Workflow Management: Was ist das und warum ist es wichtig?

Workflow Management verstehen.

Meistern Sie Ihr Workflow Management, schnellt die Produktivität Ihres Teams im Nu in die Höhe. Aber was ist das und machen Sie es richtig? Hier erfahren Sie:

  • Was ein Workflow ist
  • Warum Workflow Management wichtig ist
  • Welche Software Sie dazu brauchen

Workflows auf den Punkt gebracht

Was ist ein Workflow?

Ein Workflow beschreibt Arbeitsabläufe von der Initiierung bis zur Vollendung. Er umfasst drei Teile: einen Anstoß, Aufgaben und ein Ergebnis. Workflow Management hilft Ihnen zu planen:

  • Was gemacht wird
  • Wann es gemacht wird
  • Wer es macht und wie

Die Vorteile vom besseren Workflow Management

Warum ist Workflow Management wichtig?

Im Idealfall führt Sie Ihr Workflow von A bis Z durch Ihre Arbeit. Unstrukturierte oder undefinierte Arbeitsabläufe führen dagegen oft zu Chaos. Schaffen Sie Klarheit, was von wem wann getan werden muss, um Engpässe schnell zu erkennen. Gutes Workflow Management gibt Ihrem Team die Struktur, die es braucht, um Großes zu erreichen. Damit können Sie besser:

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Sparen Sie Ihrem Team Zeit.

Wiederkehrende Aufgaben können Sie wertvolle Zeit kosten. Haben Sie Ihr Tagespensum unter Kontrolle, können Sie sich auf die Strategie konzentrieren.

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Holen Sie sich den vollen Überblick.

Zu wissen, was wann passiert, hilft Ihrem Team, Probleme frühzeitig zu erkennen und sie proaktiv zu lösen.

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Stärken Sie das Teamwork.

Wenn Verantwortlichkeiten klar sind, arbeitet Ihr Team synchron. Gute Arbeitsabläufe erleichtern das Delegieren, wenn Teammitglieder abwesend sind.

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Verbessern Sie die Teamleistung.

Die Rollen sollten klar sein. Gutes Workflow Management verbessert die Verantwortlichkeit. Das bedeutet mehr Qualität und weniger Fehler.

Erzielen Sie großartige Ergebnisse.

Klare Workflows helfen Ihnen, sich schnell anzupassen, wenn Ihr Team wächst … unerlässlich für nachhaltiges Unternehmenswachstum.

Optimieren Sie Ihre Workflows mit MeisterTask

Setzen Sie neue Maßstäbe beim Workflow Management.

Workflow ist nicht gleich Workflow

Verschiedene Arten von Workflows.

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Projektbezogene Workflows

Projektbezogene Workflows halten Projekte auf Kurs. Diese unterstützen Sie bei Produkteinführungen und Unternehmensinitiativen.

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Fallbezogene Workflows

Verwenden Sie fallbezogene Workflows, wenn der Weg zu einer Lösung nicht gleichbleibend ist, z. B. bei der Behebung von Fehlern.

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Prozessbezogene Workflows

Prozessbezogene Workflows finden im „Daily Business“ Anwendung, besonders bei Planungs- und Verwaltungsaktivitäten.

Workflow-Systeme

Workflow-Systeme … das klingt kompliziert, muss es aber nicht sein. Holen Sie sich hier einen einfachen Überblick darüber, was ein Workflow-System ist und wann Sie es einsetzen sollten.

Checkmark Was ist ein Workflow-System?

Ein Workflow-System ist eine Plattform, die Sie beim Erstellen, Umsetzen und Verwalten von Workflows unterstützt. Auf die meisten können Sie dank Datenspeicherung auf cloudbasierten Servern aus der Ferne zugreifen.

Auch wenn manch Workflow-Software kompliziert ist – jede ermöglicht Ihnen, Verbindungen zwischen den Schritten herzustellen, sodass Ihr Teams reibungslos arbeiten kann.

Checkmark Benötigen Sie ein Workflow Management System?

