Die besten Notion-Alternativen: Ein Leitfaden

Notizmanagement-Tools wie Notion werden in einer Online-Welt immer wichtiger. Mittlerweile gibt es viele Alternativen zu Notion – aber können sie wirklich mithalten? Wenn Sie täglich Notizen machen, Dokumentationen verwalten oder mit Ihrem Team zusammenarbeiten, muss Ihr Tool optimal auf Sie zugeschnitten sein. In diesem Beitrag sehen wir uns Notion genauer an und stellen Ihnen einige beliebte Alternativen vor, um Sie bei der Suche nach der geeigneten Software zu unterstützen.

Das richtige Tool zum Erstellen von Notizen und für die kollaborative Dokumentation zu finden ist gar nicht so einfach. Daher ist es wichtig, mehrere Tools miteinander zu vergleichen und die Vor- und Nachteile für einzelne Benutzer, Teams und ganze Unternehmen genauer unter die Lupe zu nehmen. In diesem Beitrag suchen wir nach den besten Alternativen zu Notion und gehen dabei auf folgende Punkte ein:

• Was ist Notion?
• Warum ist ein Online-Dokumentations-Tool hilfreich?
• Worauf sollte bei der Wahl einer Dokumentations-Software geachtet werden?
• Evernote als Alternative zu Notion
• Confluence als Alternative zu Notion
• Craft als Alternative zu Notion
• MeisterNote als Alternative zu Notion

Was ist Notion?

Notion ist ein Tool für das kollaborative Erstellen von Notizen. Mithilfe des Tools können Sie digitale Notizen verfassen, die die traditionellen Methoden mit Stift, Papier und Textverarbeitungsprogrammen ersetzen. Notion richtet sich an Teams und deren Probleme am Arbeitsplatz, insbesondere in Bezug auf die Kommunikation. Online-Dokumentations-Tools fördern vor allem die Transparenz: Alle Beteiligten können gemeinsam an einem Dokument arbeiten – gleichzeitig oder zu verschiedenen Zeiten. Das eröffnet eine neue Dimension für die Teamarbeit und ist besonders bei Remote-Arbeit von Vorteil.

Notion hat viele Stärken: Es ist einfach zu bedienen, es ist anpassbar und Sie können entscheiden, welche Informationen Sie freigeben möchten. Doch wie so vieles, ist auch Notion nicht perfekt. Wenn Sie zum Beispiel die Desktop-Version verwenden, können Sie nicht offline arbeiten – eine Einschränkung für Personen, die viel pendeln. Einige Benutzer haben sich über Störungen beschwert, die zu Datenverlusten führen: Bei einem Tool, das alle wichtigen Informationen speichert, möchte man eigentlich keine Systemausfälle riskieren. Zudem werden die Daten von Notion in den USA gespeichert, was es für europäische Unternehmen, die ihre Daten meist lieber lokal speichern, weniger attraktiv macht.

Notion bietet Ihnen zahlreiche hilfreiche Funktionen wie zum Beispiel vorgefertigte Vorlagen, mit denen Sie Ihre Notizen schneller und strukturierter verfassen können. Außerdem können Sie die Zusammenarbeit mithilfe von Kommentaren und Erwähnungen optimieren und Ihre Aufgaben verfolgen, um stets auf dem Laufenden zu bleiben. Für einige Benutzer ist das Programm jedoch zu umfangreich. Das führt dazu, dass Kunden immer öfter nach Alternativen mit einem kleineren, aber leistungsstärkeren Funktionsumfang suchen. Tauchen wir also nun gemeinsam in die Welt der Online-Dokumentation ein, um die optimale Notizmanagement-Lösung für Sie zu finden.

Warum ist ein Online-Dokumentations-Tool hilfreich?

Informationen erfassen

So sehr sich manche Menschen auch dagegen sträuben: Wir leben in einer technologischen Welt. Die meisten von uns haben Ihr Mobilgerät den ganzen Tag bei sich und wenn wir es gerade nicht neben uns liegen haben, sitzen wir vermutlich vor einem Laptop. Es ist viel wahrscheinlicher, dass wir unser Mobilgerät schneller zur Hand haben als Stift und Papier. Wenn wir also plötzlich einen Geistesblitz haben, brauchen wir eine digitale Möglichkeit, um die Idee festzuhalten. Hier kommen Online-Dokumentations-Tools ins Spiel (insbesondere solche, die auch offline funktionieren).

