtigt, kan du hjælpe dit team, interessenter og ledere med at se helheden i dine projekter. På denne side vil vi spørge:
Projektdokumentation for begyndere.
Hvad er projektdokumentation?
Projektdokumentation er det skriftlige materiale i dine projekter. Det giver information og kontekst, som interessenter i dit projekt har brug for til at arbejde effektivt. God projektdokumentation kan:
Sørge for, at alle i projektet er enige.
Få bedre kommunikation mellem interessenterne.
Reducere projektrisici og sørge for bedre resultater.
Projektdokumentation: Hvad er ROI?
Hvorfor er projektdokumentation vigtig?
Projektdokumentation – hvis den er velstruktureret og tilgængelig – giver din organisation en enkelt informationskilde. Det er ét sted for projektplaner, status, processer og meget mere. Du vil se fordelene ved projektdokumentation i:
Effektivitet.
Effektivitet.
49 % af medarbejderne har svært ved at finde dokumenter. Struktureret projektdokumentation øger hastigheden.
Gennemsigtighed.
Gennemsigtighed.
I stedet for information spredt på tværs af kanaler kan alle finde de oplysninger, de har brug for, proaktivt.
Bedre resultater.
Bedre resultater.
Teams med forkerte oplysninger begår fejl. Bedre information betyder oftere bedre valg.
Projekter og dokumentation hører sammen.
Prøv MeisterTask og MeisterNote i dag.
Fra start til slut.
Projektdokumentation i alle faser.
Den projektdokumentation, du har brug for, er forskellig på hvert trin i dit projekt – og afhænger af, hvilken projektstyringsmetode du bruger. Er du forvirret? Lad os se på, hvad der er brug for før, under og efter projektet.
Projektplanlægning
Før dit projekt går i gang, har du brug for en plan for, hvad der skal gøres af hvem og hvornår.
Med oplysninger om projektopstart og -planlægning i dit projektdokumentationsværktøj kan du kommunikere krav fra starten.
Projektopdateringer
Mens dit projekt er i gang, har du brug for en måde at holde dit team og dine interessenter orienteret på. Brug din projektdokumentationssoftware til at udgive mødereferater og projektopdateringer, så alle får et overblik.
Projektkommunikation
Når dit projekt er afsluttet, kan en oversigt over de indhøstede erfaringer forbedre fremtidige projekter i din organisation. Noter dine konklusioner i dit projektdokumentationsværktøj: herunder projektafslutningsdokumentet og retrospektivet.
Noget for enhver smag.
Hvem skriver projektdokumentation?
Hvis du er projektleder, er det dit job at levere dokumentation, der kan hjælpe dit team med at fremme projektet. Da du måske styrer flere projekter på én gang, er overskuelig og letlæselig dokumentation en stor hjælp, når du skal holde styr på flere projekter på samme tid.
Dokumentation er en holdindsats. Fageksperter bør bidrage til projektdokumentationen. Hvis du forsøger at dele dine unikke indsigter og viden, er dette projektdokumentation, som ingen andre kan skrive for dig.
Hvilken projektdokumentation har du brug for?
Typer af projektdokumentation.
Der findes mange former for projektdokumentation. Hvilke du har brug for, afhænger af, hvilken type projekt du har gang i, og hvilken branche du er i. Leder du efter software til projektdokumentation? Sørg for, at den kan håndtere det væsentlige:
Køreplan for projektet
En køreplan er en oversigt over de vigtigste trin i et projekt. Den indeholder mål, milepæle, afhængigheder, risici og de vigtigste leverancer. Del køreplanen med teammedlemmer og andre interessenter på en måde, der hjælper dem med at skimme den igennem og forstå den.
Kommunikationsplan
En kommunikationsplan hjælper dig med at opstille politikker for interne kommunikationsmetoder og mødefrekvens. Hvis alle ved, hvordan de skal kommunikere, før projektet går i gang, kan du fremme stærke arbejdsrelationer og holde møderne på sporet.
