8 Notion Alternativen Und 7 Gründe Warum Sie Eine Brauchen

Notion ist eines der beliebtesten Produktivitäts-Tools auf dem Markt. Allerdings sind nicht alle damit glücklich – was wahrscheinlich auch der Grund ist, warum Sie hier sind. Haben Sie Notion voller Optimismus angefangen zu nutzen, sind dann aber auf einige Probleme gestoßen? Da sind Sie nicht allein. Lernen Sie hier die häufigsten Nutzerbeschwerden und 8 potenziell besser geeignete Notion Alternativen kennen.

Was ist Notion und was kann es?

Notion ist ein Notizen- und Projektmanagement-Tool. Es positioniert sich als vernetzter All-in-One-Arbeitsbereich, der die Produktivität steigern und die Zusammenarbeit im Team unterstützen soll. Die Idee ist, dass Sie Ihre Workflows für maximalen Komfort an einem Ort zentralisieren können. Zu den Hauptfunktionen gehören:

• Teamspaces – Orte, an denen Sie alle Teamaktivitäten organisieren können
• Unbegrenzte Seiten und Inhaltsblöcke bei Bezahlabos
• Datei-Uploads, Tabellen, Diagramme und Listen
• Kollaborationsfunktionen wie Kommentare und Benachrichtigungen
• Integrationen mit Slack, Zapier und vielen mehr

Mit einer Capterra-Bewertung von 4,7 macht Notion eindeutig vieles richtig. Das Tool ist beliebt für seine Flexibilität und Vielseitigkeit – Sie können wirklich viel damit machen – aber wie Sie gleich sehen werden, kann das auch nachteilig sein.

Notion ist auf dem Desktop und mobil verfügbar und bietet eine Reihe von Abos. Dazu gehören ein Gratis-Abo für Einzelpersonen und kleine Teams sowie ein Enterprise-Abo für größere Organisationen.

Warum brauche ich eine Notion Alternative?

Im Internet kursieren allerlei Berichte von Teams, die auf der Suche nach einer Notion Alternative sind. Wir haben versucht, etliche solcher Erfahrungen in diesen Beitrag einfließen zu lassen.

Einige der häufigsten Beschwerden, die Nutzer bezüglich der Software äußern, haben wir gruppiert. Für jedes Problem, das Notion Ihnen bereitet, zeigen wir Ihnen ein Tool als Alternativlösung. Um direkt zu dem Abschnitt zu gelangen, der am besten auf Sie zutrifft, klicken Sie nachfolgend den entsprechenden Link. Wenn Ihnen all diese Probleme bekannt vorkommen, scrollen Sie einfach weiter.

1. Notions endlose Funktionen überwältigen mich – und kosten mich Zeit
2. Notion ist ein Tausendsassa aber in keinem Bereich ein Meister
3. Notions Task-Manager gibt mir den Takt vor
4. Notion ist nicht sonderlich ansehnlich
5. Notions mobile App frustriert mich
6. Notion gibt mir kein ausreichendes Gefühl von Sicherheit
7. Notion lässt sich nicht offline verwenden

1. Notions endlose Funktionen überwältigen mich – und kosten mich Zeit

Sie wollen ein Tool, das das Verwalten Ihrer Workflows vereinfacht – allerdings erwähnen immer mehr Teams, dass die Notions viele Funktionen es komplexer machen. Sicher, Sie können Diagramme, Tabellen, Kalender, Datenbanken usw. erstellen. Aber wann ist es zu viel des Guten?

Viel hängt davon ab, wie Teams Notion tatsächlich verwenden. Je mehr Sie Ihrem Arbeitsbereich hinzufügen, desto unübersichtlicher wird er – und desto schwieriger wird er zu navigieren. Infolgedessen gehen Informationen unter und die Teams sind frustriert und überfordert. Das B2B-Unternehmen Dropcontract erklärt, dass sie die Arbeit mit Notion wieder beendet haben,  weil die Funktionen einfach überfordert haben:

Zu viele Funktionen von Notion blieben ungenutzt und die, an denen wir Interesse hatten, waren nicht ausreichend entwickelt.

Notion verspricht „unendliche Konfigurierbarkeit“, was großartig ist, wenn Sie Flexibilität suchen. Aber um sich bei so vielen Funktionen zurechtzufinden, vergeht viel Zeit beim Onboarding. Ihr Team verliert möglicherweise Zeit damit herauszufinden, wie es Dinge erledigen kann, anstatt sie zu erledigen.