Information speichern 

Die allgemeine Beliebtheit von Online-Notizen ist darauf zurückzuführen, dass man diese Notizen nicht verlieren kann. Wie oft haben Sie schon einen Einkaufszettel erstellt und ihn anschließend verloren oder vergessen? Wie oft hat Ihnen als Kind der Hund die Hausaufgaben gefressen? Stellen Sie sich nun eine ähnliche Situation vor, aber in einem geschäftlichen Umfeld. Die Konsequenz ist nicht, dass Sie Bananen vergessen oder nachsitzen müssen, sondern dass Sie ein wichtiges Meeting verpassen oder Informationen verlieren, die Sie eigentlich an einen Kollegen weitergeben wollten.

Eine gute Online-Dokumentations-Software:

• hilft Ihnen, klare, kohärente Dokumente und Listen zu erstellen.
• verfügt über sichere Speicherstandards.
• lässt Sie Notizen offline bearbeiten.
• ist unbegrenzt.
• verfügt über eine Freigabefunktion.
  

Information zentralisieren

Online-Dokumentations-Tools zentralisieren verstreute Informationen. Anstatt sich durch einen Schreibtisch voller Ordner und Zettel zu kämpfen, können Sie alles digitalisieren und in einer übersichtlichen Online-Notiz ablegen. Alle Änderungen werden sofort aktualisiert und sind von verschiedenen Geräten aus zugänglich. Das hilft auch anderen Personen, die für sie relevanten Informationen schnell zu finden. Sie werden überrascht sein, wie viel Zeit Sie dadurch sparen können.

Kommunikation verbessern

Dokumentations-Tools können unterschiedlich eingesetzt werden, um spezifische Probleme zu lösen. Sie können dazu beitragen, Unternehmenskommunikation zu zentralisieren oder schlüssige Zusammenarbeit zu fördern – alles innerhalb einer Oberfläche. Zudem bringen sie Ordnung in die internen Abläufe, sparen wertvolle Zeit und steigern die Effizienz und Produktivität. So können beispielsweise wichtige Informationen innerhalb der Software verfasst und die betreffenden Kollegen durch Erwähnungen benachrichtigt werden. Mit Apps, die über eine Kommentarfunktion verfügen, können Kollegen Ideen diskutieren oder Notizen ergänzen. Dadurch wird die Kommunikation schnell klarer und effektiver.

Auf der Suche nach Alternativen zu Notion: Worauf Sie bei einer Dokumentations-Software achten sollten

Notion ist eines der beliebtesten Tools und ein guter Ausgangspunkt für einen Vergleich der verschiedenen Dokumentations-Tools auf dem Markt. Auch wenn Sie bereits wissen, dass Sie auf ein anderes Tool umsteigen möchten, sollte die Entscheidung für eine Notion-Alternative sorgfältig überlegt werden. Bei so vielen Optionen kann es schnell unübersichtlich werden – daher haben wir versucht, die wichtigsten Informationen in zwei Kategorien zu unterteilen.

Ein attraktives Tool 

Auch wenn es offensichtlich klingen mag sollten Sie nach einem Dokumentations-Tool suchen, das Ihnen Lust aufs Schreiben macht. Das bedeutet wahrscheinlich, ein Tool mit einer übersichtlichen und attraktiven Oberfläche und vielen Anpassungsoptionen, damit Sie schöne und lesbare Dokumente erstellen können. Obwohl die meisten Anbieter mit edlen Absichten an den Start gehen, wurden bei vielen Online-Tools im Laufe der Zeit zu viele Funktionen eingebaut. Das Ergebnis ist eine überladenen Software, bei der die Benutzerfreundlichkeit in den Hintergrund rückt.  