“MeisterNote er perfekt til dokumentation af projekter. Specifikationer, mødereferater, to-do-lister og lignende gemmes logisk.”
Eva Schindler
Partner Manager, Meister
Procesdokumentation
Med tiden kan processer få deres eget liv. At skrive ned, hvordan tingene gøres, betyder, at alle processer kan bruges på samme måde. Selvom du sandsynligvis vil kortlægge processer i et andet værktøj, bør du indlejre dem i din projektdokumentation for at holde dem tilgængelige.
Statusrapport for projektet
Projektledere udarbejder projektstatusrapporter for at opdatere interessenter om fremskridt. Disse rapporter sammenligner projektplanen med den aktuelle status i en given tidsperiode. De indeholder alle fuldførte opgaver, en oversigt over budget og tidsplan samt handlingselementer med næste trin.
Tilbageblik på projektet
Når projekter afsluttes, skal der være plads til at reflektere. Normalt afholdes retrospektive workshops med et dokument som skriftlig dokumentation eller vejledning. Ved at diskutere positive og negative ting, samt udforske måder at løse problemer på, hjælper man teams med at forbedre fremtidige projekter.
Vælg det rigtige værktøj til opgaven.
Hvad er et projektdokumentationsværktøj?
Projektdokumentationsværktøjer (eller projektdokumentationssoftware) hjælper dig og dit team med at skabe, organisere og dele den skriftlige information omkring jeres projekter. Selvom der er forskel på de projektdokumentationsværktøjer, der findes på markedet, bør et minimumskrav være noget, der hjælper dig med at:
På det rigtige sted.
Har jeg brug for et projektdokumentationsværktøj?
Hvis du arbejder med projekter… sandsynligvis. Selv de mest simple projekter kan komme ud af kontrol, hvis der ikke er en klar plan at henvise til, eller hvis overblikket over fremskridtene går tabt.
Et projektdokumentationsværktøj holder helheden i fokus. Det er en god måde at sikre, at samarbejdet om projektarbejdet starter godt og bliver ved med at blive bedre.
Runde pinde i firkantede huller.
Kan opgavestyringsværktøjer udføre projektdokumentation?
Teoretisk set… ja. Men det er som at forsøge at spise spaghetti med en høtyv. Opgavestyringsværktøjer er fantastiske, fordi de dokumenterer hver eneste handling på hver eneste opgave – men i komplekse projekter kan det blive overvældende.
Specialudviklet projektdokumentationssoftware giver dig det rigtige værktøj til opgaven – så du kan træde et skridt tilbage og se helheden. Dermed bliver udførelsen af projektet i dit opgave- eller projektstyringsværktøj meget mere effektiv.
Opgavestyring og dokumentation. Hvorfor vælge?
Få MeisterTask og MeisterNote. Få begge dele.
Projektdokumentation for alle.
Hvem hjælper et projektdokumentationsværktøj?
Projektledere
Projektledere
Bevar overblikket.
Projektledere spilder tid på at sige det samme til forskellige mennesker. Med en central projektdokumentationssoftware skal du stadig skrive opdateringer – men du sparer tid på møder og på at holde interessenter informeret via e-mails og chats.
Projektteams
Projektteams
Find det. Læs det. Udfør det.
Projektdokumentationsværktøjer hjælper projektteams med at få arbejdet gjort. Jo bedre, hvert teammedlem forstår konteksten for deres arbejde, jo mere effektivt kan de bruge delte oplysninger til at realisere projektets mål. Mindre snak, mere handling!
Organisatoriske ledere
Organisatoriske ledere
Selvbetjeningsinformation.
Organisationsledere er ledere af ledere – så der er ofte flere projekter at holde styr på på én gang. Et projektdokumentationsværktøj gør det lettere at overvåge blokeringer og milepæle – i stedet for at vente på opdateringer, finder man oplysninger proaktivt.
