Pourquoi utiliser des tableaux Kanban dans l'éducation ?
Toute organisation – qu'il s'agisse d'une entreprise commerciale ou d'un établissement d'enseignement – devrait viser une efficacité maximale, car c'est la clé d'une productivité accrue et de meilleurs résultats. Ce n'est pas un hasard si la méthodologie Kanban trouve ses origines dans l'industrie automobile japonaise, réputée pour son efficacité hors pair. La gestion des tâches gagne du terrain dans tous les secteurs pour une raison simple : elle fonctionne.
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Mieux encore, elle fonctionne particulièrement bien dans le domaine de l'éducation. Pourquoi ? Parce que Kanban est un moyen simple de visualiser le travail académique et de le gérer plus efficacement – et le résultat peut être une amélioration remarquable de la qualité de l'enseignement que vous proposez. Plongeons-nous dans le vif du sujet pour découvrir comment, en tant qu'enseignant ou étudiant, vous pouvez améliorer et rationaliser vos propres flux de travail pédagogiques !
Tableau n° 1 : le processus de rédaction
Les travaux de rédaction sont au cœur des programmes d'apprentissage, du lycée à l'université. Les tableaux de projet de style Kanban de MeisterTask peuvent être utilisés pour modéliser le processus de rédaction et décomposer chaque étape en éléments digestes. Ainsi, chaque étape, du brainstorming jusqu'à la remise finale du projet, peut être réalisée sans encombre. Tout au long du processus, des intégrations personnalisables avec d'autres outils – notamment des applications de calendrier, des outils de messagerie et des logiciels de chat d'équipe – peuvent être utilisées pour améliorer l'expérience utilisateur. Par exemple, une intégration avec un système de stockage cloud comme Google Drive, Dropbox ou OneDrive serait particulièrement utile si plusieurs documents, images ou fichiers vidéo doivent être joints directement à la tâche.
Découvrez comment les intégrations dans MeisterTask peuvent vous faciliter la vie.
Qui utiliserait ce tableau ?
Ce tableau Kanban est extrêmement pratique pour les enseignants qui souhaitent l'utiliser de manière collaborative avec toute la classe. Dans un rôle d'administrateur, un enseignant peut inviter ses élèves sur le tableau et leur attribuer des tâches – en l'occurrence leurs travaux de rédaction. Les administrateurs ont un contrôle total sur le projet, y compris l'ensemble des tâches, automatisations et personnalisations. Les élèves font progresser leur travail à travers le tableau, étape par étape, à mesure qu'ils terminent chaque section, et ils peuvent également joindre des documents afin que l'ensemble de leur travail soit disponible à un seul endroit centralisé. Ce tableau Kanban rend extrêmement simple le maintien d'une vue d'ensemble claire de la progression de chaque élève et permet de voir en un coup d'œil où ils en sont dans le processus.
Même avec autant de membres impliqués dans le projet, vous n'avez jamais à vous soucier de la confidentialité. Le nouveau rôle Invité ajouté aux rôles et autorisations dans MeisterTask signifie qu'un administrateur de projet peut désormais inviter des invités, et si un élève s'est vu attribuer le rôle d'invité, il recevra une notification chaque fois que l'administrateur lui attribue une tâche ou le mentionne. Les invités ne peuvent accéder qu'aux tâches qui leur ont été attribuées ou dans lesquelles ils ont été mentionnés, et les modifier ; toutes les autres tâches et les détails du projet restent complètement masqués pour les invités, ce qui ajoute une couche supplémentaire de protection pour les informations sensibles.
Apprenez-en davantage sur la manière d'utiliser MeisterTask et MindMeister pour suivre vos études dans notre Guide de la Meister Suite pour les étudiants.
Les tableaux Kanban constituent une manière très dynamique d'enseigner le processus de rédaction. Ce type d'approche collaborative est non seulement plus efficace, mais il stimule également la créativité, car il aide les élèves à visualiser leurs progrès et génère un sentiment de réussite à mesure qu'ils font progresser leurs tâches sur le tableau. Si vous êtes le genre d'enseignant qui aime récompenser ses élèves en reconnaissant leur mérite, vous réaliserez rapidement qu'un tableau Kanban est le moyen idéal d'encourager les élèves et de les inspirer à se surpasser.