Ein funktionelles Tool 

Stil braucht Substanz und es gibt einige Funktionen, auf die man einfach nicht verzichten kann. Hier sollten Sie abwägen, welche Funktionen Ihnen das Leben leichter machen und welche eine möglicherweise bereits überfüllte Benutzeroberfläche nur noch mehr überladen würden. Wenn Sie häufig digitale Notizen verfassen, könnte die automatische Versionierung eine wichtige Funktion sein – versehentliches Löschen wichtiger Informationen geht schließlich sehr schnell. Wenn Sie die Zusammenarbeit beim Erstellen von Notizen fördern möchten, könnten Kommentare und Erwähnungen eine wichtige Funktion sein. Nehmen Sie sich etwas Zeit, überlegen Sie, was Sie brauchen und wählen Sie anschließend Ihre neue Dokumentations-Software entsprechend aus.  

Die besten Alternativen zu Notion: Welche Optionen gibt es?

Um Sie bei der Suche nach einem neuen Tool zu unterstützen, haben wir die wichtigsten Informationen in vier Alternativen zu Notion zusammengefasst. Auf dieser Grundlage können Sie entscheiden, welches Tool die Anforderungen von Ihnen und Ihrem Team am besten erfüllt.

Bei der Entscheidung, mit welchem Tool Sie arbeiten möchten, sollten Sie Folgendes berücksichtigen:

• Wie werden Sie das Tool einsetzen? Was ist das primäre Ziel? Welche Probleme soll es lösen?
• Wer wird mit dem Tool arbeiten? Das gesamte Unternehmen oder nur eine bestimmte Abteilung oder ein Team? Sollen die Benutzer gemeinsam arbeiten oder sich allein Notizen machen?

Mit diesen Fragen im Hinterkopf wird es Ihnen leichter fallen, Ihre Suche einzugrenzen und sich auf ein Tool zu konzentrieren, das Ihre Prozesse verbessert.

Das Bewährte: Evernote

Evernote ist der Zeitzeuge auf dem Markt der Dokumentations-Tools. Evernote hilft Benutzern dabei, das Problem der ständig wachsenden Informations- und Datenmenge zu lösen. Durch die Möglichkeit, Informationen neu zu strukturieren soll die Organisation verbessert und der Verlust von Wissen reduziert werden. Schauen wir uns die drei wichtigsten Anwendungsfälle von Evernote genauer an: die Vernetzung von Teams, die Organisation von Unternehmensdokumenten und die Unterstützung von Arbeitsabläufen.

Teams vernetzen 

Einer der Hauptanwendungsfälle von Evernote ist – wie auch bei vielen anderen kollaborativen Dokumentations-Tools – die Vernetzung von Teams. Das ist ein entscheidender Punkt, wenn man bedenkt, dass 60% der Befragten einer US-Umfrage angaben, dass sie es als schwierig, sehr schwierig oder fast unmöglich empfinden, Informationen von ihren Kollegen zu erhalten, die für ihre Arbeit wichtig sind. Evernote bietet eine übersichtliche Oberfläche, über die Teammitglieder gemeinsam schreiben und sich besser vernetzen können. Zudem verfügt das Tool über eine voll funktionsfähige Webanwendung und funktioniert auf allen iOS-, Android-, Mac- und Windows-Geräten. Dank der Kompatibilität mit Smartphones können Sie von überall aus mit Ihrem Team kommunizieren.

Während Sie bei einigen Notiz-Apps – dank eines umfangreichen gebührenfreien Abos – kostenlos Teams vernetzen können, ist das bei Evernote nur eingeschränkt möglich. Wenn Sie mit Ihren Teams in Evernote arbeiten möchten, müssen Sie mindestens 8,22 € pro Monat zahlen, um die restriktive Speicherplatzbeschränkung zu umgehen, die das Unternehmen für das kostenlose Abo festgelegt hat. Das Abo ist damit weitaus teurer als der günstigste Tarif von Notion.

Unternehmensdokumente organisieren

Die meisten Unternehmen würden von einer besseren Organisation der Unternehmensdokumente profitieren. Online-Dokumentations-Tools bieten Ihnen die Möglichkeit, umfangreiche, aber ansprechende Unternehmensdokumente zu erstellen. Eine Online-Lösung bedeutet auch, dass mehr Informationen gespeichert werden können. Zudem sind Online-Tools viel leichter zugänglich als analoge oder eigenständige Pendants.

