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プロジェクト文書化ツールを使いこなすヒントとコツ
プロジェクト文書化（ドキュメンテーション）ガイド
プロジェクトの文書化は、どのようなプロジェクトにおいても重要な役割を担っています。正しく文書化することで、チーム、関係者、管理者がプロジェクトのより大きな全体像を把握できるようになります。このページでは、次のような疑問にお答えしていきます。
プロジェクト文書化の入門編
プロジェクトの文書化とは？
プロジェクト文書とは、プロジェクトにおける文書資料のことです。プロジェクトの関係者が効果的に仕事をするために、必要な情報や背景を提供するドキュメントです。優れたプロジェクト文書は、以下のような効果を発揮します。
プロジェクトに関わる全員が同じ認識を持てるようにします
関係者間のコミュニケーションを改善します
プロジェクトのリスクを軽減し、より良い結果を生み出します
プロジェクト文書を作成するメリットは？
プロジェクトの文書化が重要な理由
プロジェクト文書が、適切に構造化されていてアクセス可能な場所にあれば、組織内の信頼できる唯一の情報源になります。また、プロジェクトの計画、状況、プロセスなどを一箇所で管理することができます。プロジェクト文書には以下のような利点があります。
効率のよさ
効率のよさ
社員の49%が書類を見つけるのに苦労しています。プロジェクトの文書管理を構造化することで、より早く見つけられるようになります。
透明性
透明性
情報をチャネル全体に拡散するのではなく、必要な情報をみんなが自分で探して見つけることができます。
より良い結果が得られる
より良い結果が得られる
チームに間違った情報が伝われば、当然間違いが起きるもの。より良い情報があれば、より良い判断ができます。
プロジェクトと関連文書を一括管理
今すぐMeisterTaskとMeisterNoteをお試しください
始まりから終わりまですべてがここに
プロジェクトのあらゆる段階で文書化しましょう
必要なプロジェクト文書はプロジェクトの各段階で異なり、使用するプロジェクト管理手法によっても異なります。混乱しそうですか？プロジェクトの前段階、進行中、完了後に必要なものをそれぞれ見てみましょう。
プロジェクトの計画
プロジェクトが始まる前に、いつ、誰が、何をすべきかについての計画が必要です。
プロジェクト文書作成ツールにプロジェクト開始と計画の情報を記載しておけば、最初から要件を伝えることができます。
プロジェクトの最新情報
プロジェクトの進行中に、チームや関係者が常に最新情報を把握できる手段が必要です。プロジェクト文書作成ソフトを使用してミーティングノートやプロジェクトの更新情報を公開し、全体像を全員に共有します。
プロジェクトにおけるコミュニケーション
プロジェクトが完了した後、学んだ教訓を記録することで、組織内の今後のプロジェクトを改善することができます。プロジェクト完了報告書や振り返りなど、プロジェクト文書作成ツールに結論を書き留めましょう。
みんなのためのツール
プロジェクト文書を作成するのは誰ですか？
あなたがプロジェクトの管理者なら、チームがプロジェクトを前進させるのに役立つドキュメントを提供するのがあなたの役割です。複数のプロジェクトを同時に管理することもあるため、きれいで読みやすいドキュメントがあれば、プロジェクトの同時進行にも対応できるはずです。
文書作成はチームワークです。特定分野の専門家がプロジェクト文書の作成に携わることもあるはずです。あなたが独自のインサイトや知識を共有すれば、それが他の誰も代わりに書くことのできないプロジェクト文書になります。
どのプロジェクト文書が必要ですか？
プロジェクト文書の種類について
プロジェクト文書には多くの種類があります。必要となる文書は、実行しているプロジェクトの種類と業界によって異なります。プロジェクト文書作成ソフトをお探しなら、必須機能を備えたソフトであることを確認しましょう。
プロジェクトロードマップ
ロードマップは、プロジェクトにおける最も重要なステップの概要で、目標、マイルストーン、業務の前後関係、リスク、主な成果物などが含まれています。ロードマップは、チームメンバーやその他関係者がざっと目を通して理解できるような形で共有しましょう。