Eksterne interessenter
Eksterne interessenter
Alle er informeret.
Partnere, kunder eller freelancere – eksterne interessenter – bør tages i betragtning. Projektdokumentationssoftware gør interessenternes arbejde lettere: de nødvendige oplysninger er tilgængelige uden behov for konstant kommunikation.
Leder du efter den perfekte løsning?
Hvad skal man kigge efter i projektdokumentationssoftware.
Din projektdokumentationssoftware skal passe godt til dit team. Da mange teams ikke er fortrolige med projektdokumentationsværktøjer, er enkelhed et must. Du skal også sørge for, at det værktøj, du vælger, gør det muligt for dit team at arbejde sammen om dokumentationen, og at det fungerer godt sammen med de andre værktøjer, dit team bruger.
Enkel projektdokumentation.
Der bør ikke være adgangsbarrierer til dit værktøj. Det skal være nemt at skabe nye materialer og nemt at finde eksisterende projektdokumentation.
Samarbejdsbaseret projektdokumentation.
Dit værktøj skal gøre det muligt for folk at arbejde sammen om din dokumentation: enten for at redigere indholdet direkte eller for at deltage i diskussioner.
Integreret projektdokumentation.
Sørg for, at du kan integrere eksterne filer i din dokumentation. Hvis det er muligt, link direkte til opgaver i dit opgavestyringsværktøj.
Et værktøj til overblik.
Projektdokumentation med MeisterNote.
MeisterNote er et projektdokumentationsværktøj, der er inkluderet i alle MeisterTask-licenser. Det hjælper teams med at holde et overblik over de projekter, de administrerer i MeisterTask. Det gør det samtidig med, at det indeholder vigtige funktioner til at oprette, organisere og samarbejde om projektdokumentation.
Opbevar projekter og dokumentation sammen.
Start dit næste projekt i dag.
At træffe det rigtige valg.
Er MeisterNote et godt værktøj til projektdokumentation?
Det mener vi! Når du begynder at bruge MeisterNote til projektdokumentation, vil du bemærke nogle vigtige forbedringer i den måde, dine projekter kører på. For projektledere, projektteams og projektinteressenter er der store fordele ved at bruge MeisterNote.
Spar tid
Undersøgelser viser, at medarbejdere spilder mere end 3 timer om dagen på at søge efter information – i e-mailindbakker og andre steder. Med MeisterNote kan du opbevare vigtige projektoplysninger, hvor de hører hjemme – i dit projektdokumentationsværktøj.
Få overblikket
MeisterNote hjælper projektteams med at se deres projekter som et samlet billede – ikke som en strøm af opgaveopdateringer. Ved at strukturere information på højt niveau på en klarere måde, gør MeisterNote projektledelse med MeisterTask mere effektiv.
Lær hele tiden
Teams bør drage fordel af dokumentation, efter at deres projekter er afsluttet. Med MeisterNote bliver erfaringer fra projekter en del af organisationens fælles hjerne – hvilket fører til langsigtede fordele i effektivitet og medarbejderudvikling.
Et værktøj, der får projekter til at køre.
Bedre projektdokumentation med MeisterNote.
Er du klar til at lave dit første projektdokumentationsmateriale i MeisterNote? Her er nogle vigtige tips til projektdokumentation.
Centraliser det.
Projektdokumentation fungerer kun, når du arbejder med den. Tilskynd dit team til at begynde at bruge MeisterNote som deres eneste kilde til projektdokumentation – de vil elske det.
Bevar strukturen.
Lav et notehierarki i MeisterNote for at strukturere din projektdokumentation – på den måde kan oplysninger findes og bruges af dit projektteam og interessenter.
Vær konsekvent.
Masser af projektdokumentation følger et lignende mønster. Spar tid med skabeloner til ofte anvendte noter. Brug en af vores, eller lav din egen i MeisterNote!