Evernote ist eine leistungsstarke Lösung für die Unternehmensdokumentation. Das Tool wird für das übersichtliche, minimalistische Design gelobt, das die Benutzerfreundlichkeit deutlich erhöht. Das Farbschema und das Gesamtlayout sind zwar nicht unbedingt auffällig oder schön, aber wir können nicht behaupten, dass es unordentlich wirkt.

Auch wenn Evernote nicht die einfachste Software für die Online-Dokumentation ist, so ist sie doch weniger kompliziert einzurichten als Notion und allgemein benutzerfreundlicher. Schließlich funktioniert Evernote auch im Offline-Modus, so dass Sie Ihre Dokumente auch unterwegs bearbeiten können.

Allerdings ist Evernote aufgrund der Speicherplatzbeschränkungen für neue Benutzer weniger geeignet. Sie können monatlich nur 60 MB hochladen und die maximale Größe für Notizen im kostenlosen Abo beträgt 25 MB. Wenn Sie mehr hochladen und längere Notizen verfassen möchten, müssen Sie auf ein kostenpflichtiges Abo upgraden. Das ist ärgerlich für diejenigen, die sich Informationen in erster Linie für den persönlichen Gebrauch notieren möchten. Es ist aber auch mühsam für Teams, die eine Notiz-App vorab testen möchten, bevor sie sich für ein Abonnement entscheiden. 

Workflows unterstützen

Zur Unterstützung von Arbeitsabläufen bietet Evernote Integrationen mit Google Drive, Slack, Outlook, MS Team, Zapier und Gmail. Sie können also ohne große Unterbrechungen auf Ihre Lieblings-Tools zugreifen. Evernote lässt sich auch in Projektmanagement-Tools wie Asana integrieren, was den Workflow noch weiter verbessert. 

Evernote bietet zwar eine Asana-Integration an, diese funktioniert jedoch nicht so reibungslos wie bei Dokumentations-Tools, die In-App-Integrationen anbieten. Die Nutzung von Integrationen mit Apps von Drittanbietern kann schnell umständlich werden und vom Wesentlichen ablenken. Und wenn Sie mitten im Schreibfluss sind, möchten Sie wahrscheinlich nicht unbedingt die Software wechseln..

Ist Evernote eine gute Alternative zu Notion?

Evernote ist ein gutes Dokumentations-Tool für Teams, die in ein kostenpflichtiges Abonnement investieren möchten. Für 10,30 € pro Monat können Sie Erinnerungen einstellen, mehrere Google Kalender-Konten verknüpfen und To-do-Listen erstellen (und vieles mehr). Aber Vorsicht, kostenpflichtige Abos bei anderen Dokumentations-Tools bieten oftmals einen mehr Funktionen zu einem niedrigeren Preis.

Das Hardcore-Tool zur Softwaredokumentation: Confluence

Confluence ist eine Online-Plattform für kollaborative Team-Arbeitsbereiche. Es ist ein unglaublich leistungsfähiges Tool für anspruchsvolle Entwicklungsprojekte. Für bestimmte Gruppen von Personen funktioniert Confluence somit hervorragend, für Anwendungsfälle, an denen nicht-technische Benutzer beteiligt sind, eignet sich das Tool jedoch weniger. Einfachere, benutzerfreundlichere Dokumentations-Tools sind für ein größeres Spektrum an Benutzern interessant.

Technische Dokumentation

Eine technische Dokumentation in Confluence zu erstellen ist ziemlich einfach, da es einen speziellen Dokumentationsbereich gibt, der Ihnen den Einstieg erleichtert. Darüber hinaus verbessern Funktionen wie Seitenvorlagen, das Makro Inhaltsverzeichnis und Optionen zum Hinzufügen von Links Ihre technische Dokumentation und helfen Ihnen, mehr Kontext hinzuzufügen.

Einige Benutzer sind jedoch der Meinung, dass die Benutzeroberfläche von Confluence im Vergleich zu anderer Dokumentations-Software weniger intuitiv ist. Das bedeutet, dass die Funktionen von Confluence Ihren Workflow durchaus optimieren können, Sie aber möglicherweise Zeit und Geld für die Einarbeitung Ihrer Teams in das Tool verlieren.

