Verhalen van klanten
Hulpmiddelen voor projectdocumentatie, tips en tricks.
Je gids voor projectdocumentatie.
Projectdocumentatie is een belangrijk onderdeel van elk project. Doe het goed en je kan je team, stakeholders en managers helpen het grotere geheel in je projecten te zien. Op deze pagina vragen we:
Projectdocumentatie 101.
Wat is projectdocumentatie?
Projectdocumentatie is het geschreven materiaal in je projecten. Het biedt informatie en context die belanghebbenden in je project nodig hebben om effectief te kunnen werken. Goede projectdocumentatie kan:
Houd iedereen in je project op één lijn.
Verbeter de communicatie tussen stakeholders.
Verklein projectrisico’s en zorg voor betere resultaten.
Projectdocumentatie: wat is de ROI?
Waarom is projectdocumentatie belangrijk?
Projectdocumentatie – mits goed gestructureerd en op een toegankelijke plaats – geeft je organisatie één bron van waarheid. Het is één locatie voor projectplannen, status, processen en meer. Je zal de voordelen van projectdocumentatie zien in:
Efficiëntie.
Efficiëntie.
49% van de werknemers heeft moeite om documenten te vinden. Gestructureerde projectdocumentatie verhoogt de snelheid.
Transparantie.
Transparantie.
In plaats van informatie te verspreiden over verschillende kanalen, kan iedereen proactief de informatie vinden die ze nodig hebben.
Betere resultaten.
Betere resultaten.
Teams met foutieve informatie maken fouten. Betere informatie betekent vaker betere keuzes.
Projecten en documentatie horen bij elkaar.
Probeer MeisterTask en MeisterNote vandaag nog.
Van het begin tot het einde.
Projectdocumentatie voor elke fase.
De projectdocumentatie die je nodig hebt, verschilt in elke fase van je project – en is afhankelijk van de projectmanagementmethodiek die je gebruikt. Verward? Laten we eens kijken wat er nodig is voor , tijdens en na het project.
Project Planning
Voordat je project begint, heb je een plan nodig van wat er moet gebeuren, door wie, wanneer.
Met informatie over projectinitiatie en planning in je projectdocumentatietool kun je de vereisten vanaf het begin communiceren.
Projectupdates
Terwijl je project aan de gang is, heb je een manier nodig om je team en stakeholders op de hoogte te houden. Gebruik je projectdocumentatiesoftware om vergaderingsnotities en projectupdates te publiceren om iedereen een groter beeld te geven.
Projectcommunicatie
Nadat je project is voltooid, kan een overzicht van geleerde lessen toekomstige projecten in je organisatie verbeteren. Noteer je conclusies in je projectdocumentatietool: inclusief het Projectafsluitingsdocument en Retrospective .
Iets voor iedereen.
Wie schrijft projectdocumentatie?
Als projectmanager is het jouw taak om documentatie te verschaffen die je team kan helpen om projecten vooruit te helpen. Aangezien je misschien meerdere projecten tegelijk beheert, is schone, goed leesbare documentatie een goede manier om op de hoogte te blijven van gelijktijdige projecten.
Documenteren is teamwerk. Vakexperts dienen bij te dragen aan projectdocumentatie. Als je je unieke inzicht en kennis probeert te delen, is dit projectdocumentatie die niemand anders voor je kan schrijven.
Welke projectdocumentatie heb je nodig?
Soorten projectdocumentatie.
Er zijn veel soorten projectdocumentatie. Welke je nodig hebt, hangt af van het type project dat je uitvoert en in welke branche je actief bent. Op zoek naar software voor projectdocumentatie? Zorg ervoor dat het de essentie aankan:
Project roadmap
Een roadmap is een overzicht van de belangrijkste stappen in een project. Het omvat doelen, mijlpalen, afhankelijkheden, risico’s en belangrijke leveringen. Deel je stappenplan met teamleden en andere stakeholders op een manier die hen helpt er doorheen te bladeren en het te begrijpen.
Communicatieplan
Een communicatieplan helpt je bij het opstellen van beleid om interne communicatiemethoden en vergaderfrequentie te beheren. Als iedereen weet hoe te communiceren voordat het project begint, kun je sterke werkrelaties onderhouden en vergaderingen op schema houden.
