Por que usar quadros Kanban na educação?
Toda organização – seja uma empresa comercial ou uma instituição de ensino – deve buscar a máxima eficiência, porque ela é a chave para uma maior produtividade e melhores resultados. Não é por acaso que a metodologia Kanban tem suas raízes na supereficiente indústria automobilística japonesa. O gerenciamento de tarefas está ganhando força em todos os setores por um motivo – funciona.
Leia nosso White Paper sobre como os princípios da Aprendizagem Ágil podem ser aplicados em instituições de ensino utilizando ferramentas online de mapas mentais e gerenciamento de tarefas.
Melhor ainda, funciona muito bem na educação. Por quê? Porque o Kanban é uma maneira direta de visualizar o trabalho acadêmico e gerenciá-lo de forma mais eficiente – e o resultado pode ser uma melhoria notável na qualidade da educação que você oferece. Vamos mergulhar de cabeça para descobrir como você, como educador ou estudante, pode melhorar e otimizar seus próprios fluxos de trabalho educacionais!
Quadro #1: processo de escrita
As tarefas de escrita são fundamentais nos programas de aprendizagem, desde o ensino médio até a universidade. Os quadros de projeto em estilo Kanban do MeisterTask podem ser usados para modelar o processo de escrita e dividir cada etapa em partes menores. Dessa forma, cada passo, do brainstorming até a entrega final do projeto, pode ser concluído sem problemas. Durante o processo, integrações personalizáveis com outras ferramentas – incluindo aplicativos de calendário, ferramentas de e-mail e softwares de chat em equipe – podem ser usadas para aprimorar a experiência do usuário. Por exemplo, uma integração com um sistema de armazenamento em nuvem como Google Drive, Dropbox ou OneDrive faria muito sentido se vários documentos, imagens ou arquivos de vídeo precisassem ser anexados diretamente à tarefa.
Saiba como as integrações no MeisterTask podem facilitar sua vida.
Quem usaria este quadro?
Este quadro Kanban é extremamente prático para professores usarem de forma colaborativa com toda a turma. Em uma função de Administrador, o professor pode convidar os alunos para o quadro e atribuir tarefas a eles – neste caso, suas tarefas de escrita. Os administradores têm controle total sobre o projeto, incluindo todas as tarefas, automações e personalizações. Os alunos movem seu trabalho pelo quadro passo a passo conforme concluem cada seção, e também podem anexar documentos para que todo o trabalho fique disponível em um único lugar central. Este quadro Kanban torna extremamente fácil manter uma visão clara do progresso de cada aluno e ver, num piscar de olhos, exatamente em que ponto do processo eles estão.
Mesmo com tantos membros envolvidos no projeto, você nunca precisa se preocupar com a privacidade. A nova função de Convidado adicionada às funções e permissões no MeisterTask significa que um administrador de projeto agora pode convidar visitantes, e se um aluno receber a função de convidado, ele receberá uma notificação sempre que o administrador o atribuir ou mencionar em uma tarefa. Os convidados só podem acessar e editar tarefas que tenham sido atribuídas a eles ou nas quais tenham sido mencionados; todas as outras tarefas e detalhes do projeto permanecem totalmente ocultos para os convidados, adicionando uma camada extra de proteção para informações sensíveis.
Saiba mais sobre como usar o MeisterTask e o MindMeister para acompanhar seus estudos em nosso Guia do Estudante para a Meister Suite.
Quadros Kanban são uma maneira muito dinâmica de ensinar o processo de escrita. Esse tipo de abordagem colaborativa não é apenas mais eficiente, mas também inspira criatividade porque ajuda os alunos a visualizar seu progresso e gera uma sensação de sucesso à medida que movem as tarefas pelo quadro. Se você é o tipo de educador que gosta de recompensar os alunos dando crédito a quem merece, então rapidamente perceberá que um quadro Kanban é a maneira perfeita de incentivar os alunos e inspirá-los a ter um desempenho melhor.
A configuração
Cada seção no quadro Kanban (Brainstorming, Preparação etc.) corresponde a uma etapa do processo de escrita. O quadro é totalmente personalizável com seções ilimitadas, então este é um modelo que pode ser facilmente adaptado ao seu fluxo de trabalho. Como em um quadro de projeto Kanban típico, depois que um aluno conclui todas as etapas envolvidas em uma tarefa, ela pode ser movida para a próxima seção. Quando o trabalho flui de acordo com uma estrutura Kanban, fica fácil para você ver se uma tarefa está parada há muito tempo em uma seção, o que pode indicar que um aluno está tendo dificuldades. Isso permite oferecer ao aluno apoio adicional, se necessário.
Curioso para saber como o MeisterTask pode ser usado para transformar um quadro de projeto em um hub central de informações para os alunos? Leia nosso post no blog sobre como levar sua sala de aula para o online.