コミュニケーションプラン
コミュニケーションプランは、社内のコミュニケーション方法や会議の頻度などを管理する方針を決めるのに役立ちます。プロジェクトが始まる前に全員がコミュニケーション方法を知っていれば、強力な協力関係を育むことができ、ミーティングを軌道に乗せることができます。
「MeisterNoteはプロジェクトを文書化するのに最適です。仕様書、議事録、やることリストなどはすべて論理的に保存されます。」
Eva Schindler
Meister社 パートナー・マネージャー
プロセスの文書化
時間が経つと、プロセスは独り歩きする可能性があります。物事の進め方を書き留めておけば、すべてのプロセスを同じやり方で適用することができます。おそらく別のツールでプロセスの詳細を設定することになりますが、プロジェクト文書に埋め込んでアクセスしやすくしておくといいでしょう。
プロジェクト状況報告書
プロジェクトマネージャーは、プロジェクトの進捗状況を関係者に報告するために、プロジェクトの状況報告書を作成します。これらの報告書は、プロジェクト計画と、ある期間内の現在の状況を比較するものです。報告書には、完了したタスク、予算とスケジュールの概要、次のステップを示すアクションアイテムが含まれます。
プロジェクト振り返り
プロジェクトが終了したら、振り返りの場を設けることが大切です。振り返りは通常ワークショップとして開催され、その記録やガイドとして文書が使用されます。良い点と悪い点を議論し、問題を解決する方法を探ることで、チームは今後のプロジェクトをより良いものにできます。
仕事に適したツールを選びましょう
プロジェクト文書作成ツールとは？
プロジェクト文書作成ツール（またはプロジェクト文書作成ソフト）は、あなたとチームが、プロジェクトに関する文書を作成、整理、共有するのをサポートします。市販のプロジェクト文書作成ツールにはいろいろと違いがありますが、最低限の必須要件は以下のとおりです。
情報をあるべきところに
プロジェクト文書作成ツールは必要ですか？
プロジェクトに携わる方なら、文書作成ツールは必要なはずです。どんなにシンプルに見えるプロジェクトでも、参照できる明確な計画がなかったり、進捗状況の概要がわからなくなると、修正できなくなる可能性があります。
プロジェクト文書作成ツールにより、全体像を念頭に置いておくことができます。このツールを使うことで、プロジェクトにおける共同作業をスムーズに開始し、継続的に改善していくことができます。
適材適所で作業がスムーズに
タスク管理ツールでプロジェクトの文書作成はできますか？
理論的には可能ですが…例えるならば、スパゲッティを熊手で食べようとするようなものでしょう。タスク管理ツールは、すべてのタスクに対するすべてのアクションを文書化できる素晴らしいツールですが、複雑なプロジェクトではこれが膨大な量になる可能性があります。
プロジェクトの文書作成に特化したソフトは、作業に適したツールを提供し、一歩下がって全体像を把握することを可能にします。その結果、タスク管理やプロジェクト管理ツールで、プロジェクトをより効果的に実行できるようになります。
タスク管理と文書作成ソフト、どちらを選ぶか迷っていますか？
MeisterTaskとMeisterNote 両方とも活用しましょう
みんなためにプロジェクトを文書化しましょう
プロジェクト文書作成ツールは誰の役に立つのでしょうか？
プロジェクトマネージャー
プロジェクトマネージャー
概要を更新・管理できる
プロジェクトマネージャーは、さまざまな人に同じ内容を伝えて時間を無駄にしています。プロジェクトの軸として文書作成ソフトを使用すると、更新情報を入力する必要はあるものの、ミーティングの時間を節約でき、メールやチャットを通じて関係者に情報を提供し続けられます。
プロジェクトチーム
プロジェクトチーム
情報を見つけて、読んで、実行できる
プロジェクト文書作成ツールは、チームの作業遂行をサポートします。各メンバーが自分の仕事の背景を理解していればいるほど、共有された情報をより効果的に利用して、プロジェクトの目標を達成できます。話し合いに費やす時間を減らして、実行する時間を増やしましょう！