La configuration
Chaque section du tableau Kanban (Brainstorming, Préparation, etc.) correspond à une étape du processus de rédaction. Le tableau est entièrement personnalisable avec un nombre illimité de sections, ce qui en fait un modèle facilement adaptable à votre flux de travail. Comme dans un tableau de projet Kanban classique, une fois qu'un élève a réalisé toutes les étapes d'une tâche, celle-ci peut alors être déplacée vers la section suivante. Lorsque le travail s'organise selon une structure Kanban, il est facile pour vous de voir si une tâche est bloquée dans une section depuis longtemps, ce qui peut indiquer qu'un élève rencontre des difficultés. Cela vous permet d'apporter un soutien supplémentaire à un élève si nécessaire.
Curieux de savoir comment MeisterTask peut être utilisé pour transformer un tableau de projet en un hub d'information central pour les élèves ? Lisez notre article de blog sur la manière de faire passer votre classe en ligne.
Chaque tâche du tableau est attribuée à un élève et représente son travail de rédaction, avec l'ensemble de son travail au même endroit. Toutes les informations dont il a besoin pour accomplir son travail peuvent également être ajoutées à sa tâche, et tout est stocké en ligne en toute sécurité selon les plus hautes normes de confidentialité et de sécurité des données en ligne. Aucun risque pour les élèves de perdre ou d'égarer leurs documents ou autres ressources.
Des dates d'échéance peuvent également être définies pour garder les élèves concentrés et dans les temps, et des listes de contrôle peuvent être ajoutées pour leur rappeler ce qui doit être terminé avant qu'ils ne puissent passer à l'étape suivante.
Astuce : utilisez les automatisations pour gagner en efficacité
MeisterTask vous permet d'automatiser certaines étapes de votre flux de travail afin de gagner du temps et de réduire la marge d'erreur. Voici nos meilleurs conseils pour utiliser les automatisations dans votre classe :
Ajouter des listes de contrôle : si toutes les tâches d'une section du tableau comportent les mêmes étapes, vous pouvez les enregistrer facilement dans une liste de contrôle et configurer une automatisation. Ainsi, la liste de contrôle sera appliquée à toutes les nouvelles tâches ajoutées à cette section.
Attribuer une tâche : lorsqu'une tâche est déplacée vers la section Remis, elle peut être automatiquement réattribuée à l'enseignant, déclenchant une notification. Ainsi, vous savez que l'élève a terminé son travail et vous pouvez procéder à son évaluation.
Achèvement automatique : MeisterTask peut automatiquement marquer les tâches comme terminées lorsqu'elles sont déplacées vers la section Remis. Cela donne aux élèves un sentiment de satisfaction une fois qu'ils ont rendu leur travail.
Apprenez-en davantage sur les fonctionnalités de tableau Kanban de MeisterTask.
Vous verrez sur la tâche de Johann qu'il a maintenant coché tous les éléments de la liste de contrôle Préparation, après avoir rayé chaque élément au fur et à mesure de sa progression dans la tâche. Vous remarquerez également que la tâche comprend des pièces jointes. Dans le cas de Johann, il s'agit des mind maps qu'il a créées avec MindMeister lors de la phase initiale de brainstorming du projet, ainsi que d'un brouillon de son travail de rédaction. Son enseignante, Susie, est observatrice du projet, ce qui signifie qu'elle sera notifiée lorsque Johann fait avancer sa tâche sur le tableau, coche des éléments dans la liste de contrôle ou ajoute des pièces jointes. Les observateurs reçoivent des notifications chaque fois qu'une tâche au sein d'un projet est modifiée de quelque manière que ce soit, ce qui signifie que Susie peut rester informée de la progression de tous ses élèves et répondre à toutes les difficultés qu'ils pourraient rencontrer.
Consultez nos 5 meilleurs conseils pour appliquer les idées de gestion de projet dans votre école afin d'améliorer la collaboration et la communication.