Das stellt vermutlich ein Problem für Sie dar, wenn …

• Ihr Team nicht so technisch erfahren ist.
• Sie sich noch im Digitalisierungsprozess befinden – und Vorgänge nicht erschweren wollen oder gar riskieren, dass ein komplexes Tool nicht angenommen wird.

Die beste Notion Alternative für Einfachheit: EverNote

Capterra-Bewertung: 4,4

EverNote ist eine schlichte Notion Alternative. Obwohl es grundlegende Funktionen zur Aufgabenverwaltung besitzt, ist es schwerpunktmäßig auf die Erstellung von Notizen ausgelegt. Es bietet zwar weniger Funktionalität als Notion, ist aber intuitiver und lädt schneller. Ein Benutzer meint: „Es ist einfach kinderleicht zu bedienen und man muss sich nicht abmühen und umständliche Problemlösungen finden“.

EverNote ist zwar ein relativ simples Tool, hat aber einige praktische Funktionen. Viele Benutzer schätzen den Web-Clipper mit dem Sie ganz einfach Webseiten, Artikel oder PDFs ausschneiden und in Ihren Notizen speichern können. Die Bildsuchfunktion des Tools ist bei den Nutzern ebenfalls sehr beliebt.

Warum EverNote möglicherweise nicht die richtige Notion Alternative für Sie ist …

Um in EverNote Aufgaben zuzuweisen und Fälligkeitstermine hinzufügen zu können, müssen Sie viel Geld für das Business-Abo ausgeben. Benutzer beanstanden die hohen EverNote-Preise – berücksichtigen Sie das, wenn Ihnen das Preis-Leistungs-Verhältnis wichtig ist. Außerdem beklagen sich Nutzer über die langsame Fehlerbehebung sowie die schlechte Leistung der Android-App. Dies könnte zum Teil darauf zurückzuführen sein, dass EverNote kürzlich seine Plattform auf eine neue Technologie migriert hat. Wenn Sie jedoch mit solchen Anfangsschwierigkeiten leben können, werden Sie mit EverNotes Einfachheit und Bequemlichkeit entlohnt.

2. Notion ist ein Tausendsassa aber in keinem Bereich ein Meister

Notion verspricht, Ihre gesamte Arbeit an einem Ort zu bündeln und mehrere Tools durch eines zu ersetzen. Aber ist es der heilige Gral der Produktivität – oder versucht es zu viele Dinge unter einen Hut zu bringen?

Es ist äußerst schwierig, eine Eins-zu-Eins-Alternative zu Notion zu empfehlen, weil es ein Tausendsassa ist. Während viele Notion Alternativen gewisse Dinge besser machen … beherrschen diese selten alle gleichzeitig.

Wenn Sie ein Dokumentations-Tool benötigen, gibt es andere, die leistungsfähiger und besser für die Zusammenarbeit sind. Komplexe Projekte managen? Sie können dies in Notion tun – verpassen aber Funktionen wie integrierte Berichte und schnelle Automatisierungen.

Das ist wahrscheinlich der Grund für die häufige Beschwerde, dass Notion sowohl überwältigend als auch unvollkommen ist. Das Fehlen erweiterter Funktionen für das Projektmanagement schreckt einige Benutzer ab. Ein ehemaliger Notion-Benutzer erklärt warum sie das Tool aufgegeben haben:

Ohne wiederkehrende Aufgaben und nur wenigen aufgabenorientierten Funktionen war es eine schwierige Entscheidung, die ich treffen musste. Ich hatte so sehr gehofft, dass es funktioniert.

Das stellt vermutlich ein Problem für Sie dar, wenn …

• Sie Projektmanager sind – und für gewöhnlich robustere Funktionen zum Verwalten großer oder komplexer Projekte benötigen. In diesem Fall kommt für Sie nur eine Notion Alternative infrage, bei der sich alles ums Projektmanagement dreht statt eines Notizen-Tools mit Projektmanagement-Funktionen.
• Sie kein Projektmanager sind – und ein Tool benötigen, das vollständig fürs Notizen machen optimiert ist, da Sie Notion nicht zum Verwalten von Aufgaben und Projekten verwenden.