組織のリーダー
組織のリーダー
セルフサービスで情報を入手できる
組織のリーダーはマネージャーを管理する立場であるため、同時に複数のプロジェクトを追跡することが多々あります。プロジェクト文書作成ツールで、阻害要因やマイルストーンをモニタリングしやすくなります。更新を待つ代わりに、情報を自分で探して見つけることができます。
外部関係者
外部関係者
全員に情報提供できる
情報共有に関しては、パートナー、顧客、フリーランサーなど外部の関係者に対しても考慮が必要です。プロジェクト文書化ソフトを使用すれば、定期的なコミュニケーションを取らなくても、関係者側が自分で簡単に必要な情報を入手できるようになります。
完璧なソリューションをお探しの方へ
プロジェクト文書作成ソフトに求める要素とは？
プロジェクト文書作成ソフトは、チームに合ったものが一番です。多くのチームがプロジェクト文書作成ツールに慣れていないため、シンプルであることは必須です。また、選んだツールは、チームが協力してドキュメントを作成できること、チームが使っている他のツールとの相性が良いことも確認が必要です。
プロジェクト文書はシンプルに
ツールの利用開始時に、妨げになる要素がないこと。資料の新規作成や、既存のプロジェクト資料の検索が簡単にできることも必須です。
プロジェクト文書は共同作業しやすく
コンテンツを直接編集したり、ディスカッションに参加したりと、関わる人たちが一緒にドキュメントを作成できるツールが理想的です。
プロジェクト文書には連携機能を
ドキュメントに外部ファイルを埋め込めることが大切です。可能であれば、タスク管理ツールのタスクに直接リンクさせましょう。
全体像を把握できるツール
MeisterNoteでプロジェクトを文書化しましょう
MeisterNoteは、MeisterTaskのライセンスに付属しているプロジェクト文書作成ツールです。MeisterNoteは、プロジェクトドキュメントの作成、整理、共同作業のための主な機能を備えており、チームがMeisterTaskで管理するプロジェクトの概要を把握するのに役立ちます。
プロジェクトと関連文書を一括管理
今すぐ次のプロジェクトを始めましょう
正しいツールを選びましょう
MeisterNoteはプロジェクト文書化ツールとして優秀ですか？
そう思います！MeisterNoteをプロジェクトの文書作成に使い始めると、プロジェクトの進行に大きな改善が見られるはずです。プロジェクトマネージャー、プロジェクトチーム、プロジェクト関係者にとって、MeisterNoteを使うことで得られる主な利点は以下の通りです。
時間を節約できる
調査によると、仕事をする人は１日あたり３時間以上、メールの受信トレイなどで情報を探すのに時間を浪費しているそうです。MeisterNoteを使えば、プロジェクトの重要な情報を、プロジェクト文書作成ツールに保管しておくことができます。
より大きな全体像を把握できる
MeisterNoteは、プロジェクトチームが、タスクの更新の流れではなく、プロジェクトの全体像を把握できるようにします。ハイレベルな情報をより明確に構造化することで、MeisterNoteはMeisterTaskを使ったプロジェクト管理をより効果的にします。
継続的に学べる
文書化することで、プロジェクト終了後には他のチームもその恩恵を受けられます。プロジェクトでの学びをMeisterNoteに文書化しておけば、それが組織の知識共有ツールとなり、効率化と従業員育成における長期的なメリットにつながります。
プロジェクトを動かすツール
MeisterNoteでプロジェクトの文書化を改善しましょう
MeisterNoteで初めてのプロジェクト文書を作成してみませんか？ここでは、プロジェクトを文書化する重要なヒントをご紹介します。
一元管理する
プロジェクトのドキュメントは、ユーザーが作業に使用して初めて機能します。MeisterNoteをプロジェクト文書の信頼できる唯一の情報源として使い始めるよう、チームにもお勧めください。きっと気に入るはずです。
構造を維持する
MeisterNoteでノートに階層を作り、プロジェクトのドキュメントを構造化することで、プロジェクトチームや関係者が情報を見つけて利用しやすくなります。