Tableau n° 2 : plan scolaire
En tant que directeur d'école, directeur adjoint, inspecteur ou tout autre type d'administrateur, votre priorité est d'assurer le bon fonctionnement quotidien et la réussite globale de votre établissement. Et même s'il n'y a rien de plus gratifiant que de voir un élève réussir, le chemin pour offrir la meilleure éducation possible peut être semé d'embûches. Laissez donc MeisterTask vous le rendre un peu plus simple. Ce tableau Kanban Plan scolaire peut vous aider à assumer vos responsabilités avec aisance, de la gestion des enseignants et du personnel de soutien à la supervision des budgets et des programmes. Tout cela contribue à vous permettre de continuer à fixer les normes éducatives les plus élevées.
Qui utiliserait ce tableau ?
Ce tableau Kanban est parfait pour les administrateurs comme pour les enseignants scolaires, car il peut être utilisé comme une liste de tâches, pour gérer des projets, planifier des cours et collaborer avec ses collègues. La nature collaborative de ce tableau Kanban est particulièrement utile, car elle permet à un chef de département d'inviter tous les enseignants de ce département et de gérer les projets d'équipe à un seul endroit. Elle permet également aux enseignants partageant un poste ou aux groupes d'enseignants de garder un œil sur ce sur quoi chaque membre du projet travaille et de voir en un coup d'œil quand les tâches seront terminées.
Quel que soit votre rôle, ce tableau Kanban est conçu pour vous aider à rester organisé, à définir et atteindre vos objectifs, à planifier à l'avance et à communiquer efficacement. Pour les administrateurs en particulier, la valeur des tableaux de style Kanban dans MeisterTask réside dans la capacité de prioriser le travail, de visualiser la charge de travail et de suivre ce sur quoi travaillent des équipes entières d'enseignants. Tout cela contribue à éviter les goulots d'étranglement, au bon déroulement et à la réussite ultime de votre établissement d'enseignement.
Découvrez comment une école au Royaume-Uni a utilisé MeisterTask comme outil de gestion de projet pour des événements complexes.
La configuration
Ce tableau Kanban comprend quatre sections dans lesquelles les travaux à préparer, à attribuer, à collecter et à rendre peuvent être organisés, et les tâches administratives peuvent être gérées. En suivant le principe Kanban qui consiste à déplacer les tâches de section en section, de gauche à droite, jusqu'à ce qu'elles soient terminées, l'objectif est de finalement déplacer toutes les tâches vers la section Rendu. Examinons chaque section plus en détail :
La section Préparation est l'endroit où toutes les tâches commencent. Ici, les informations sont collectées et ajoutées à la description. Qu'il s'agisse d'une tâche administrative ou d'un cours, la préparation doit être la première étape de la planification de tout projet.
La section Attribué est utilisée pour suivre les travaux donnés aux élèves. En ajoutant la date d'échéance du travail à la tâche, les enseignants verront une tâche devenir orange à mesure que la date d'échéance approche, moment où ils devront commencer à se préparer à collecter les travaux.
Les tâches sont déplacées vers la section Collecté une fois que les travaux ont été collectés, ce qui permet aux enseignants de savoir qu'ils peuvent commencer la correction. Une automatisation peut être configurée pour créer une date d'échéance pour les tâches de cette section.
Les travaux sont déplacés vers la section Rendu après avoir été corrigés. Les tâches peuvent être marquées comme terminées et même archivées si nécessaire. Cette section peut être réutilisée à plusieurs reprises, et les tâches stockées avec tous les documents et listes de contrôle pertinents. Toutes les notes ajoutées par les enseignants resteront également intactes et pourront être utilisées comme référence future.
Si un groupe d'enseignants utilise ce tableau au niveau d'un département, soit la section Collecté, soit la section Rendu peut être omise. Le tableau peut alors être réduit à seulement trois sections, par exemple Préparation, En cours et Terminé.
Ouvrons une tâche du tableau de projet et examinons de plus près certaines des fonctionnalités les plus utiles de MeisterTask dans un environnement éducatif.
