Истории клиентов
Инструменты для проектной документации, советы и рекомендации.
Ваше руководство по проектной документации.
Проектная документация является важной частью любого проекта. Правильно оформив ее, вы поможете своей команде, заинтересованным сторонам и руководителям увидеть общую картину ваших проектов. На этой странице мы узнаем:
Введение в проектную документацию.
Что такое проектная документация?
Проектная документация — это письменные материалы ваших проектов. Она предоставляет информацию и контекст, которые необходимы заинтересованным сторонам вашего проекта для эффективной работы. Хорошая проектная документация может:
Помочь всем участникам проекта иметь одинаковое представление.
Улучшите взаимодействие между заинтересованными сторонами.
Уменьшите проектные риски и обеспечьте лучшие результаты.
Проектная документация: Какая окупаемость?
Почему важна проектная документация?
Проектная документация — если она хорошо структурирована и находится в доступном месте — дает вашей организации единый источник достоверной информации. Это единое место для планов проекта, состояния, процессов и многого другого. Вы увидите преимущества проектной документации через:
Эффективность.
Эффективность.
49% сотрудников испытывают трудности с поиском документов. Структурированная проектная документация повышает скорость работы.
Прозрачность.
Прозрачность.
Вместо того, чтобы распространять информацию по каналам, каждый может найти нужную ему информацию самостоятельно.
Лучшие результаты.
Лучшие результаты.
Команды с неверной информацией совершают ошибки. Чем лучше информация, тем лучше принятое решение.
Проекты и документация должны быть вместе.
Попробуйте MeisterTask и MeisterNote уже сегодня.
От начала и до конца.
Проектная документация на каждом этапе.
Необходимая проектная документация различается на каждом этапе вашего проекта и зависит от используемой методологии управления проектами. Слишком запутанно? Давайте посмотрим, что нужно до, во время и после проекта.
Планирование проектов
Перед началом проекта вам понадобится план того, что должно быть сделано, кем, когда.
Используя информацию об инициации и планировании проекта в вашем инструменте для проектной документации, вы можете передавать требования с самого начала.
Обновления по проекту
Пока ваш проект находится в работе, вам придется держать вашу команду и заинтересованные стороны в курсе событий. Используйте свое программное обеспечение для проектной документации, чтобы публиковать протоколы собраний и обновления по проекту, чтобы дать всем полную картину.
Проектная коммуникация
После того, как ваш проект будет завершен, запись полученных уроков может улучшить будущие проекты в вашей организации. Отметьте свои выводы в инструменте для документирования проектов, включая Документ о закрытии проекта и Ретроспективу.
Что-то для каждого.
Кто пишет проектную документацию?
Если вы руководитель проекта, ваша задача — предоставить документацию, которая поможет вашей команде выполнять проекты. Поскольку вы можете управлять несколькими проектами одновременно, четкая, легко читаемая документация имеет большое значение для того, чтобы контролировать параллельные проекты.
Документация — это командная работа. Эксперты в предметной области должны внести свой вклад в проектную документацию. Если вы пытаетесь поделиться своим уникальным пониманием и знаниями, проектную документацию никто другой не сможет написать за вас.
Какая проектная документация вам нужна?
Виды проектной документации.
Существует множество видов проектной документации. Нужные вам виды зависят от типа вашего проекта и отрасли, в которой вы работаете. Ищете программное обеспечение для проектной документации? Убедитесь, что оно может справиться с основными задачами:
Дорожная карта проекта
Дорожная карта — это обзор наиболее важных шагов в проекте. Она включает в себя цели, основные этапы, зависимости, риски и ключевые результаты. Поделитесь своей дорожной картой с участниками команды и другими заинтересованными сторонами таким образом, чтобы они могли изучить и понять ее.
План коммуникаций
План коммуникаций помогает вам определить политику для управления внутренними методами коммуникации и частотой собраний. Если все знают, как общаться до начала проекта, вы можете наладить крепкие рабочие отношения и проводить собрания в нужном русле.
«MeisterNote идеально подходит для документирования проектов. Спецификации, протоколы совещаний, списки дел и подобные документы хранятся в логическом порядке».
Eva Schindler
Менеджер по работе с партнерами, Meister
Документация процесса
Со временем процессы могут начать жить своей собственной жизнью. Запись того, как что-то делается, означает, что все процессы можно использовать одинаково. Хотя вы, вероятно, будете планировать процессы в другом инструменте, вам следует встроить их в документацию вашего проекта, чтобы они были доступны.
Отчет о состоянии проекта
Руководители проектов составляют отчеты о состоянии проектов, чтобы информировать заинтересованные стороны о прогрессе. В таких отчетах сравнивается план проекта с текущим состоянием в заданный период времени. Они включают в себя все выполненные задачи, сводные данные по бюджету, а также действия с указанием следующих шагов.