一貫性を保つ
多くのプロジェクトドキュメントは同じような形式で作成されています。よく使うノートのテンプレートを使用すれば、時間を節約できます。MeisterNoteのテンプレートを使用するか、独自のテンプレートを作成してみてください！
一緒に作り上げる
コミュニケーションは一方通行ではありません。MeisterNoteを使えば、チームはトピックに沿った会話を続けられます。コメントはディスカッションとしてグループ化され、簡単に閲覧できます。
情報を最新に保つ体制を整える
ドキュメントの作成日をファイル名に記載するようルールを決めます。また、古くなった情報を確認して新しい情報に更新するタスクをスケジュールしてもよいでしょう。
統合・連携機能
MeisterNoteは、あなたのチームが愛用しているツールと連携します。外部ファイルをプロジェクト文書に埋め込んだり、MeisterTaskとの連携でノートからタスクを作成したりもできます！
計画からアクションの実行へ
MeisterNoteとMeisterTaskの統合機能
プロジェクトの文書化は、それ自体が仕事になるべきではなく、プロジェクトの成功を促進するためのもの。MeisterNoteとMeisterTaskの統合により、プロジェクトの目標をすべて把握し、プロジェクト文書から直接アクションアイテムを管理できます。
ご質問にお答えします
プロジェクトの文書化に関して：よくある質問
どのプロジェクト文書化ソフトを使えばいいのでしょうか？
プロジェクトの文書化において、適切なソフトを選ぶことは重要です。どのツールがチームにとって最適かは、それぞれのニーズによって異なります。各ソフトが提供する機能や他ツールとの連携を調べる際には、自分のチームのワークスタイル、技術力、予算をみて検討しましょう。また、使いやすさやアクセシビリティも考慮して決定してください。
プロジェクト文書化ツールにはどのような機能が必要ですか？
適切なプロジェクト文書作成ツールは、仕事のしやすさを大幅に改善できます。バージョン管理、コラボレーション機能、検索機能、カスタマイズオプションがあれば、プロジェクトの作成と共同作業のプロセスをより簡単にできます。また、プロジェクト文書とプロジェクト管理ツールを連携させれば、情報とタスクを関連づけやすくなることも考慮すべきポイントです。
なぜプロジェクト文書化ソフトとタスク管理ソフトが必要なのですか？
プロジェクト文書化ソフトとタスク管理ソフトは、どちらもプロジェクト内で活躍するものです。タスク管理ソフトは、特定のタスクに関するフィードバックなど、より具体的なコミュニケーションに最適です。一方、プロジェクト文書化ソフトは、進捗状況やマイルストーン、障害要因など、ハイレベルな概要を把握するのに適しています。
プロジェクト文書はすべてのプロジェクトに必要ですか？
プロジェクトの文書化は、規模や複雑さに関係なく、あらゆるプロジェクトにとって価値があります。たとえ小さなプロジェクトであっても、目的、タスク、スケジュール、決定事項、結果を記録することが必要です。何よりも、優れたドキュメントはチームの成功に役に立ちます。プロジェクト文書の作成を習慣化すると、業務の透明性が促進され、知識の共有が容易になり、グループ学習の貴重なリソースになります。
自分のプロジェクト文書化ツールへのアクセス許可は、誰に与えればよいですか？
プロジェクト文書化ツールには、チームメンバー、プロジェクトマネージャー、クライアントなど、プロジェクトに関わるすべての関係者に役立つ情報が含まれています。一方で、アクセスに関しては常に管理が必要です。役割と権限を設定することで、データの安全性と機密性を確保し、プロジェクトの機密情報への不要なアクセスを回避することができます。
自分のプロジェクトのドキュメントが適切かどうかは、どうすればわかりますか？
プロジェクト文書の品質は、それがプロジェクトチームと組織全体にどれだけの利益をもたらすかによって決まります。当然のことながら、完全かつ明確、一貫性があり、整理されていて正確な情報は、そうでない情報よりも役立ちます。関係者にフィードバックを求めることが、ドキュメントが適切かどうかを確認する最善の方法です。
文書化を改善して、よりよいプロジェクトに