Wissensdatenbanken

Wissensdatenbanken sind wichtig für die Unternehmensorganisation, um wesentliche Informationen über Unternehmensstruktur, Prozesse und Werte zu organisieren. Derzeit gehen jede Woche über 9,3 Stunden mit der Suche nach Informationen verloren und Mitarbeiter verbringen 5,3 Stunden pro Woche damit, auf Informationen von ihren Kollegen zu warten. Mit Wissensdatenbanken sparen Sie Zeit beim Verteilen von Informationen und erleichtern die Abstimmung im Team.

Confluence stellt Ihnen maßgeschneiderte Vorlagen für Wissensdatenbanken zur Verfügung. Mithilfe verschiedener Anpassungsoptionen sowie Beobachtungs- und Kommentarfunktionen können Sie Ihre Wissensdatenbanken persönlicher gestalten und die Zusammenarbeit verbessern.

Für das Erstellen einer Wissensdatenbank mit Confluence benötigen Sie jedoch allerhand Berechtigungen. Dadurch wird das Tool weniger benutzerfreundlich. Wenn Sie beispielsweise einen Bereich für die Wissensdatenbank erstellen möchten, brauchen Sie die globale Berechtigung “Create Space”, zum anschließenden Bearbeiten dieser Bereiche die Berechtigung “Space Admin”.

Software-Teams

Confluence ist ein leistungsstarkes Tool für Entwickler, da es sich nahtlos in JIRA integrieren lässt: Sie können ein JIRA Software-Projekt mit Ihrem Confluence-Arbeitsbereich verknüpfen und so das Beste aus beiden Tools nutzen. Das ist besonders für Software-Teams interessant, die Probleme in JIRA verfolgen, da sie dies mithilfe von Confluence direkt aus ihrem Dokumentations-Tool heraus tun können und dadurch wertvolle Zeit sparen. Auch das Verwalten von großen Mengen an Informationen wird mit Confluence deutlich erleichtert.

Confluence wird durch die JIRA-Integration als Dokumentations-Tool für Entwickler zwar um einiges aufgewertet, im Großen und Ganzen bringt es Benutzern aber keinen Nutzen, sondern macht die Oberfläche nur noch komplexer.

Ist Confluence eine gute Alternative?

Confluence ist ein leistungsfähiges Dokumentations-Tool für Entwickler: Das Tool ermöglicht Ihnen, umfangreiche Projekte zu dokumentieren und es lässt sich nahtlos in JIRA integrieren. Für persönliche Notizen oder die Zusammenarbeit im kleineren Rahmen ist Confluence jedoch weniger geeignet.

Umfassend und kreativ: Craft

Craft bewirbt sich selbst als eine neue Interpretation kollaborativer Dokumentations-Tools. Das Tool konzentriert sich weniger auf die Funktionen sondern darauf, Ihnen beim Erstellen schöner Notizen zu helfen. Daher eignet es sich optimal für den kreativen Einsatz und weniger in der Geschäftswelt.

Für Kreative

Craft wurde von Kreativen für Kreative entwickelt. Es bietet einen Platz für alle Ihre Notizen und Texte in einem modernen Texteditor, mit dem Sie Ihre Dokumente schnell und einfach ansprechend gestalten können: Nutzen Sie die verschiedenen Stilblöcke, um sich auszudrücken, und arbeiten Sie entweder im Dunkel- oder Hellmodus. Zudem können Sie Bilder, Videos und Dateien hinzufügen, um Ihre Notizen aufzulockern. 

Craft funktioniert auf allen Apple-Geräten sowohl online als auch offline, Ihre Kreativität wird also durch die Abwesenheit von W-Lan nicht gehindert. Wenn man jedoch bedenkt, dass visuelle Inhalte bei der Entwicklung von Craft im Vordergrund standen, könnte es definitiv mehr Formatierungsoptionen geben.