Die beste Notion Alternative fürs Projektmanagement: Asana

Capterra-Bewertung: 4,5

Asana ist eine leistungsstarke Projektmanagement-Software , die sich ideal für größere Teams eignet. Das Tool vermittelt ein klares Bild davon, was es leisten möchte – und setzt dies auch gut um. Als solches ist es besser für das Projektmanagement optimiert als Notion. Seine Funktionen umfassen:

• Unteraufgaben
• Einfach anwendbare Automatisierungen
• Robuste Zielverfolgung
• Integrierte Berichterstattung

Funktionen zur Sprintplanung und Fehlerverfolgung machen es zu einer großartigen Option für agile Tech-Teams.

Sie können zwar Ihre eigenen Workflows in Asana erstellen, allerdings ist es nicht so individuell anpassbar wie Notion. Dies macht es jedoch (vergleichsweise) einfach zu erlernen und in der Anwendung weniger überwältigend. Asana verfügt außerdem über zahlreiche Projektmanagement-Vorlagen, um Ihnen den Einstieg zu erleichtern.

Während Notion wegen seiner schwerfälligen Kollaborationsfunktionen angeprangert wird, sind Asanas Alternativen ein Verkaufsargument. Ein Benutzer merkt an:

Asana ist ein großartiges Tool für die Zusammenarbeit im Team. Sie können Teammitgliedern ganz einfach Aufgaben zuweisen, Kommentare zu Aufgaben hinzufügen und Dateien anhängen. Alle Änderungen, die an einer Aufgabe oder einem Projekt vorgenommen werden, sind sofort für alle Teammitglieder sichtbar.

Warum Asana möglicherweise nicht die richtige Notion Alternative für Sie ist …

Wenn Sie in einem kleineren Team an relativ einfachen Projekten arbeiten, benötigen Sie wahrscheinlich nicht alle Funktionen und die Flexibilität von Asana. Dann ist ein Task-Management-Tool vielleicht besser geeignet. Sie werden es wahrscheinlich einfacher in der Anwendung finden – und nicht mehr ausgeben, als Sie wirklich müssen.

Die beste Notion Alternative fürs Notizen machen: OneNote

Capterra-Bewertung: 4,6

OneNote ist eine Microsoft-eigene Notion Alternative, um Notizen zu erstellen. Dabei arbeiten Sie in Notizbüchern, die in Seiten und Abschnitte unterteilt sind. Dies sorgt für übersichtliche Notizen, die leicht navigierbar sind. Sie können Ihre Notizen kreativ gestalten, indem Sie mit einem Stift oder Ihrem Finger darauf zeichnen. Anpassungsmöglichkeiten gibt es auch in Form von Bildanhängen, Dateien und Tabellen. Wie EverNote verfügt auch OneNote über einen Web-Clipper, mit dem Sie ganz einfach Inhalte von überall im Web heraus speichern können.

Zuverlässige geräteübergreifende Synchronisierung – die für einige Notion-Nutzer ein Problem darstellt, wird von vielen OneNote-Fans als Vorteil genannt. Mit Echtzeit-Updates und einer Kommentarfunktion eignet es sich auch für die Zusammenarbeit im Team. Allerdings verfügt der kostenlose Tarif nur über 5 GB Speicherplatz, sodass Sie auf einen Microsoft Business-Plan upgraden müssen, um OneNote im Team zu nutzen. Wenn Sie bereits mit Microsoft-Produkten arbeiten, ist die Verwendung von OneNote ein Leichtes.

Warum OneNote möglicherweise nicht die richtige Notion Alternative für Sie ist …

Wenn Sie sich nicht an eine Microsoft-Lizenz binden möchten, gibt es andere Tools, die eine geringere Investition erfordern. Lesen Sie weiter, um herauszufinden, welche wir empfehlen …

3. Notions Task-Manager gibt mir den Takt vor

Sie haben angefangen, Notion zum Notieren zu verwenden, dann führte eins zum anderen – und jetzt stecken Sie bei der Verwaltung Ihrer Projekte mit dem Tool fest. Die gute Nachricht: Das muss so nicht sein. Wie sagte ein Redditor so schön:

Es gibt spezielle Tools, die weniger manuelle Einrichtung erfordern und mehr Funktionalität bieten. Nur, weil Sie etwas in Notion tun können, heißt das nicht, dass Sie es auch tun sollten.

