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Ferramentas de documentação de projetos, dicas e truques.
Seu guia para documentação de projetos.
A documentação de projetos é parte importante de qualquer projeto. Acerte-a e você poderá ajudar sua equipe, bem como as partes interessadas e gerentes, a ver o panorama geral em seus projetos. Nesta página, perguntaremos:
Guia básico da documentação de projetos.
O que é documentação de projetos?
A documentação de projetos representa o material escrito em seus projetos. Ela fornece informações e contexto de que as partes interessadas em seu projeto precisam para trabalhar de forma eficaz. Uma boa documentação de projetos é capaz de:
Manter todos alinhados em seu projeto.
Melhorar a comunicação entre as partes interessadas.
Reduzir os riscos do projeto e garantir melhores resultados.
Documentação de projetos: qual é o ROI?
Por que a documentação de projetos é importante?
A documentação de projetos — se estiver bem estruturada e em um local acessível — fornece à sua organização uma única fonte confiável. É um local para planos de projeto, status, processos e muito mais. Você verá os benefícios da documentação de projetos em forma de:
Eficiência.
Eficiência.
49% dos funcionários têm dificuldades para localizar documentos. A documentação estruturada do projeto aumenta a velocidade.
Transparência.
Transparência.
Em vez de informações espalhadas por vários canais, todos podem encontrar as informações de que precisam de forma proativa.
Melhores resultados.
Melhores resultados.
Equipes com informações erradas cometem erros. Melhores informações significam melhores escolhas com mais frequência.
Seus projetos e sua documentação devem estar juntos.
Experimente o MeisterTask e o MeisterNote hoje.
Do início ao fim.
Documentação de projetos em todas as etapas.
A documentação de projetos que você precisa é diferente em cada estágio do seu projeto — e depende de qual metodologia de gestão de projetos você usa. Confuso? Vamos conferir o que é necessário antes, durante e depois do projeto.
Planejamento do projeto
Antes de seu projeto começar, você precisará de um plano relativo ao que deve ser feito, por quem, e quando.
Com as informações de Início e Planejamento do projeto em sua ferramenta de documentação de projetos, você poderá comunicar os requisitos desde o início.
Atualizações do projeto
Enquanto seu projeto estiver em andamento, você precisará de uma maneira de manter sua equipe e as partes interessadas informadas. Use o software de documentação de projetos para publicar Notas de Reunião e Atualizações do Projeto para fornecer um panorama geral a todos.
Comunicação de projetos
Após a conclusão do projeto, um registro das lições aprendidas pode melhorar projetos futuros na sua organização. Anote suas conclusões na ferramenta de documentação de projetos, incluindo o Documento de Encerramento de Projeto e a Retrospectiva.
Algo para todos.
Quem escreve a documentação de projetos?
Se você é um gerente de projeto, é seu dever fornecer uma documentação que possa ajudar sua equipe a impulsionar projetos. Como você pode estar gerenciando vários projetos ao mesmo tempo, uma documentação clara e fácil de ler ajuda muito a acompanhar projetos simultâneos.
A documentação é um esforço em equipe. Especialistas no assunto devem contribuir para a documentação de projetos. Se você está tentando compartilhar sua visão e conhecimento únicos, essa é a documentação de projetos que ninguém mais pode escrever para você.
De qual tipo de documentação de projetos você precisa?
Tipos de documentação de projetos.
Há muitos tipos de documentação de projetos. Aqueles de que você precisa dependem do tipo de projeto que você está executando e do setor em que atua. Procurando por um software de documentação de projetos? Certifique-se de que ele seja capaz de cuidar do básico:
Roteiro de projetos
Um roteiro consiste em uma visão geral das etapas mais importantes de um projeto. Ele inclui metas, marcos, dependências, riscos e entregas importantes. Compartilhe seu roteiro com os membros da equipe e outras partes interessadas de uma forma que os ajude a ler e entendê-lo.