Arbeitsabläufe ändern sich ständig. Wenn Sie PDFs oder Excel-Tabellen verwenden, um Ihre Workflows freizugeben, ist es schwierig, alle am Laufenden zu halten. Wenn andere Teams und Projekte involviert sind … eine Katastrophe.

Ein Workflow-Management-System hilft Ihrem Team, Verwirrung zu vermeiden. Mit Echtzeit-Updates weiß jede Person den nächsten Schritt. Das bedeutet: Bessere Projekte und bessere Ergebnisse.

Checkmark Benötigen Sie ein Workflow Management System?

Sofern Ihre Arbeitsläufe nicht unglaublich komplex sind … nein. Für Projekt- und Prozess-Workflows können Sie anstelle eines teuren Workflow-Management-Systems ein Task-Management-Tool wie MeisterTask verwenden.

Haben Sie Prozesse und Projekte am selben Ort, können Sie leicht reagieren, wenn etwas nicht funktioniert. Dank Automationen und Integrationen von MeisterTask wird Ihr Traum-Workflow in Sekundenschnelle Realität!

Workflow Management, das für Sie arbeitet

Ein Tool, das Ihr Team gerne verwendet.

Wie kann ich Workflows mit einem Task-Management-System verwalten?

Sie haben sich für Workflow Management mit einem Task-Management-System entschieden. Jetzt ist es Zeit, Ihre Arbeitsabläufe in 3 Schritten in Gang zu setzen. Lassen Sie sich nicht dazu verleiten, Schritt 1 zu überspringen!

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Skizzieren Sie Ihre Prozesse

Haben Sie sich entschieden, wie Sie vorgehen wollen? Notieren Sie es! Mit MeisterTask + MeisterNote können Sie Richtlinien dokumentieren und alle Informationen zentral bündeln.

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Erstellen Sie Ihre Projekte

Kanban Boards sind eine tolle Möglichkeit, Prozesse zu visualisieren – das Einrichten erfordert nur wenige Klicks. Verwenden Sie Farben, damit Ihre Spalten zu den Schritten in Ihrem Workflow passen!

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Starten Sie die Arbeit

Erstellen Sie Aufgaben und beobachten Sie, wie Ihr Workflow in Gang kommt. Richten Sie Automationen ein und implementieren Sie einen Workflow-Tracking-Prozess, um Ihren Arbeitsablauf zu optimieren.

„Bei Digitalisierungsprojekten kann es schwierig sein, den Überblick zu behalten. MeisterTask ist eine solide Basis für erfolgreiches Task Management.“

Stephan Ahlmeyer

Managing Consultant bei CP Consultingpartner AG

Vereinfachtes Workflow Management

Verwalten Sie Ihre Workflows mit MeisterTask.

Sobald Sie den perfekten Arbeitsablauf gefunden haben, ist MeisterTask der ideale Ort, um ihn umzusetzen.

  • Wählen Sie die Projektansicht: Zeigen Sie Aufgaben auf Boards im Kanban-Stil oder in Zeitleisten im Gantt-Stil an.
  • Fügen Sie Aufgabeninhaber:innen und Beobachter:innen hinzu: Weisen Sie Aufgaben zu und halten Sie alle informiert.
  • Erstellen Sie Checklisten: Stellen Sie sicher, dass alle Aufgabenteile planmäßig erledigt werden.
  • Kennzeichnen Sie Aufgabenabhängigkeiten: Zeigen Sie Ihrem Team, wie Aufgaben zusammenhängen.

Bringen Sie Ihre Workflows zum Fließen – mit MeisterTask

Erledigen Sie mehr mit visuellem Workflow Management.

Automationen

Konzentrieren Sie sich auf das Wesentliche! Nutzen Sie Automationen, um wiederkehrende Arbeitsschritte zu reduzieren und produktiver zu arbeiten.

Fälligkeitsdaten

Legen Sie Fälligkeitsdaten fest, um dringliche Teile Ihres Workflows voranzubringen. Priorisieren Sie Aufgaben einfach und verpassen Sie nie eine Frist.

Integrationen

MeisterTask lässt sich mit vielen Tools integrieren, die Ihr Team verwendet. Übertragen Sie Projekte in MeisterTask, um Workflows effizienter zu managen.