Von lästigen Fehlern über Schwierigkeiten bei der Verfolgung des Projektfortschritts bis hin zu Integrationen, die „zu rudimentär” sind – geäußerten Frust von Nutzern finden Sie bei Reddit aber auch andernorts.

Da Notion eigentlich nur ein großer anpassbarer Raum ist, können die Grenzen zwischen den einzelnen Funktionsbereichen verschwimmen und verwirrend werden. Dies kann die Arbeit verlangsamen, anstatt sie effizienter zu machen. Es kann auch die Zusammenarbeit mit externen Stakeholdern erschweren – etwa beschrieb ein Nutzer das Tool als „zu unübersichtlich und komplex für die Arbeit mit Kunden”.

Dies stellt vermutlich ein Problem für Sie dar, wenn …

• Sie täglich Task-Management-Software verwenden (d. h. Sie ein vielbeschäftigtes Team sind!)
• Sie mit externen Mitarbeitern kollaborieren.

Die beste Notion Alternative fürs Aufgabenmanagement: MeisterTask

Capterra-Bewertung: 4,7

MeisterTask ist ein Aufgabenmanagement-Tool, das die Zusammenarbeit an Projekten erleichtert. Außerdem ist es eine Lösung für die üblichen Probleme mit Notion. Es gibt keine überladenen oder halb durchdachten Funktionen – nur einen einfachen Weg, Ihre Aufgaben zu verwalten und einen Überblick darüber zu behalten, was wann passiert. Ihr Team wird sich sofort zurechtfinden, selbst wenn es noch nie ein Tool für die Aufgabenverwaltung benutzt hat.

Ich kann mich an keine andere Software erinnern, die wir so schnell implementiert haben.

Die Aufgabenverwaltung in MeisterTask ist viel einfacher als in Notion. Teams verwalten ihre Arbeit in Boards im Kanban-Stil, die gleichzeitig Gelegenheit bieten mithilfe von Kommentaren und Erwähnungen Gespräche über die Arbeit an einem zentralen Ort zu führen. Sie können auch Links und Dateien zu Aufgaben hinzufügen, um Klarheit und Kontext zu schaffen.

Diese webbasierte Task-Management-App ist lebensverändernd. @MeisterTask. Sie ist an Simplizität kaum zu überbieten … verfügt aber auch über großartige Funktionen mit vertieftem Niveau sowie anpassbaren Dingen. Und obendrein macht sie was her: https://t.co/2AwrJ0RSBp

— Stephanie Smith (@helmssmith) 13. Juni 2019

In den kostenpflichtigen Abos finden Sie außerdem Funktionen wie Aufgabenabhängigkeiten, die Ihrem Team helfen zu verstehen, wie ihre Arbeit mit der von anderen verknüpft ist. MeisterTasks Rollen und Berechtigungen sowie Sicherheitsbeschränkungen gestalten die Zusammenarbeit einfach und sicher. Sie können private Projekte einrichten, den Mitwirkenden verschiedene Rollen zuweisen und deren Zugriff auf bestimmte Funktionen einschränken. Dies ist besonders hilfreich, wenn Sie mit externen Mitarbeitern zusammenarbeiten.

MeisterTask ist ein unglaublich vielseitiges Tool, das uns hilft, eine Vielzahl von Arbeitsabläufen und Prozessen zu visualisieren. Für uns ist es die perfekte Lösung.

Letzten Endes erledigt es also die ganze Aufgabenverwaltung besser als Notion. Nun … für ein speziell dafür vorgesehenes Tools überrascht das nicht wirklich. Jetzt fragen Sie aber vielleicht „Was ist mit meinen Notizen?“ . Schließlich gehören Projektumsetzung und Dokumentation zusammen – wobei Task-Management-Software im Allgemeinen nicht besonders gut für die Dokumentation geeignet ist.

Das ist eine gute Frage – und der Grund, warum MeisterTask und MeisterNote jetzt unter einem Dach vereint sind. Kurz gesagt, es ist damit jetzt die ultimative Notion Alternative.

MeisterNote ist ein kollaboratives Dokumentations-Tool, das das Schreiben, Bearbeiten und Teilen von Informationen einfach gestaltet. Mit MeisterNote bekommt Ihr Team den vollen Projektüberblick statt eines endlosen Stroms an Aufgabenaktualisierungen.