Plano de comunicação
Um plano de comunicação ajuda você a definir políticas para gerenciar métodos de comunicação interna e a frequência de reuniões. Se todos souberem como se comunicar antes do início do projeto, você poderá promover fortes relações de trabalho e manter as reuniões no rumo certo.
“O MeisterNote é perfeito para documentar projetos. Especificações, atas de reuniões, listas de tarefas e afins são todos armazenados de maneira lógica.”
Eva Schindler
Gerente de parceiros da Meister
Documentação de processos
Com o tempo, os processos podem ganhar vida própria. Anotar como as coisas são feitas significa que todos os processos podem ser usados da mesma maneira. Embora provavelmente mapeará processos em outra ferramenta, você deve incorporá-los à documentação de projetos para mantê-los acessíveis.
Relatório de status de projetos
Os gerentes de projeto criam relatórios de status de projetos para atualizar as partes interessadas sobre o progresso. Esses relatórios comparam o plano do projeto com o status atual em um determinado período. Eles incluem todas as tarefas concluídas, um resumo do orçamento e da agenda e itens de ação com as próximas etapas.
Retrospectiva de projetos
Quando os projetos são encerrados, deve haver espaço para reflexão. As retrospectivas são normalmente realizadas como oficinas, com o documento como um registro escrito ou guia. Discutir pontos positivos e negativos, bem como explorar maneiras de superar problemas, ajuda as equipes a aprimorar projetos futuros.
Escolha a ferramenta certa para o serviço.
O que é uma ferramenta de documentação de projetos?
As ferramentas de documentação de projetos (ou software de documentação de projetos) ajudam você e sua equipe a criar, organizar e compartilhar as informações escritas em torno de seus projetos. Embora existam diferenças entre as ferramentas de documentação de projetos no mercado, um requisito mínimo deve ser uma solução que ajude você a:
No lugar certo.
Preciso de uma ferramenta de documentação de projetos?
Se você trabalha com projetos… provavelmente. Mesmo os projetos de aparência mais simples podem sair do controle se não houver um plano claro para consultar, ou se o panorama geral do progresso se perder.
Uma ferramenta de documentação de projetos mantém o panorama geral em mente. Usá-la é uma ótima maneira de garantir que a colaboração no trabalho de um projeto comece bem e continue melhorando.
Soluções diferentes.
As ferramentas de gestão de tarefas são capazes de fazer a documentação de projetos?
Teoricamente… sim. Porém, é como tentar comer espaguete com garfo. As ferramentas de gestão de tarefas são ótimas porque documentam cada ação em cada tarefa — porém, em projetos complexos, isso pode se tornar esmagador.
O software de documentação de projetos especialmente desenvolvido oferece a ferramenta certa para o trabalho — permitindo que você dê um passo para trás e veja o panorama geral. Por sua vez, isso torna muito mais eficaz a execução de projetos em sua ferramenta de gestão de projetos ou tarefas.
Gestão de tarefas e documentação. Por que escolher?
Obtenha o MeisterTask e o MeisterNote. Aproveite ambos.
Documentação de projetos para todos.
Quem se beneficia com uma ferramenta de documentação de projetos?
Gerentes de projeto
Gerentes de projeto
Mantenha a visão geral.
Os gerentes de projeto perdem tempo dizendo a mesma coisa para pessoas diferentes. Com um software central de documentação de projetos, você ainda precisará escrever atualizações — mas economizará tempo com reuniões e manterá as partes interessadas informadas por e-mail e chat.
Equipes de projeto
Equipes de projeto
Encontre. Leia. Execute.
As ferramentas de documentação de projetos ajudam as equipes de projeto a realizar o trabalho. Quanto melhor cada membro da equipe entender o contexto de seu trabalho, mais efetivamente eles poderão usar as informações compartilhadas para concretizar os objetivos do projeto. Menos conversa, mais ação!
Líderes organizacionais
Líderes organizacionais
Informações de autoatendimento.