Cada tarefa no quadro é atribuída a um aluno e representa sua tarefa de escrita, com todo o seu trabalho em um só lugar. Qualquer informação necessária para concluir a tarefa também pode ser adicionada a ela, e tudo fica armazenado de forma segura online de acordo com os mais altos padrões de privacidade e segurança de dados online. Não há risco de os alunos perderem ou extraviarem documentos ou outros recursos.
Datas de vencimento também podem ser definidas para manter os alunos focados e no caminho certo, e listas de verificação podem ser adicionadas para lembrá-los do que precisa ser concluído antes que possam avançar para a próxima etapa.
Dica: use automações para aumentar a eficiência
O MeisterTask permite que você automatize etapas específicas do seu fluxo de trabalho para economizar tempo e reduzir a margem de erro. Aqui estão nossas principais dicas para usar automações em sua sala de aula:
Adicione listas de verificação: Se todas as tarefas em uma seção do quadro incluírem as mesmas etapas, você pode facilmente salvá-las em uma lista de verificação e configurar uma automação. Dessa forma, a lista de verificação será aplicada a todas as novas tarefas adicionadas a essa seção.
Atribuir tarefa: Quando uma tarefa é movida para a seção Entregue, ela pode ser automaticamente reatribuída ao professor, acionando uma notificação. Dessa forma, você sabe que o aluno concluiu o trabalho e pode prosseguir e avaliá-lo.
Conclusão automática: O MeisterTask pode marcar automaticamente as tarefas como concluídas quando elas são movidas para a seção Entregue. Isso dá aos alunos uma sensação de satisfação ao entregar seu trabalho.
Saiba mais sobre os recursos de quadro Kanban do MeisterTask.
Você verá pela tarefa do Johann que ele agora concluiu todos os itens da lista de verificação Preparação, após marcar cada item conforme avança na tarefa. Você também notará que a tarefa inclui anexos. No caso do Johann, são os mapas mentais que ele criou com o MindMeister durante a fase inicial de brainstorming do projeto, e um rascunho de sua tarefa de escrita. A professora dele, Susie, é uma observadora do projeto, o que significa que ela será notificada à medida que Johann move sua tarefa pelo quadro, marca itens na lista de verificação ou adiciona anexos. Os observadores recebem notificações sempre que qualquer tarefa dentro de um projeto é alterada de qualquer forma, o que significa que Susie pode se manter atualizada sobre o progresso de todos os seus alunos e abordar quaisquer dificuldades que possam estar enfrentando.
Leia nossas 5 principais dicas para aplicar ideias de gerenciamento de projetos em sua escola e melhorar a colaboração e a comunicação.
Quadro #2: plano escolar
Como diretor de escola, vice-diretor, superintendente ou qualquer tipo de administrador, sua prioridade é garantir o bom funcionamento diário e o sucesso geral da sua instituição. E embora não haja nada mais gratificante do que ver um aluno ter sucesso, o caminho para oferecer a melhor educação possível pode ser desafiador. Então deixe o MeisterTask tornar isso um pouco mais fácil para você. Este quadro Kanban de Plano Escolar pode ajudar você a lidar com suas responsabilidades com facilidade, desde gerenciar professores e equipe de apoio até supervisionar orçamentos e currículos. Tudo isso ajuda você a continuar definindo os mais altos padrões educacionais.
Quem usaria este quadro?
Este quadro Kanban é perfeito para administradores escolares, bem como para professores, porque pode ser usado como uma lista de tarefas, para gerenciar projetos, planejar aulas e colaborar com colegas. A natureza colaborativa deste quadro Kanban é especialmente útil, porque permite que um coordenador de departamento convide todos os professores desse departamento e gerencie projetos em equipe em um único lugar. Também permite que professores que compartilham um cargo ou grupos de professores fiquem de olho no que cada membro do projeto está trabalhando e vejam, num piscar de olhos, quando as tarefas serão concluídas.
Qualquer que seja sua função, este quadro Kanban foi projetado para ajudar a manter você organizado, definir e alcançar seus objetivos, planejar com antecedência e se comunicar de forma eficaz. Para administradores em particular, o valor dos quadros em estilo Kanban no MeisterTask está na capacidade de priorizar o trabalho, visualizar a carga de trabalho e acompanhar o que equipes inteiras de professores estão fazendo. Tudo isso contribui para evitar gargalos e para o bom funcionamento e sucesso final da sua instituição de ensino.
Saiba como uma escola no Reino Unido usou o MeisterTask como ferramenta de gerenciamento de projetos para eventos complexos.