Vom Projektstart bis -abschluss ist die Kombination aus MeisterTask und MeisterNote der perfekte Begleiter – von der Planung über die Fortschrittskontrolle bis hin zur Ergebnissdokumentation. Mit einer einfachen Notizen- und Seitenhierarchie, kann Ihr Team MeisterNote leicht navigieren, um benötigte Informationen bei Bedarf zu erhalten.

Das Beste daran … wenn Sie sich für MeisterTask entscheiden, erhält Ihr Team MeisterNote kostenfrei dazu. Benutzen Sie beide Tools zusammen, um Ihre Projekte und Dokumentationen zu verknüpfen – und verschaffen Sie Ihrem Team den vollen Projektüberblick.

4. Notion ist nicht sonderlich ansehnlich

Aussehen ist zwar nicht alles – aber eine ansehnliche Oberfläche schadet nie. Wie bereits in vorherigen Abschnitten durch Nutzer herausgestellt, besteht Notion, aufgrund seiner Fülle an Funktionen, aus überladenen Arbeitsbereiche, die schwer navigierbar sein können. Ein Notion-Benutzer beschreibt, wie Notions Anpassbarkeit dazu führte, dass sie „ständig zögerten und weniger produktiv wurden” – welch Ironie! 

Benutzer merken auch an, dass Notion von mehr Schriftarten und Stiloptionen profitieren würde. Ein anderer Benutzer wiederum erläutert, dass das Tool „im Vergleich zu anderen Plattformen hinterherhinkt, insbesondere wenn es darum geht, visuell ansprechende Dokumente oder Präsentationen zu erstellen“.

Der Spezialist für digitale Transformation und Meister-Partner, Andreas D’Andrea, nutzte Notion, bevor er zu MeisterNote wechselte. Notions Benutzeroberfläche war einer der Hauptgründe für seinen Wechsel. 

Wenn man sich nicht um jedes einzelne Detail kümmert, artet es in Chaos aus. Im Endeffekt habe ich versucht, etwas zu schaffen, das wirklich brauchbar ist und mit Notion hat das einfach nicht funktioniert. Ich musste mich fragen: „Willst du eine Notiz oder willst du Chaos?“ Deshalb bin ich so froh, dass ich MeisterNote gefunden habe.

Das stellt vermutlich ein Problem für Sie dar, wenn …

• Sie leicht ablenkbar sind.
• Sie wie ein Designer rüberkommen möchten, ohne tatsächlich einer zu sein.
• Sie schnittige Tools mit weniger Funktionen bevorzugen.

Die beste Notion Alternative für Benutzerfreundlichkeit: MeisterNote

Capterra-Bewertung: 4,3

Sie sehen ganz richtig … schon wieder MeisterNote. Aber aus gutem Grund! MeisterNote ist mit viel Liebe gestaltet, sodass Ihr Team es tatsächlich gerne verwenden wird. Sie müssen sich nicht mit einer überfüllten Benutzeroberfläche herumärgern und Ihr Team kann in wenigen Minuten schöne, präsentationsreife Notizen erstellen – ganz ohne Designkenntnisse.

MeisterNote ist farbenfroh, schön anzusehen und benutzerfreundlich, was bedeutet, dass das Team tatsächlich daran interessiert ist, es zu verwenden. Wenn alle an Bord sind, ist es viel einfacher Wissen innerhalb unserer Organisation auszutauschen.

Fügen Sie Bilder, Videos, Codeschnipsel, To-do-Listen und mehr ein. Bringen Sie Struktur in Ihre Notizen mit Überschriften und Icons und verwenden Sie farbige Tags, um wichtige Informationen auf einen Blick zu erfassen. Ändern Sie einfach die Farbe Ihrer Blöcke, um sie hervorzuheben, oder erstellen Sie Ihre eigenen Farbcodes, damit Ihre Notizen leichter zu erkennen sind.

Beachten Sie, dass MeisterNote und MeisterTask nur als Paar daherkommen. Wenn Sie erst einmal Geschmack an diesem dynamischen Duo gefunden haben, werden Sie ihm haltlos verfallen.

Um MeisterNote zu nutzen, benötigen Sie ein MeisterTask-Konto – dann bekommen Sie das Beste aus beiden Welten. Konkret: schöne, organisierte Notizen und mehr Klarheit und Kontext in Ihren Projekten, wodurch Ihr Team fokussierter und produktiver sein wird. Sie erhalten einen umfassenden Überblick über Projektpläne und -fortschritte und können bei Bedarf einfach den Aufgabendetails auf den Grund gehen.