Os líderes organizacionais são gerentes de gerentes — portanto, muitas vezes há vários projetos para acompanhar ao mesmo tempo. Uma ferramenta de documentação de projetos facilita o monitoramento de obstáculos e marcos — em vez da necessidade de esperar por atualizações, as informações são localizadas proativamente.
Partes interessadas externas
Partes interessadas externas
Todos informados.
Parceiros, clientes ou freelancers — as partes interessadas externas devem ser consideradas. O software de documentação de projetos facilita o trabalho das partes interessadas: as informações necessárias permanecem disponíveis sem a necessidade de comunicação constante.
Procurando a solução perfeita?
O que procurar em um software de documentação de projetos.
Seu software de documentação de projetos deve ser uma boa opção para sua equipe. Como muitas equipes não estarão familiarizadas com as ferramentas de documentação de projetos, a simplicidade é imprescindível. Você também precisará garantir que a ferramenta escolhida permita que sua equipe trabalhe em conjunto na documentação — e que ela funcione bem com as outras ferramentas que sua equipe usa.
Documentação de projetos simplificada.
Não deve haver barreiras para acessar sua ferramenta. Deve ser fácil criar novos materiais e encontrar a documentação de projetos existente.
Documentação de projetos colaborativa.
Sua ferramenta deve permitir que as pessoas trabalhem juntas em sua documentação: seja para editar conteúdo diretamente ou participar de discussões.
Documentação de projetos integrada.
Certifique-se de que você possa incorporar arquivos externos à sua documentação. Se possível, vincule-os diretamente às tarefas em sua ferramenta de gestão de tarefas.
Uma ferramenta para o panorama geral.
Documentação de projetos com o MeisterNote.
O MeisterNote é uma ferramenta de documentação de projetos que está incluída em todas as licenças do MeisterTask. Ele ajuda as equipes a manter um panorama geral dos projetos gerenciados no MeisterTask. E faz isso enquanto fornece os principais recursos para criar, organizar e colaborar na documentação de projetos.
Mantenha os projetos e a documentação juntos.
Comece seu próximo projeto hoje.
Fazendo a escolha certa.
O MeisterNote é uma boa ferramenta de documentação de projetos?
Acreditamos que sim! Após começar a usar o MeisterNote para documentação de projetos, você notará algumas melhorias importantes na maneira como seus projetos são executados. Para gerentes de projeto, equipes de projeto e partes interessadas de projeto, há benefícios importantes em usar o MeisterNote.
Economize tempo
Estudos mostram que os funcionários perdem mais de 3 horas por dia procurando informações — em caixas de entrada de e-mail e outros locais. Com o MeisterNote, você pode manter as informações importantes de projetos onde elas devem estar: na sua ferramenta de documentação de projetos.
Veja o panorama geral
O MeisterNote ajuda as equipes de projeto a ver seus projetos como um panorama geral — e não como um fluxo de atualizações de tarefas. Ao estruturar informações de alto nível de forma mais clara, o MeisterNote torna a gestão de projetos com o MeisterTask mais eficaz.
Aprenda continuamente
As equipes devem se beneficiar da documentação após a conclusão de seus projetos. Com o MeisterNote, os aprendizados dos projetos se tornam parte do cérebro compartilhado de uma organização — gerando benefícios de longo prazo em termos de eficiência e desenvolvimento de funcionários.
Uma ferramenta que funciona com seus projetos.
Documentação de projetos aprimorada com o MeisterNote.
Pronto para criar seus primeiros materiais de documentação de projeto no MeisterNote? Aqui estão algumas dicas importantes para a documentação de projetos.
Centralize.
A documentação de projetos só funciona quando você trabalha nela. Incentive sua equipe a começar a usar o MeisterNote como sua única fonte confiável para a documentação de projetos — eles vão adorar.
Mantenha a estrutura.
Crie uma hierarquia de notas no MeisterNote para estruturar a documentação do seu projeto — dessa forma, as informações podem ser encontradas e usadas pela equipe de projeto e pelas partes interessadas.