Für Teams

Craft ist zwar nicht ideal für geschäftliche Zwecke, aber aufgrund der kollaborativen Funktionen könnte das Tool durchaus auch im Büro eingesetzt werden. Zudem arbeitet das Team von Craft derzeit an einem speziellen, kostenpflichtigen Team-Abo, das unter anderem auch administrative Funktionen enthalten soll. Um die Teamarbeit zu optimieren, konnten Notizen bisher über einen Link mit Kollegen geteilt werden

Dennoch fehlt es an Funktionen, die das Erstellen von Notizen im Team und die Abläufe am Arbeitsplatz verbessern. Im Vergleich zu Craft verfügen andere Tools über einfache Sharing-Optionen und bieten gleichzeitig eine Reihe von Funktionen, die Ihren Arbeitsalltag deutlich erleichtern. Wenn Sie also auf der Suche nach einem leistungsstarken Tool für die Dokumentation im Büro sind, ist Craft vielleicht nicht das Richtige für Sie. Zudem können Teammitglieder mit Windows-Geräten nicht mit Kollegen zusammenarbeiten, die Apple-Geräte nutzen.

Für den persönlichen Gebrauch 

Mit Craft können Sie ganz einfach eine Datenbank für persönliche Notizen und Aufgaben erstellen. Das Tool bietet einen optimalen Ort zum Speichern wichtiger Informationen, an die Sie sich morgen oder nächste Woche erinnern müssen. Sie können Ihre Notizen auch auf Ihrem Mobilgerät bearbeiten – wenn Ihnen also unterwegs eine Idee kommt, können Sie diese schnell zu Ihrem Dokument hinzufügen.

Wenn Sie größere Mengen an persönlichen Notizen und Aufgaben erstellen, werden Sie jedoch bald feststellen, dass das kostenlose Abo von Craft nicht ausreicht. Das kostenlose Personal-Abo ermöglicht zwar eine Synchronisierung über alle Geräte hinweg, Sie können jedoch nur 1000 Blöcke nutzen. Danach müssen Sie auf das Professional-Abo upgraden. Das Professional-Abo wird jährlich bezahlt und kostet 44,99 € – für den persönlichen Gebrauch vielleicht etwas übertrieben.  

Ist Craft eine gute Alternative zu Notion?

Craft ist ansprechend. Es unterscheidet sich von den meisten anderen Notizmanagement-Tools, da es vorwiegend auf Kreativität ausgelegt ist. Allerdings sind die kreativen Aspekte unserer Meinung nach sehr begrenzt. Zudem fehlen einige wichtige Funktionen, die bei anderen Dokumentationsprogrammen vorhanden sind. Aber keine Sorge, wir haben noch ein weiteres Tool, das wir Ihnen vorstellen möchten.

Elegant und integriert: MeisterNote

In diesem Jahr haben wir unser eigenes Online-Dokumentations-Tool veröffentlicht: MeisterNote. Unser Ziel dabei war, einige der Probleme zu lösen, die wir bei anderen ähnlichen Tools bemerkt haben. Erfreulicherweise können wir sagen, dass wir eine schöne, intuitive und anpassbare App entwickelt haben, die Ihren Schreibfluss optimal unterstützt. 

MeisterNote stellt die Anwendungsfälle in den Vordergrund und ist damit eine maßgeschneiderte Antwort auf die Probleme am Arbeitsplatz. Werfen wir nun gemeinsam einen Blick auf Wissensdatenbanken, interne Kommunikation, Projektdokumentation und Meeting-Management.

Wissensdatenbanken

Jährlich gehen mehr als 31,5 Milliarden Dollar durch Fehler beim Wissenstransfer verloren. Wissensverlust ist daher ein zentrales Problem für Unternehmen weltweit. Die Lösung? Wissensdatenbanken. Wissensdatenbanken bieten allen Mitarbeitern eine umfassende, einheitliche Informationsquelle, die leicht aktualisiert und gemeinsam genutzt und gepflegt werden kann.

MeisterNote ist ideal für das Erstellen von Team-Wissensdatenbanken, da Sie über die verschiedenen Arbeitsbereiche zahlreiche Informationen zu bestimmten Teams sammeln und speichern können. Diese logische Strukturierung hilft Ihnen bei der Suche nach relevanten Informationen und spart Ihnen wertvolle Zeit. Und noch besser: Mit der intuitiven Suche in MeisterNote finden Sie alles, was Sie suchen – wo auch immer die Information sein mag.

In MeisterNote gibt es 16 Blöcke, mit denen Sie Informationen unterschiedlich formatieren können, um sie zugleich ansprechender und übersichtlicher zu gestalten. So können Sie beispielsweise Warnungen, Tipps oder Zitate klar und verständlich vermitteln.