A configuração
Este quadro Kanban é composto por quatro seções, onde as tarefas que precisam ser preparadas, atribuídas, recolhidas e devolvidas podem ser organizadas, e as funções administrativas podem ser gerenciadas. Seguindo o princípio Kanban de mover as tarefas pelas seções da esquerda para a direita até serem concluídas, o objetivo é eventualmente mover todas as tarefas para a seção Devolvidas. Vamos dar uma olhada mais detalhada em cada seção:
A seção Preparação é onde todas as tarefas começam. Aqui, as informações são coletadas e adicionadas à descrição. Independentemente de ser uma tarefa administrativa ou uma aula, a preparação deve ser o primeiro passo no planejamento de qualquer projeto.
A seção Atribuídas é usada para acompanhar as atividades atribuídas aos alunos. Ao adicionar a data de entrega da atividade à tarefa, os professores verão uma tarefa ficar laranja conforme a data de vencimento se aproxima, momento em que devem começar a se preparar para recolher as atividades.
As tarefas são movidas para a seção Recolhidas assim que as atividades são recolhidas, o que avisa aos professores que eles podem começar a avaliar. Uma automação pode ser configurada para criar uma data de vencimento para as tarefas nesta seção.
As atividades são movidas para a seção Devolvidas depois de avaliadas. As tarefas podem ser marcadas como concluídas e até arquivadas se necessário. Esta seção pode ser reutilizada várias vezes, e as tarefas armazenadas com todos os documentos e listas de verificação relevantes. Quaisquer observações adicionadas pelos professores também permanecerão intactas e poderão ser usadas como referência futura.
Se um grupo de professores estiver usando este quadro como um departamento, a seção Recolhidas ou a seção Devolvidas pode ser omitida. O quadro pode, em vez disso, ser reduzido a apenas três seções, por exemplo: Preparar, Em andamento e Concluído.
Vamos abrir uma tarefa do quadro do projeto e dar uma olhada mais de perto em alguns dos recursos mais úteis do MeisterTask em um ambiente educacional.
Para dar ainda mais estrutura ao seu projeto e facilitar a filtragem, você pode usar etiquetas. Se seus quadros de projeto começarem a ficar cheios, você pode usar filtros para visualizar apenas as tarefas relevantes para suas necessidades. Neste caso, você pode filtrar por Atividades ou Tarefas de Aula. Você pode definir Campos Personalizados para cada tarefa em um quadro de projeto. Campos de dados personalizados podem ser adicionados às tarefas em qualquer projeto, facilitando categorizar, pesquisar, acompanhar e adicionar informações aos projetos. Eles podem ser preenchidos com números, texto ou um menu suspenso.
Neste caso, os Campos Personalizados foram usados para distinguir para qual turma uma tarefa é e podem ajudar a acompanhar o que foi preparado para cada turma. Isso é especialmente útil se uma turma tem alunos com dificuldades de aprendizagem, pois materiais especiais podem ser preparados para essa turma.
Descrições são ótimas para fornecer informações gerais que são relevantes para a tarefa ao longo de toda a sua jornada. Elas devem incluir qualquer informação que possa tornar uma tarefa mais fácil de entender.
Listas de verificação são baseadas em ações e são usadas para marcar itens menores dentro de uma tarefa conforme são concluídos. Este é um dos ótimos recursos colaborativos do MeisterTask, pois permite que vários membros do projeto olhem para uma tarefa e saibam instantaneamente quais etapas foram concluídas e quão perto a tarefa está da conclusão.
O MeisterTask também tem uma seção para comentários em cada caixa de diálogo de tarefa, então é fácil discutir informações relevantes à tarefa de forma transparente e lógica. Isso elimina a necessidade de cadeias de e-mails onde informações vitais podem facilmente se perder. Afinal, a chave não é necessariamente mais comunicação, mas comunicação melhor. As informações são centralizadas, para que todas as partes interessadas tenham acesso a elas. Só para garantir duplamente que você não vai perder nenhum detalhe importante, é possível definir configurações de notificação para receber um alerta por e-mail sempre que uma tarefa for atualizada.
Quadro #3: deveres de casa e projetos
Fazer o trabalho é uma coisa, mas ter que acompanhar várias atividades pode rapidamente se tornar avassalador. A solução? Quadros em estilo Kanban no MeisterTask. Esses quadros de projeto lindamente desenhados e visuais tornam o gerenciamento do fluxo de trabalho uma brisa. Os alunos podem usar este quadro para manter uma visão geral rápida dos próximos projetos, do trabalho em andamento e das atividades concluídas. O que torna muito mais fácil focar no trabalho em si. Toda a experiência de aprendizagem pode ser aprimorada com o uso de etiquetas, cores e símbolos.
Como é provável que os alunos enfrentem os mesmos ou tipos semelhantes de projetos ao longo do ano letivo, você também pode usar modelos para economizar tempo. O MeisterTask permite duplicar quadros de projeto inteiros ou tarefas individuais para criar modelos que podem ser reutilizados várias vezes.