Seja consistente.
Muitas documentações de projetos seguem um formato semelhante. Economize tempo com modelos para notas usadas com frequência. Use um dos nossos modelos ou crie seu próprio no MeisterNote!
Seja colaborativo.
A comunicação não é uma via de mão única. Você pode usar o MeisterNote para manter a comunicação da sua equipe dentro do tópico — os comentários são agrupados em conversas para facilitar a navegação.
Mantenha-se atualizado.
Crie uma convenção de nomenclatura que mostre a data em que os documentos foram criados. Você também pode considerar um cronograma para auditoria e substituição de informações desatualizadas.
Integre.
O MeisterNote funciona com as ferramentas que sua equipe adora. Incorpore arquivos externos à sua documentação de projetos e use a integração do MeisterTask para criar tarefas a partir de suas notas!
Do plano à ação.
A integração MeisterNote-MeisterTask.
A documentação de projetos deve facilitar o sucesso do projeto, e não se tornar um trabalho em si. Use a integração MeisterNote-MeisterTask para acompanhar todas as metas do projeto e gerenciar itens de ação diretamente a partir da sua documentação de projetos.
Suas perguntas respondidas.
Documentação de projetos: perguntas frequentes.
Qual software de documentação de projetos devo usar?
Quando se trata de documentação de projetos, escolher o software certo é essencial. A melhor opção para sua equipe dependerá de suas necessidades específicas. Considere o estilo de trabalho, a capacidade técnica e o orçamento da sua equipe ao analisar os recursos e integrações oferecidos por cada software. Da mesma forma, lembre-se de levar em consideração a facilidade de uso e acessibilidade ao tomar sua decisão.
Quais recursos minha ferramenta de documentação de projetos deve ter?
A ferramenta certa de documentação de projetos pode fazer toda a diferença. Controle de versões, recursos de colaboração, funcionalidade de pesquisa e opções de personalização tornarão o processo de criação e colaboração em seu projeto muito mais fácil. Você também deve considerar que sua documentação de projetos será muito mais relevante se estiver integrada com sua ferramenta de gestão de projetos.
Por que preciso de software de documentação de projetos e gestão de tarefas?
Tanto o software de documentação de projetos quanto o software de gestão de tarefas têm lugar em seu projeto. O software de gestão de tarefas é perfeito para uma comunicação mais específica; por exemplo, referente ao feedback de tarefas específicas. Como isso se torna uma tarefa penosa em escala, o software de documentação de projetos é mais adequado para oferecer uma visão geral de alto nível do progresso, marcos e obstáculos.
Preciso de documentação para todos os projetos?
A documentação de projetos é importante para cada projeto, independentemente do tamanho ou complexidade. Mesmo os projetos menores precisam de um registro de objetivos, tarefas, cronogramas, decisões e resultados. Acima de tudo, uma boa documentação ajuda sua equipe a obter sucesso. Adquirir o hábito de criar uma documentação de projetos promove transparência, ajuda no compartilhamento de conhecimento e é um recurso valioso para a aprendizagem em grupo.
Quem deve ter acesso à minha ferramenta de documentação de projetos?
Sua ferramenta de documentação de projetos conterá informações que podem ajudar todas as partes interessadas: membros da equipe, gerentes de projeto, clientes e qualquer outra pessoa envolvida no projeto. No entanto, você deve se certificar de manter o controle de acesso em mente. A definição de funções e permissões ajuda a garantir a segurança dos dados e a confidencialidade, além de evitar o acesso indesejado a informações confidenciais do projeto.
Como saber se minha documentação de projetos é boa?
A qualidade da sua documentação de projetos se resume ao benefício que ela proporciona à sua equipe de projeto e à sua organização como um todo. Naturalmente, informações completas, claras, consistentes, organizadas e precisas serão mais úteis do que informações que não são. A melhor maneira de descobrir se esse é o caso é simplesmente solicitar o feedback das partes interessadas.
Melhor documentação. Melhores projetos.