Weitere numerische Daten wie Tabellen und Tabellenkalkulationen können nicht direkt in MeisterNote kopiert werden. Wenn Sie also Ihre gesamte alte Dokumentation übertragen möchten, sollten Sie die Einbettungsfunktion verwenden. Das ist etwas weniger praktisch für Dateien, die nicht aus der Cloud stammen, da sie in anderen Programmen gepflegt werden müssen. Für die meisten Benutzer wird dies jedoch kein Problem darstellen – das Wichtigste ist, dass Informationen weiterhin übertragen werden können.

Interne Kommunikation

Ohne einen effektiven internen Kommunikationsprozess verlieren Unternehmen viel Zeit (und damit Geld), wenn sie ihre Mitarbeiter über Änderungen und Neuigkeiten informieren. Derzeit verwenden über 43% der Unternehmen drei oder mehr interne Systeme. Das bedeutet, dass Informationen oft mehrmals weitergegeben oder unbewusst vernachlässigt werden. Die Lösung? Nutzen Sie MeisterNote, um Informationssilos und unnötigen Stress vermeiden.

MeisterNote ermöglicht es Unternehmen, ihre interne Kommunikation zu zentralisieren und die Effizienz des Nachrichtenaustauschs zu verbessern. Mit der nahtlosen MeisterTask-Integration können Notizen schnell in Aufgaben umgewandelt und an Kollegen zugewiesen werden – alles direkt aus MeisterNote heraus. So können Sie ungestört arbeiten und sparen wertvolle Zeit, da Sie nicht zwischen verschiedenen Tools wechseln müssen. Durch die sofortige Synchronisation bleiben alle Beteiligten über Änderungen und Aufgaben stets auf dem Laufenden.

Außerdem stehen Ihnen verschiedene Freigabeoptionen zur Verfügung, sodass Sie bestimmte Notizen nur mit jenen Mitarbeitern teilen können, für die sie relevant sind. Benachrichtigungen, Kommentare und Optionen zur Beobachtung von Notizen sorgen dafür, dass die Zusammenarbeit und der Informationsaustausch noch besser funktionieren. Und wenn mehrere Personen gleichzeitig an einer Notiz arbeiten, ist der Versionsverlauf eine wirklich nützliche Funktion, die Informationsverluste verhindert.

Für den Austausch von sehr kurzen Informationen ist MeisterNote jedoch nicht ideal – hier wäre ein Tool wie Slack definitiv die bessere Wahl. Wenn Sie mit einem großen Team arbeiten und allen Teammitgliedern Bearbeitungsrechte erteilt haben, gilt das, was eine Person ändert, auch für alle anderen. Dies können Sie jedoch ganz einfach in den verschiedenen Optionen zur Einschränkung der gemeinsamen Nutzung anpassen.

Projektdokumentation 

Teamleiter und Projektmanager müssen oft Projektdokumentationen erstellen, sammeln und mit ihren Teams teilen – am besten auf eine organisierte und zugängliche Art und Weise. Über 60% der Unternehmen geben an, dass die Anzahl der Inhalte jährlich um mindestens 100% zunimmt. Das bedeutet, dass Unternehmen zunehmend mit großen Mengen an Informationen umgehen müssen. MeisterNote hilft Ihnen, Projektinformationen übersichtlich in einem einzigen, zentralisierten Bereich zu sammeln und die Abstimmung zu optimieren.

Die Optionen zum Einbetten externer Medien sowie Dateianhänge verleihen Ihren Notizen mehr Kontext. Mit der MindMeister-Integration können Sie Projektideen in einer Mindmap generieren und diese später in lineare Notizen übertragen. Die In-App-Integration mit MeisterTask unterstützt und optimiert Ihren Projekt-Workflow.

MeisterNote lässt sich auch mit wichtigen Drittanbieter-Apps integrieren: Entwicklungs-Tools wie Airtable, Cawemo und Codepen, Tools für Kreative wie Figma, Framer und Miro, viele Google-Tools und eine Reihe von Multimedia-Anwendungen. Externe Tools sind für Ihre Projektdokumentation daher nicht unbedingt notwendig.