“MeisterNote is perfect voor het documenteren van projecten. Specificaties, notulen van vergaderingen, to-do-lijstjes en dergelijke worden allemaal logisch opgeslagen.”
Eva Schindler
Partnermanager, Meister
Procesdocumentatie
Processen kunnen na verloop van tijd een eigen leven gaan leiden. Door op te schrijven hoe dingen worden gedaan, kunnen alle processen op dezelfde manier worden gebruikt. Hoewel je waarschijnlijk processen in een andere tool in kaart brengt, moet je ze in je projectdocumentatie insluiten om ze toegankelijk te houden.
Projectstatusrapport
Projectmanagers maken projectstatusrapporten om stakeholders op de hoogte te houden van de voortgang. Deze rapporten vergelijken het projectplan met de huidige status in een bepaalde periode. Ze bevatten alle voltooide taken, een samenvatting van het budget en de planning, en actiepunten met vervolgstappen.
Terugblik op het project
Als projecten worden afgesloten, moet er ruimte zijn voor reflectie. Retrospectieven worden normaal gesproken gehouden als workshops, met het document als schriftelijk verslag of gids. Door positieve en negatieve punten te bespreken en manieren te onderzoeken om problemen op te lossen, kunnen teams toekomstige projecten verbeteren.
Kies de juiste tool voor de taak.
Wat is een projectdocumentatietool?
Projectdocumentatietools (of projectdocumentatiesoftware) helpt jou en je team bij het creëren, organiseren en delen van de schriftelijke informatie rond je projecten. Hoewel er verschillen zijn tussen de tools voor projectdocumentatie op de markt, zou een minimumvereiste iets moeten zijn dat helpt voor je:
Op de juiste plaats.
Heb ik een projectdocumentatietool nodig?
Als je met projecten werkt… waarschijnlijk. Zelfs de meest eenvoudig ogende projecten kunnen uit de hand lopen als er geen duidelijk plan is om naar te verwijzen, of als het overzicht van de voortgang verloren gaat.
Een projectdocumentatietool houdt het grotere geheel voor ogen. Het gebruik ervan is een geweldige manier om ervoor te zorgen dat de samenwerking bij projectwerk goed begint en steeds beter wordt.
Ronde pinnen in vierkante gaten.
Kunnen taakbeheertools projectdocumentatie uitvoeren?
Theoretisch… ja. Maar het is alsof je spaghetti probeert te eten met een hooivork. Taakbeheertools zijn geweldig omdat ze elke afzonderlijke actie voor elke afzonderlijke taak documenteren, maar in complexe projecten kan dit overweldigend worden.
Speciaal ontwikkelde software voor projectdocumentatie geeft je de juiste tool voor de taak, zodat je een stapje terug kan doen en het grotere geheel kunt zien. Dit maakt het uitvoeren van het project in je taak- of projectbeheertool veel effectiever.
Taakbeheer en documentatie. Waarom zou je kiezen?
Download MeisterTask en MeisterNote. Heb beide.
Projectdocumentatie voor iedereen.
Voor wie is een hulpmiddel voor projectdocumentatie nuttig?
Project Managers
Project Managers
Houd het overzicht.
Projectmanagers verliezen tijd door hetzelfde tegen verschillende mensen te moeten zeggen. Met centrale projectdocumentatiesoftware moet je nog steeds updates schrijven, maar bespaar je tijd op vergaderingen en houd je stakeholders op de hoogte via e-mails en chats.
Project Teams
Project Teams
Vind het. Lees het. Voer het uit.
Hulpmiddelen voor projectdocumentatie helpen projectteams de klus te klaren. Hoe beter elk teamlid de context van hun werk begrijpt, hoe efficiënter ze gedeelde informatie kunnen gebruiken om projectdoelen te realiseren. Minder praten, meer doen!
Organisatorische leiders
Organisatorische leiders
Zelfbedieningsinformatie.
Organisatorische leiders zijn managers van managers, dus er zijn vaak meerdere projecten die tegelijk moeten worden gevolgd. Een projectdocumentatietool maakt het gemakkelijker om blockers en mijlpalen te monitoren – in plaats van te wachten op updates, wordt informatie proactief gevonden.