Ретроспектива проекта
Когда проекты завершены, должно быть место для размышлений. Ретроспективы обычно проводятся в виде семинаров с документом в виде письменного отчета или руководства. Обсуждение положительных и отрицательных сторон, а также изучение способов преодоления проблем помогают командам улучшать будущие проекты.
Выберите правильный инструмент для работы.
Что такое инструмент для проектной документации?
Инструменты для проектной документации (или программное обеспечение для проектной документации) помогают вам и вашей команде создавать, систематизировать и обмениваться письменной информацией о ваших проектах. Несмотря на различия предлагаемых инструментов для проектной документации, минимальные требования должны включать то, что поможет вам:
В нужном месте.
Нужен ли мне инструмент для проектной документации?
Если вы работаете с проектами… возможно. Даже самые простые на первый взгляд проекты могут выйти из-под контроля, если нет четкого плана, на который можно ссылаться, или если теряется обзор выполненной работы.
Инструмент для проектной документации предназначен для общей картины. Использование такого инструмента — это отличный способ гарантировать, что совместная работа над проектом начнется хорошо и продолжит улучшаться.
Заниматься не своим делом.
Могут ли инструменты для управления задачами работать с проектной документацией?
Теоретически… да. Но это как пытаться есть спагетти вилами. Инструменты для управления задачами хороши тем, что они документируют каждое действие по каждой отдельной задаче, но в сложных проектах это может стать непосильной задачей.
Специализированное программное обеспечение для проектной документации дает вам правильный инструмент для работы, позволяя вам отойти назад и увидеть общую картину. В свою очередь, это делает выполнение проекта в вашем инструменте для управления задачами или проектами намного более эффективным.
Управление задачами и документация. Зачем выбирать?
Используйте MeisterTask и MeisterNote. Имейте и то, и другое.
Проектная документация для каждого.
Кому помогает инструмент для проектной документации?
Руководители проектов
Руководители проектов
Сохраняйте обзор.
Руководители проектов теряют время говоря одно и то же разным людям. С централизованным программным обеспечением для проектной документации вам все равно придется писать обновления, но вы будете экономить время на собраниях и информировании заинтересованных сторон по электронной почте и в чатах.
Проектные команды
Проектные команды
Найдите. Прочтите. Выполните.
Инструменты для проектной документации помогают проектным командам выполнять свою работу. Чем лучше каждый член команды понимает контекст своей работы, тем эффективнее он может использовать общую информацию для достижения целей проекта. Меньше разговоров, больше дела!
Руководители организаций
Руководители организаций
Информация для самообслуживания.
Руководители организаций являются руководителями руководителей – поэтому часто приходится отслеживать несколько проектов одновременно. Инструмент для проектной документации облегчает отслеживание блокирующих факторов и основных этапов – вместо того, чтобы ждать обновлений, информация находится самостоятельно.
Внешние заинтересованные стороны
Внешние заинтересованные стороны
Каждый информирован.
Партнеры, клиенты или внештатные сотрудники – внешние заинтересованные стороны должны быть учтены. Программное обеспечение для проектной документации облегчает работу заинтересованных сторон: необходимая информация доступна без необходимости постоянной коммуникации.
Ищете идеальное решение?
Что нужно искать в программном обеспечении для проектной документации.
Программное обеспечение для проектной документации должно хорошо подходить для вашей команды. Поскольку многие команды не знакомы с инструментами для проектной документации, простота является обязательным условием. Вам также необходимо убедиться, что выбранный вами инструмент позволяет вашей команде совместно работать над документацией и что он хорошо работает с другими инструментами, которые использует ваша команда.
Простая проектная документация.
Не должно быть барьеров для начала работы с инструментом. Создавать новый материал и находить существующую проектную документацию должно быть легко.
Совместная проектная документация.
Ваш инструмент должен позволять людям работать совместно над вашей документацией: либо напрямую редактировать контент, либо участвовать в обсуждениях.
Интегрированная проектная документация.
Убедитесь, что вы можете встраивать внешние файлы в свою документацию. Если возможно, связывать непосредственно с задачами в вашем инструменте для управления задачами.
Инструмент для общей картины.
Проектная документация с MeisterNote.
MeisterNote — это инструмент для проектной документации, который включен в каждую лицензию MeisterTask. Он помогает командам вести обзор проектов, которыми они управляют в MeisterTask. Он делает это, предоставляя ключевые функции для создания, организации и совместной работы над проектной документацией.
Храните проекты и документацию вместе.
Начните свой следующий проект сегодня.
Сделайте правильный выбор.
Является ли MeisterNote хорошим инструментом для проектной документации?
Мы считаем, что да! Как только вы начнете использовать MeisterNote для проектной документации, вы заметите некоторые ключевые улучшения в работе ваших проектов. Для руководителей проектов, проектных команд и заинтересованных сторон использование MeisterNote имеет ряд ключевых преимуществ.
Экономьте время
Исследования показывают, что работники тратят более 3 часов времени в день на поиск информации — в почтовых ящиках и других местах. С MeisterNote вы можете хранить важную информацию о проекте там, где она должна быть — в вашем инструменте для проектной документации.