Sie können schnell zwischen Ihren Notizen und Ihren Projekten in MeisterTask wechseln. Da es sich um zwei unterschiedliche, aber nahtlos verbundene Bereiche handelt, wird Ihr Team – anders als bei Notion – nicht überfordert. Das zeigt, dass für ein wirklich schönes Design Details zwar eine Rolle spielen, es aber auf mehr als nur Farben und Schriftarten ankommt.

5. Notions mobile App frustriert mich

Benutzer, die ihre Produktivitätstools gerne unterwegs verwenden, stellen fest, dass die mobile App von Notion nicht ganz mithalten kann. Es kommt zwar häufig vor, dass mobile Apps weniger Funktionen haben als ihre Desktop-Versionen – insbesondere bei Tools wie Notion. Allerdings beziehen sich die Beschwerden hauptsächlich auf die Benutzerfreundlichkeit.

Die Nutzer berichten, dass die App nur langsam lädt – so langsam, dass einige es satthatten und die Nutzung ganz eingestellt haben. Benutzer erwähnen auch Probleme mit der Synchronisierung – etwa, dass die App die Inhalte bei der Aktualisierung löscht. Die Formatierung von Inhalten in Notions mobiler App wird als „frustrierend” beschrieben und mehrere Benutzer schildern, dass auf Mobilgeräten seltsame Dinge passieren, die auf dem Desktop nicht vorkommen.

Das stellt vermutlich ein Problem für Sie dar, wenn …

• Sie Ihre Notizen unterwegs verwalten müssen.
• Ihnen mitten in der Nacht (oder immer dann, wenn Sie nicht an Ihrem Schreibtisch sitzen) die besten Ideen kommen.

Die beste Notion Alternative für Mobilgeräte: Dynalist

Capterra-Bewertung: 4,7

Wenn Sie auf der Suche nach einem wenig komplexen Notizen-Tool sind, das auch auf dem Handy gut arbeitet, sollten Sie Dynalist in Betracht ziehen. Es bietet eine iOS- und eine Android-App, kann aber auch auf dem Desktop verwendet werden. Viele Nutzer scheinen sehr zufrieden mit der Geschwindigkeit und einfachen Anwendung der App. Andere merken an, dass Dynalist – im Gegensatz zu vielen Konkurrenzprodukten – auch tatsächlich auf Mobilgeräten funktioniert.

Die Synchronisierung zwischen Geräten geht „schnell und reibungslos”, so können Sie Listen teilen und Aufgaben von Gerät zu Gerät senden. Außerdem sieht es aufgeräumt aus. Ein Nutzer hebt hervor, dass sowohl „die Desktop- als auch die Mobilvariante von Dynalist sehr solide und mit einem schönen Design und guter UX ausgestattet ist“. Manchmal ist weniger eben mehr – besonders dann, wenn es die Zuverlässigkeit einer App verbessert. Obwohl Dynalist recht schlicht ist, enthält die mobile App Funktionen wie Erinnerungen und Benachrichtigungen, Drag & Drop-Funktionalitäten und eine globale Suche.

Warum Dynalist möglicherweise nicht die richtige Notion Alternative für Sie ist …

Dynalist ist für das Erstellen persönlicher Notizen optimiert. Wenn Sie nach einem Tool für die Zusammenarbeit im Team suchen, ist Dynalist nicht das Richtige für Sie.

6. Notion gibt mir kein ausreichendes Gefühl von Sicherheit

Das Sicherheitsbewusstsein der Benutzer wird immer größer – und das völlig zu Recht. Es gibt viele gute Gründe, wachsam zu sein. Fragen Sie sich also, wie Apps wie Notion Ihre Daten schützen, bevor Sie ihnen Ihr Vertrauen schenken. Es gibt zum Beispiel Berichte, dass Notion-Mitarbeiter auf die Daten der Benutzer zugreifen können und deren Arbeitsbereiche betreten können. Ein beängstigender Gedanke, vor allem, wenn Sie in einer stark regulierten Branche arbeiten, wie zum Beispiel im Finanzwesen oder im Gesundheitswesen, wo Datensicherheit alles ist.