Externe belanghebbenden
Externe belanghebbenden
Iedereen op de hoogte.
Partners, klanten of freelancers – externe stakeholders moeten worden overwogen. Software voor projectdocumentatie maakt het werk van belanghebbenden eenvoudiger: de benodigde informatie is beschikbaar zonder dat er voortdurend moet worden gecommuniceerd.
Op zoek naar de perfecte oplossing?
Waarop te letten bij software voor projectdocumentatie.
Je projectdocumentatiesoftware moet goed passen bij je team. Omdat veel teams niet bekend zullen zijn met tools voor projectdocumentatie, is eenvoud een must. Je moet er ook voor zorgen dat de tool die je kiest je team in staat stelt samen te werken aan documentatie en dat deze goed werkt met de andere tools die je team gebruikt.
Eenvoudige projectdocumentatie.
Er mogen geen belemmeringen zijn voor toegang tot je tool. Het moet gemakkelijk zijn om nieuwe materialen te maken en bestaande projectdocumentatie gemakkelijk te vinden.
Gezamenlijke projectdocumentatie.
Je tool moet mensen in staat stellen om samen aan je documentatie te werken: ofwel om inhoud rechtstreeks te bewerken of om deel te nemen aan discussies.
Geïntegreerde projectdocumentatie.
Zorg ervoor dat je externe bestanden kunt insluiten in je documentatie. Koppel indien mogelijk rechtstreeks aan taken in je taakbeheertool.
Een hulpmiddel voor het grote geheel.
Projectdocumentatie met MeisterNote.
MeisterNote is een tool voor projectdocumentatie die bij elke MeisterTask-licentie wordt geleverd. Het helpt teams een overzicht te houden van de projecten die ze beheren in MeisterTask. Dit terwijl het belangrijke functies biedt voor het maken van, organiseren en samenwerken aan projectdocumentatie.
Houd projecten en documentatie bij elkaar.
Start je volgende project vandaag.
De juiste keuze maken.
Is MeisterNote een goede tool voor projectdocumentatie?
We denken van wel! Zodra je MeisterNote gaat gebruiken voor projectdocumentatie, zal je enkele belangrijke verbeteringen opmerken in de manier waarop je projecten worden uitgevoerd. Voor projectmanagers, projectteams en projectbetrokkenen zijn er belangrijke voordelen bij het gebruik van MeisterNote.
Bespaar tijd
Studies tonen aan dat werknemers meer dan drie uur per dag verspillen aan het zoeken naar informatie – in e-mailinboxen en andere locaties. Met MeisterNote kan je belangrijke projectinformatie bewaren waar ze thuishoort: in je projectdocumentatietool.
Zie het grotere geheel
MeisterNote helpt projectteams hun projecten als een totaalbeeld te zien – niet als een stroom van taakupdates. Door informatie op hoog niveau op een duidelijkere manier te structureren, maakt MeisterNote projectbeheer met MeisterTask effectiever.
Voortdurend leren
Teams zouden baat moeten hebben bij documentatie nadat hun projecten zijn beëindigd. Met MeisterNote worden projectlessen onderdeel van het gedeelde brein van een organisatie – wat leidt tot langetermijnvoordelen op het gebied van efficiëntie en ontwikkeling van werknemers.
Een tool die vooruitgang boekt in je projecten.
Betere projectdocumentatie met MeisterNote.
Klaar om je eerste projectdocumentatiemateriaal in MeisterNote te maken? Hier zijn enkele belangrijke tips voor projectdocumentatie.
Centraliseer het.
Projectdocumentatie werkt alleen als je eraan werkt. Moedig je team aan om MeisterNote te gaan gebruiken als hun enige bron van waarheid voor projectdocumentatie – ze zullen het geweldig vinden.
Behoud de structuur.
Maak een notitiehiërarchie in MeisterNote om je projectdocumentatie te structureren – op die manier kan informatie worden gevonden en gebruikt door je projectteam en belanghebbenden.
Wees consistent.