Посмотрите на общую картину
MeisterNote помогает проектным группам рассматривать свои проекты как общую картину, а не как поток обновлений задач. Более четко структурируя высокоуровневую информацию, MeisterNote делает управление проектами с помощью MeisterTask более эффективным.
Учитесь постоянно
Команды должны извлекать пользу из документации после завершения проектов. С MeisterNote проектные знания становятся частью общего мозга организации, что приводит к долгосрочным выгодам в эффективности и развитии сотрудников.
Инструмент, который делает проекты успешными.
Лучшая проектная документация с MeisterNote.
Готовы создать свои первые материалы для проектной документации в MeisterNote? Вот несколько ключевых советов по проектной документации.
Централизуйте.
Проектная документация работает только тогда, когда вы работаете над ней. Поощряйте свою команду начать использовать MeisterNote в качестве единого источника правды для проектной документации – ей это понравится.
Структурируйте.
Создайте иерархию заметок в MeisterNote, чтобы структурировать проектную документацию — таким образом, информация может быть найдена и использована вашей проектной командой и заинтересованными сторонами.
Будьте последовательны.
Многие проектные документы имеют аналогичный формат. Сэкономьте время с помощью шаблонов для часто используемых заметок. Воспользуйтесь одним из наших или создайте свой собственный в MeisterNote!
Работайте вместе.
Коммуникация — это не улица с односторонним движением. Вы можете использовать MeisterNote, чтобы поддерживать обсуждения вашей команды по теме — комментарии сгруппированы в обсуждения для удобства использования.
Поддерживайте актуальность.
Создайте соглашение об именовании, которое будет показывать дату создания документов. Можно также разработать график аудита и обновления устаревшей информации.
Интегрируйте.
MeisterNote работает с инструментами, которые нравятся вашей команде. Встраивайте внешние файлы в документацию вашего проекта и используйте интеграцию с MeisterTask для создания задач из ваших заметок!
От плана к действию.
Интеграция MeisterTask-MeisterNote.
Проектная документация должна способствовать успеху проекта, а не становиться работой сама по себе. Используйте интеграцию MeisterNote-MeisterTask для отслеживания всех целей вашего проекта и управления мероприятиями прямо из проектной документации.
Ответы на ваши вопросы.
Проектная документация: Вопросы и ответы.
Какое программное обеспечение для проектной документации следует использовать?
Когда дело доходит до проектной документации, выбор правильного программного обеспечения имеет большое значение. Лучший вариант для вашей команды будет зависеть от ваших конкретных потребностей. Учитывайте стиль работы вашей команды, технические возможности и бюджет при рассмотрении функций и интеграций, предлагаемых каждым программным обеспечением. Точно так же не забывайте учитывать простоту использования и доступность при принятии решения.
Какие функции должен иметь инструмент для проектной документации?
Правильный инструмент для проектной документации может иметь решающее значение. Контроль версий, функции для совместной работы, функции поиска и параметры настройки значительно упростят процесс создания и совместной работы над вашим проектом. Вы также должны учитывать, что ваша проектная документация будет гораздо более актуальной, если она будет интегрирована с вашим инструментом для управления проектами.
Зачем нужно программное обеспечение для управления проектной документацией и задачами?
Программное обеспечение для проектной документации и управления задачами должны быть в вашем проекте. Программное обеспечение для управления задачами идеально подходит для более конкретного общения, например, для обратной связи по конкретным задачам. Поскольку это становится чрезмерным в масштабе, программное обеспечение для проектной документации лучше подходит для высокоуровневого обзора прогресса, основных этапов и препятствий.
Нужна ли проектная документация для каждого проекта?
Проектная документация важна для каждого проекта, независимо от его размера или сложности. Даже самые маленькие проекты нуждаются в записи целей, задач, сроков, решений и результатов. Прежде всего, хорошая документация помогает вашей команде добиться успеха. Привычка создавать проектную документацию способствует прозрачности, помогает обмену знаниями и является ценным ресурсом для группового обучения.
Кто должен иметь доступ к моему инструменту для проектной документации?
Ваш инструмент для проектной документации будет содержать информацию, которая может помочь всем заинтересованным сторонам проекта: членам команды, менеджерам проекта, клиентам и всем остальным, кто вовлечен в ваш проект. Однако следует помнить о контроле доступа. Установка ролей и разрешений поможет вам обеспечить безопасность данных, конфиденциальность и избежать нежелательного доступа к важной информации проекта.
Как узнать, насколько хороша моя проектная документация?
Качество вашей проектной документации зависит от того, какую пользу она приносит вашей проектной группе и вашей организации в целом. Естественно, полная, четкая, непротиворечивая, систематизированная и точная информация будет более полезной, чем информация, которая таковой не является. Лучший способ выяснить, так ли это, — просто попросить заинтересованные стороны высказать свое мнение.
Лучшая документация. Лучшие проекты.