Ein weiteres Warnsignal gefällig? Notion schützt die Daten nicht mit End-zu-End-Verschlüsselung (E2EE). Das bedeutet, dass Benutzerdaten anfällig für Hackerangriffe sind. Es verfügt über keine integrierte 2FA und es sieht auch nicht so aus, als würde diese in nächster Zeit kommen. Zu guter Letzt sei noch erwähnt, dass die Server von Notion in den USA gehostet werden, was bedeutet, dass diese nicht den strengen Sicherheitsgesetzen der EU unterliegen. Tatsächlich wird Notion auf AWS-Servern gehostet … überlegen Sie sich also, wie sehr Sie Amazon beim Schutz Ihrer Daten vertrauen.

Das stellt vermutlich ein Problem für Sie dar, wenn …

• Sie in einer stark regulierten Branche wie dem Bank- oder dem Gesundheitswesen arbeiten.
• in Ihrem Unternehmen strenge Sicherheitsrichtlinien gelten, die die Tool-Auswahl limitieren.
• Sie Gewissheit haben möchten, dass Ihre Daten sicher und geschützt sind.

Die beste Notion Alternative für Sicherheit: Confluence Data Center

Capterra-Bewertung: 4,4

Für maximale Sicherheit können Sie es in Betracht ziehen Ihre Software selbst zu hosten. Betreiben Sie Selbst-Hosting, verbleiben Ihre Daten in Ihrem Unternehmen, sodass Sie Kontrolle darüber haben, wie sie gespeichert werden und wer darauf zugreifen kann. Confluence Data Center ist eine großartige Selbst-Hosting-Option für sicheres Projektmanagement und Dokumentation. Es verfügt über alle Funktionen, die Sie erwarten würden – und noch einige mehr – für die Zusammenarbeit mit großen Teams und die Verwaltung komplexer Projekte.

Confluence verfügt außerdem über Funktionen, die Sie bei der Einhaltung von Sicherheitsstandards unterstützen. Zu den erweiterten Funktionen für Berechtigungen gehören u. a. deren Massenbearbeitung für Bereiche und Seiten sowie die Möglichkeit, diese als CSV-Datei zur Prüfung herunterzuladen.

Warum Confluence möglicherweise nicht die richtige Notion Alternative für Sie ist …

Wenn Sie dieses Tool verwenden möchten, müssen Sie tief in die Tasche greifen. Die günstigste Option, die Lizenzen für 500 Benutzer umfasst, kostet Sie 27.000 US-Dollar pro Jahr. Autsch. Eine günstigere Option könnte ein in der EU ansässiges cloudbasiertes Tool sein, das höheren Datenschutzstandards entspricht. Raten Sie mal, welches wir vorschlagen.

7. Notion lässt sich nicht offline verwenden

Notion verfügt über keinen Offline-Modus, auch wenn einige Benutzer Behelfslösungen dafür vorgeschlagen haben. Leider lösen diese Ihr Problem nicht wirklich. Wenn Sie offline Änderungen an Projekten oder Dokumenten vornehmen, riskieren Sie Ihre Daten zu verlieren und verschwenden Ihre Zeit damit, dieselbe Arbeit doppelt zu verrichten. Dies ist alles andere als ideal.

Sehr wahrscheinlich ist der fehlende Offline-Modus auf die Komplexität des Tools zurückzuführen. Ein Redditor erklärt: „Jedes Feld, jeder Block, jede Seite, jede Tabelle usw. ist ein Datenbankfeld – folglich [gibt es auch] ] Überlegungen dazu, wie Daten gespeichert, abgerufen, gelöscht, synchronisiert usw. werden”. Es scheint, als wäre es eine komplexe Herausforderung, einen voll funktionsfähigen Offline-Modus zu erstellen. Aber selbst wenn es ihn geben würde, könnte er die langsamen Ladezeiten des Tools noch verschlechtern .

Das stellt vermutlich ein Problem für Sie dar, wenn …

• Sie häufig an Orten mit unzuverlässigem Datenzugriff arbeiten.
• Sie während der Fahrt zur Arbeit arbeiten und Ihnen 4G nicht ausreicht.