Veel projectdocumentatie volgt een vergelijkbaar formaat. Bespaar jezelf wat tijd met sjablonen voor veelgebruikte notities. Gebruik er een van ons, of maak er zelf een in MeisterNote!
Werk samen.
Communicatie is geen eenrichtingsverkeer. Je kan MeisterNote gebruiken teamgesprekken bij het onderwerp te houden – opmerkingen zijn gegroepeerd in discussies voor eenvoudige navigatie.
Blijf op de hoogte.
Maak een naamsconventie die de datum weergeeft waarop documenten zijn gemaakt. Je kan ook een schema overwegen voor het controleren en vervangen van verouderde informatie.
Integreren.
MeisterNote werkt met de tools waar je team dol op is. Integreer externe bestanden in je projectdocumentatie en gebruik de MeisterTask-integratie om taken van je notities te maken!
Van plan naar actie.
De MeisterNote-MeisterTask-integratie.
Projectdocumentatie moet het succes van het project vergemakkelijken, geen taak op zich worden. Gebruik de MeisterNote-MeisterTask-integratie om al je projectdoelen bij te houden en actie-items rechtstreeks vanuit je projectdocumentatie te beheren.
Je vragen, beantwoord.
Projectdocumentatie: FAQ’s.
Welke projectdocumentatiesoftware moet ik gebruiken?
Als het om projectdocumentatie gaat, is het kiezen van de juiste software cruciaal. De beste optie voor je team hangt af van je specifieke behoeften. Houd rekening met de werkstijl, de technische bekwaamheid en het budget van je team bij het bekijken van de functies en integraties die door elke software worden aangeboden. Vergeet ook niet om gebruiksgemak en toegankelijkheid mee te nemen bij het nemen van je beslissing.
Welke functies moet mijn projectdocumentatietool hebben?
De juiste tool voor projectdocumentatie kan het verschil maken. Versiebeheer, samenwerkingsfuncties, zoekfunctionaliteit en aanpassingsopties zullen het proces van het maken en van het samenwerken aan uw project veel gemakkelijker maken. Je moet er ook rekening mee houden dat je projectdocumentatie veel relevanter zal zijn als deze is geïntegreerd met je projectmanagementtool.
Waarom heb ik software voor projectdocumentatie en taakbeheer nodig?
Projectdocumentatiesoftware en taakbeheersoftware hebben beide een plaats binnen je project. Taakbeheersoftware is perfect voor meer specifieke communicatie, bijvoorbeeld over feedback op specifieke taken. Omdat dit op grote schaal overweldigend wordt, is projectdocumentatiesoftware beter geschikt voor een overzicht op hoog niveau van voortgang, mijlpalen en blokkades.
Heb ik projectdocumentatie nodig voor elk project?
Projectdocumentatie is waardevol voor elk project, ongeacht de omvang of complexiteit. Zelfs de kleinste projecten hebben een overzicht van doelstellingen, taken, tijdlijnen, beslissingen en resultaten nodig. Bovenal helpt goede documentatie je team succesvol te zijn. Als je er een gewoonte van maakt om projectdocumentatie te maken, bevorder je de transparantie, help je bij het delen van kennis en is het een waardevol hulpmiddel voor groepsleren.
Wie moet toegang hebben tot mijn projectdocumentatietool?
Je projectdocumentatietool bevat informatie die alle belanghebbenden van het project kan helpen: teamleden, projectmanagers, klanten en iedereen die bij je project betrokken is. Houd echter rekening met toegangscontrole. Door rollen en machtigingen in te stellen, kan je gegevensbeveiliging en vertrouwelijkheid waarborgen en ongewenste toegang tot gevoelige projectinformatie voorkomen.
Hoe weet ik of mijn projectdocumentatie goed is?
De kwaliteit van je projectdocumentatie komt neer op hoeveel voordeel het je projectteam en je organisatie als geheel oplevert. Informatie die volledig, duidelijk, consistent, georganiseerd en nauwkeurig is, is natuurlijk nuttiger dan informatie die dat niet is. De beste manier om erachter te komen of dit het geval is, is door simpelweg je stakeholders om hun feedback te vragen.
Betere documentatie. Betere projecten.