Berichte

Nutzen Sie Daten für geschäftliche Entscheidungen. Erfassen, sammeln und analysieren Sie die Daten Ihres Workflows mit MeisterTask-Berichten.

„MeisterTask hilft uns, Arbeitsabläufe und Prozesse zu visualisieren. Für uns ist es die perfekte Lösung.“

Axel Fischer

CEO bei FiSCHER

Eine tolle Lösung für beeindruckende Ergebnisse

Machen Sie Ihre Workflows übersichtlich.

Holen Sie alles aus Ihren Workflows heraus

Tipps für besseres Workflow Management mit MeisterTask.

Setzen Sie WIP-Limits

Work-in-Progress-Limits garantieren, dass Sie benachrichtigt werden, wenn eine Spalte Ihres Projekt-Boards zu voll wird.

Verwenden Sie Tastenkürzel

Sparen Sie bei der Erledigung von Aufgaben Sekunden ein – und auf lange Sicht Stunden. Alle MeisterTask-Tastenkürzel sehen.

„MeisterTask ist in Sachen Benutzerfreundlichkeit und Design unschlagbar.“

Beatrix Garai

Application Engineer bei Verwo AG

Verfolgen Sie die Bearbeitungszeit

Erkennen Sie Verzögerungen bei der Aufgabenerledigung und optimieren Sie das tägliche Arbeitspensum Ihres Teams.

Filtern Sie Aufgaben

Filtern Sie Aufgaben nach Fälligkeitsdatum, Aufgabeninhaber:in oder Projekt, um Erkenntnisse zum Workflow zu gewinnen.

Klappen Sie Spalten ein

Klappen Sie Projektspalten ein, um Arbeitsabläufe einfacher darzustellen und das Wesentliche im Blick zu behalten.

Gehen Sie den nächsten Schritt

Workflows wie ein Profi verwalten.

Jetzt kennen Sie die Tipps, mit denen Sie gute Workflows erstellen und diese schnell in Projektboards implementieren. Setzen Sie Ihr Wissen mit MeisterTask noch heute in die Tat um und steigern Sie die Produktivität mit gutem Workflow Management.

Bringen Sie Ihr Workflow Management auf das nächste Level

Mit MeisterTask geht die Arbeit von selbst.

Ihre Fragen – unsere Antworten.

Help

Hilft Workflow Management kleinen Teams?

Ja. Workflow-Management ist für jedes Team relevant! Allerdings brauchen nicht alle Teams ein teures Workflow-Management-System. Bei kleinen Teams reicht ein Task-Management-Tool.

Help

Kann ich Workflows ohne Software verwalten?

Sie können Workflows auch ohne Software verwalten – aber langwieriger und fehleranfälliger. Mit einem Workflow-Tool implementieren Sie Workflows leichter – mit besseren Resultaten.

Help

Wie erstelle ich einen neuen Workflow?

Skizzieren Sie ideale Abläufe, mit welchen Ihr Team am selben Strang zieht. MeisterNote ist perfekt, um diese zu dokumentieren und zu zentralisieren – alles integriert in MeisterTask.

Help

Welche Funktionen brauchen Workflow-Systeme?

Das hängt von der Größe Ihrer Projekte und Ihres Teams ab. Achten Sie bei der Toolauswahl zur Verwaltung von Workflows aber generell auf Automationen und Integrationen.

Help

Welches Workflow-Management-Tool wählen?

MeisterTask ist perfekt für Sie, wenn Sie ein einfaches, intuitives Tool zum Ausführen und Verwalten von Arbeitsabläufen (und Aufgaben) suchen – ganz ohne Vorkenntnisse.

Help

Wie sehe ich, ob mein Workflow Erfolg bringt?

Berichte in Workflow-Management-Software geben Ihnen Daten über Projekte, Aufgaben und Teammitglieder. So können Sie die Leistung mit KPIs vergleichen und Ihre Workflows bewerten.

Smartere Workflows, mehr Produktivität

Kostenlos starten. Jederzeit upgraden.

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