Die beste Notion Alternative für die Offline-Arbeit: Obsidian

Capterra-Bewertung: 4,9

Obsidian ist eine hochgradig anpassbare Wissensdatenbank und ein Tool zur Erstellung von Notizen, das vollständig offline funktioniert. Ein Benutzer merkt an: „Unabhängig von einer Internetverbindung auf seine Dateien zugreifen zu können, ist etwas, von dem man nicht weiß, dass man es braucht, bis man es WIRKLICH braucht, da man sonst aufgeschmissen ist“.

Neben der Möglichkeit, offline zu arbeiten, nennen viele Benutzer die Anpassbarkeit als Grund für die Verwendung des Tools. Sie können sich auf das Wesentliche beschränken oder etwas wirklich Großartiges schaffen. Obsidian verfügt über 25 Kern-Plugins und integriert mit 979 Community-Plugins. Dazu gehören u. a. Google Calendar, DeepL, „Rich Links“ – mit dem Sie URLs in Rich-Link-Vorschauen umwandeln können – und mehr. Darüber hinaus verfügt Obsidian über 191 Designs und benutzerdefinierte Formatierungen, sodass die Optionen nahezu endlos erscheinen.

Warum Obsidian möglicherweise nicht die richtige Notion Alternative für Sie ist …

Wenn Sie Notion überwältigend finden, dann lösen Sie mit Obsidian ein Problem und schaffen gleichzeitig ein neues. Wie ein Redditor es ausdrückt: „Die Hierarchie und Struktur kann zig verschiedene Wege einschlagen und es liegt an Ihnen, einen klaren Plan dafür zu haben – andernfalls werden Sie später viel Zeit damit verbringen, die Dinge umzustrukturieren und zu organisieren“. Außerdem, wenn Sie ein Tool für die Zusammenarbeit suchen, müssen Sie sich an anderer Stelle umsehen. Auch wenn es Möglichkeiten zum Teilen von Notizen in Obsidian gibt, wurde das Tool eindeutig nicht dafür entwickelt.

Tschüss Notion. Hallo Produktivität.

Es gibt eine Vielzahl von Notion Alternativen, aber welche für Sie am besten geeignet ist, hängt von Ihren Prioritäten ab. Egal, ob es Ihnen um Einfachheit, Sicherheit oder ein nahtloses mobiles Erlebnis geht, in dieser Liste haben Sie hoffentlich das richtige Tool für sich gefunden. Selbst wenn Sie sich Ihre Optionen offen halten, sollten Sie jetzt eine klarere Vorstellung davon haben, was Sie brauchen (und was nicht!). In diesem Sinne wünsche ich Ihnen viel Erfolg bei Ihrer Wahl – und einen reibungslosen Wechsel von Notion zu Ihrem neuen Tool.

Häufig gestellte Fragen

Warum brauche ich eine Notion Alternative?

Notion ist eines der beliebtesten Produktivitäts-Tools auf dem Markt. Allerdings ist es nicht jedermanns Sache. Häufig wird bemängelt, dass Notion mit Funktionen überladen ist, die nicht funktionieren. Andere Gründe, warum sich Benutzer nach einer Notion Alternative umsehen, sind Sicherheitsbedenken, der fehlende Offline-Modus und die schwache Leistung auf Mobilgeräten.

Was ist die beste Notion Alternative fürs Task-Management?

MeisterTask ist ein großartige Notion Alternative für die gemeinsame Verwaltung von Aufgaben. Statt mit Funktionen vollgestopft zu sein, bietet es Ihnen nur das, was Sie brauchen, um Dinge zu erledigen und zu sehen, was wann passiert. Ihr Team wird sofort den Dreh raus haben, auch wenn es noch nie zuvor ein Task-Management-Tool verwendet hat. 

Was ist die beste Notion Alternative fürs Notizen machen?

OneNote ist eine Microsoft-eigene Notion Alternative fürs Notieren. Sie können Ihre Notizen teilen, gemeinsam bearbeiten und eine Reihe von Formatierungsoptionen verwenden, um sie hervorzuheben. Alternativ können Sie auch MeisterNote in Betracht ziehen. MeisterNote ist sehr ansprechend gestaltet, sodass Ihr Team es gerne benutzen wird. Außerdem ist es einfach zu navigieren. Sie müssen sich nicht mit einer überfüllten Benutzeroberfläche herumschlagen und Ihr Team kann in wenigen Minuten schöne, präsentationsreife Notizen erstellen – ganz ohne Designkenntnisse.