Mithilfe der MeisterTask-Integration können Sie Aufgaben mühelos aus den Notizen heraus an Kollegen zuweisen, um Ihren Workflow noch weiter zu verbessern. Für das Hardcore-Projektmanagement ist MeisterTask jedoch nicht konzipiert – so gesehen ist die Projektdokumentation mit MeisterNote etwas eingeschränkt. Für das agile Management und die damit verbundene Projektdokumentation hingegen ist MeisterNote ideal.

Meeting-Management

Über 30% der Arbeitszeit wird in Besprechungen verbracht, wobei viele davon nicht wirklich produktiv sind. Also haben wir ein Tool entwickelt, das dieses Problem löst: MeisterNote hilft Teamleitern, CEOs und einzelnen Mitarbeitern, Ihre Besprechungen zu planen und zu organisieren. Dadurch können Besprechungen kürzer, relevanter und wertvoller gestaltet werden.

Mit MeisterNote können Sie klare und ansprechende Agenden festlegen, schöne Protokolle verfassen, umfassende Folgeberichte erstellen und die Teamproduktivität verbessern. Benachrichtigungen halten Sie auf dem Laufenden, wenn Sie in einer Diskussion erwähnt werden, damit Sie nichts Wichtiges verpassen. Wenn Sie nach etwas suchen, das im Meeting angesprochen wurde, hilft Ihnen MeisterNotes intuitive Suchfunktion. Dank MeisterNote sparen Sie sowohl während als auch nach der Besprechung wertvolle Zeit.

MeisterNote unterstützt ein lineares Notizsystem. Wenn Sie Ihre Ideen für Besprechungen lieber kreativ sammeln und planen, empfehlen wir Ihnen, auf die MindMeister-Integration auszuweichen.

Ist MeisterNote eine gute Alternative zu Notion?

Kurz gesagt: Ja. MeisterNote bietet eine übersichtliche, intuitive Oberfläche, die einfach zu bedienen ist. Ihre Mitarbeiter werden sich also sofort in dem Tool zurechtfinden – ganz ohne Onboarding. Das Tool verfügt über zahlreiche leistungsstarke Funktionen, ohne dabei an Aussehen einzubüßen: Sie können spielend leicht schöne, ansprechende Notizen erstellen. MeisterNote ist weniger umfangreich als Notion, überzeugt jedoch mit sorgfältig ausgewählten und ansprechend gestalteten Funktionen, die Ihnen eine optimale Benutzererfahrung ermöglichen und Sie dabei unterstützen, produktiver zu werden.

MeisterNote hat weniger Speicherplatzbeschränkungen als Evernote und ist im Vergleich zu Confluence für einen breiteren Personenkreis nutzbar. Zudem ist es im geschäftlichen Umfeld besser geeignet als Craft. Jeder von uns arbeitet auf eine unterschiedliche Art und Weise, daher können wir nicht behaupten, dass MeisterNote für jeden einzelnen von Ihnen die optimale Lösung ist. Wir hoffen jedoch, dass Ihnen unsere faire Darstellung der Stärken und Schwächen unseres Tools dabei hilft, die richtige Entscheidung zu treffen.

Alternativen zu Notion: Eine Zusammenfassung

Die gute Nachricht ist, dass Ihnen mittlerweile zahlreiche leistungsstarke Dokumentations-Software zur Verfügung steht. Die schlechte Nachricht ist, dass die Suche nach dem geeigneten Tool dadurch nicht unbedingt einfacher wird. Wenn Sie sich jedoch etwas Zeit nehmen, um sich die Vor- und Nachteile der verschiedenen Dokumentations-Tools vor Augen zu führen und die Anwendungsfälle und Verwendungszwecke berücksichtigen, steht einer fundierten Entscheidung nichts mehr im Wege.

Sie sind sich noch nicht sicher, wo Sie anfangen sollen? Probieren Sie MeisterNote aus! Unser umfangreiches kostenloses Abo gibt Ihnen eine gute Vorstellung davon, was noch kommen wird. Wir sind gespannt auf Ihre Erfahrungen und freuen uns auf Ihr ehrliches Feedback! Klicken Sie dazu ganz einfach auf den Feedback-Button in der unteren rechten Ecke von MeisterNote.