Vær samarbejdsvillig.
Kommunikation går ikke kun den ene vej. Du kan bruge MeisterNote til at holde dit teams samtaler inden for emnet – kommentarer er grupperet i diskussioner, så det er nemt at navigere.
Hold dig opdateret.
Lav en navngivningskonvention, der viser datoen for, hvornår dokumenterne blev oprettet. Du kan også overveje en tidsplan for revision og udskiftning af forældet information.
Integrer.
MeisterNote arbejder sammen med de værktøjer, dit team elsker. Indlejr eksterne filer i din projektdokumentation, og brug MeisterTask-integrationen til at oprette opgaver ud fra dine noter!
Fra plan til handling.
MeisterNote-MeisterTask-integrationen.
Projektdokumentation skal lette projektets succes, ikke blive en opgave i sig selv. Brug MeisterNote-MeisterTask-integrationen til at holde styr på alle dine projektmål og administrere handlingselementer direkte fra din projektdokumentation.
Dine spørgsmål, besvaret.
Projektdokumentation: Ofte stillede spørgsmål.
Hvilken projektdokumentationssoftware skal jeg bruge?
Når det kommer til projektdokumentation, er det afgørende at vælge den rigtige software. Den bedste løsning til dit team vil afhænge af dine specifikke behov. Overvej dit teams arbejdsstil, tekniske evner og budget, når du ser på de funktioner og integrationer, som hver software tilbyder. Husk også at tage hensyn til brugervenlighed og tilgængelighed, når du træffer din beslutning.
Hvilke funktioner skal mit projektdokumentationsværktøj have?
Det rigtige værktøj til projektdokumentation kan gøre hele forskellen. Versionskontrol, samarbejdsfunktioner, søgefunktioner og tilpasningsmuligheder vil gøre processen med at skabe og samarbejde om dit projekt meget lettere. Du bør også overveje, at din projektdokumentation vil være meget mere relevant, hvis den er integreret med dit projektstyringsværktøj.
Hvorfor har jeg brug for software til projektdokumentation og opgavestyring?
Software til projektdokumentation og software til opgavestyring har begge deres plads i dit projekt. Opgavestyringssoftware er perfekt til mere specifik kommunikation – for eksempel om feedback på specifikke opgaver. Da dette kan blive overvældende i stor skala, er projektdokumentationssoftware bedre egnet til et overblik på højt niveau over fremskridt, milepæle og blokeringer.
Har jeg brug for projektdokumentation til alle projekter?
Projektdokumentation er værdifuld for ethvert projekt, uanset størrelse eller kompleksitet. Selv de mindste projekter har brug for en oversigt over mål, opgaver, tidslinjer, beslutninger og resultater. Frem for alt hjælper god dokumentation dit team med at få succes. At gøre det til en vane at skabe projektdokumentation fremmer gennemsigtighed, hjælper videndeling og er en værdifuld ressource for gruppelæring.
Hvem skal have adgang til mit projektdokumentationsværktøj?
Dit projektdokumentationsværktøj vil indeholde oplysninger, der kan hjælpe alle projektets interessenter: teammedlemmer, projektledere, kunder og alle andre, der er involveret i dit projekt. Du skal dog sørge for at have adgangskontrol i baghovedet. Indstilling af roller og tilladelser hjælper dig med at sikre datasikkerhed, fortrolighed og uønsket adgang til følsomme projektoplysninger.
Hvordan ved jeg, om min projektdokumentation er god?
Kvaliteten af din projektdokumentation kommer an på, hvor stor gavn den gør for dit projektteam og din organisation som helhed. Naturligvis vil information, der er komplet, klar, konsistent, organiseret og præcis, være mere nyttig end information, der ikke er. Den bedste måde at finde ud af, om det er tilfældet, er simpelthen at bede dine interessenter om deres feedback.
Bedre dokumentation. Bedre projekter.