Confira este tutorial em vídeo para ver o gerenciamento de tarefas simples para alunos em ação!
Quem usaria este quadro?
Este quadro Kanban permite que os alunos e seus tutores se mantenham facilmente em dia com suas atividades. Não é apenas uma maneira prática de gerenciar o trabalho escolar, mas também uma ótima ferramenta para ajudar os alunos a aprenderem o tipo de habilidades sólidas de organização e comunicação que serão muito úteis para o futuro deles. E os alunos adoram o MeisterTask porque é tão simples e intuitivo – uma coisa a menos para aprender!
A configuração
Este quadro é relativamente fácil de configurar e tem apenas três seções: Aberto, Em andamento e Concluído. Simples, mas altamente eficaz. O quadro é atualizado constantemente conforme novos projetos e deveres de casa são atribuídos pelo professor, que pode criar uma nova tarefa para cada um. O uso de etiquetas para marcar para quais turmas cada tarefa é destinada é um ótimo recurso para os alunos, pois eles podem rapidamente filtrar as atividades por turma ou data de vencimento para se manterem em dia com sua carga de trabalho e prazos. Os professores podem incluir instruções na descrição da tarefa para que seus alunos saibam exatamente o que precisam fazer.
Este quadro pode abrigar uma vasta gama de atividades, desde deveres de casa diários até atividades mais longas como projetos em grupo ou preparação de redações. Provas e exames também podem ter suas próprias tarefas no quadro para ajudar os alunos a compreender melhor sua carga de trabalho. Os alunos podem dividir as atividades em quantas tarefas precisarem; digamos que um professor atribua um projeto de escrita, os alunos podem então dividi-lo em três tarefas separadas que podem ser mais fáceis de visualizar e gerenciar. Este é um quadro muito direto e ainda assim extremamente flexível que se adapta excepcionalmente bem ao ambiente da sala de aula.
Vamos dar uma olhada em alguns dos recursos que tornam o MeisterTask a ferramenta perfeita de gerenciamento de tarefas para alunos.
Datas de vencimento: Datas de vencimento são essenciais para alunos com prazos. O MeisterTask deixa uma tarefa laranja conforme a data de vencimento se aproxima, uma dica visual que mantém os alunos no caminho certo enquanto navegam por seus projetos de dever de casa.
Filtros: Usando filtros, os alunos podem agrupar tarefas facilmente com base em diferentes critérios. Este recurso foi projetado para filtrar apenas informações relevantes com base em suas necessidades atuais, deixando o quadro do projeto menos cheio. Digamos que um aluno queira uma visão geral do número de atividades de uma turma específica, ele pode usar este recurso para ocultar todas as atividades que não sejam dessa turma. Ou talvez ele precise filtrar tarefas por data de vencimento, permitindo priorizar e nunca perder um prazo.
Tarefas recorrentes: Um professor pode querer definir atividades regulares com vencimento sempre no mesmo dia da semana. O MeisterTask permite configurar uma automação de Tarefa Recorrente para tarefas que precisam ser concluídas repetidamente em intervalos regulares, o que significa que os alunos nunca precisam se preocupar em perder uma atividade. Essa automação é uma grande economizadora de tempo e garante que as responsabilidades nunca sejam esquecidas.
Linha do Tempo: A versão da Meister do gráfico de Gantt, o recurso de linha do tempo no MeisterTask ajuda os alunos a visualizar suas tarefas em um formato intuitivo, baseado em calendário. As datas de início e término são independentes das datas de vencimento, então se um aluno cria uma tarefa como lembrete para estudar para uma prova futura, ele pode usar o recurso de linha do tempo para reservar um período de duas semanas durante o qual tem trabalho a fazer, mas nenhuma atividade efetiva para entregar.
Trazendo a mentalidade ágil para a educação
O Kanban não é apenas para empresas. Estes três exemplos super-intuitivos de quadros Kanban para a educação têm como objetivo dar a você uma ideia de como pode usar o método Kanban para atender consistentemente aos mais altos padrões acadêmicos. É um método que funciona especialmente bem neste ambiente, porque traz estrutura para o pipeline e é uma ótima maneira de ajudar alunos, professores e administradores a se manterem em dia com o trabalho e gerenciar seu tempo.
Agora que você está convencido dos benefícios de usar os quadros em estilo Kanban do MeisterTask para gerenciar suas tarefas educacionais e administrativas, tudo o que resta fazer é se cadastrar!
Pronto para começar? Experimente o MeisterTask agora!
Na Meister, somos defensores da aprendizagem e o MeisterTask é feito sob medida para a educação. Se você tem interesse em usar nossa ferramenta intuitiva de gerenciamento de tarefas em sua instituição, pode descobrir mais sobre nossos descontos educacionais aqui.