Pour donner encore plus de structure à votre projet et faciliter le filtrage, vous pouvez utiliser des étiquettes. Si vos tableaux de projet commencent à se remplir, vous pouvez utiliser des filtres pour n'afficher que les tâches pertinentes pour vos besoins. Dans ce cas, vous pouvez filtrer par Devoirs ou par Travail en classe. Vous pouvez définir des champs personnalisés pour chaque tâche d'un tableau de projet. Les champs de données personnalisés peuvent être ajoutés aux tâches de tout projet, ce qui facilite la catégorisation, la recherche, le suivi et l'ajout d'informations aux projets. Ils peuvent être renseignés avec des nombres, du texte ou un menu déroulant.
Dans ce cas, les champs personnalisés ont été utilisés pour distinguer à quelle classe une tâche est destinée et peuvent aider à suivre ce qui a été préparé pour chaque classe. Cela est particulièrement utile si une classe compte des élèves ayant des troubles d'apprentissage, car des supports spéciaux peuvent être préparés pour cette classe.
Les descriptions sont parfaites pour fournir des informations générales pertinentes pour la tâche tout au long de son parcours. Elles doivent inclure toute information susceptible de faciliter la compréhension d'une tâche.
Les listes de contrôle sont basées sur l'action et sont utilisées pour cocher de plus petits éléments au sein d'une tâche à mesure qu'ils sont terminés. C'est l'une des grandes fonctionnalités collaboratives de MeisterTask, car elle permet à plusieurs membres du projet de regarder une tâche et de savoir instantanément quelles étapes ont été cochées et à quel point la tâche est proche de son achèvement.
MeisterTask dispose également d'une section pour les commentaires dans chaque boîte de dialogue de tâche, il est donc facile de discuter des informations pertinentes pour la tâche de manière transparente et logique. Cela élimine le besoin de chaînes d'e-mails où des informations vitales peuvent facilement passer à travers les mailles du filet. Après tout, la clé n'est pas nécessairement de communiquer davantage, mais de mieux communiquer. L'information est centralisée, de sorte que toutes les parties prenantes y ont accès. Pour être doublement sûr de ne manquer aucun détail important, vous pouvez définir les paramètres de notification afin de continuer à recevoir une alerte par e-mail chaque fois qu'une tâche est mise à jour.
Tableau n° 3 : devoirs et projets
Faire le travail est une chose, mais devoir suivre plusieurs devoirs peut rapidement devenir accablant. La solution ? Les tableaux de style Kanban dans MeisterTask. Ces tableaux de projet visuels, magnifiquement conçus, rendent la gestion du flux de travail un jeu d'enfant. Les élèves peuvent utiliser ce tableau pour avoir en un coup d'œil une vue d'ensemble des projets à venir, des travaux en cours et des devoirs terminés. Ce qui rend beaucoup plus facile de se concentrer sur le travail lui-même. L'expérience d'apprentissage tout entière peut être enrichie par l'utilisation d'étiquettes, de couleurs et de symboles.
Étant donné qu'il est probable que les élèves seront confrontés au cours de l'année scolaire à des projets identiques ou similaires, vous pouvez également utiliser des modèles pour gagner du temps. MeisterTask vous permet de dupliquer des tableaux de projet entiers ou des tâches individuelles afin de créer des modèles qui peuvent être réutilisés encore et encore.
Regardez ce tutoriel vidéo pour voir une gestion des tâches simple pour les élèves en action !
Qui utiliserait ce tableau ?
Ce tableau Kanban permet aux élèves et à leurs tuteurs de gérer facilement leurs devoirs. Non seulement c'est une manière pratique de gérer le travail scolaire, mais c'est aussi un excellent outil pour aider les élèves à acquérir le type de solides compétences organisationnelles et de communication qui leur seront utiles pour leur avenir. Et les élèves adorent MeisterTask parce qu'il est si simple et intuitif – une chose de moins à apprendre !
La configuration
Ce tableau est relativement facile à configurer et ne comporte que trois sections : Ouvert, En cours et Terminé. Simple, mais très efficace. Le tableau est constamment mis à jour à mesure que de nouveaux projets et devoirs sont attribués par l'enseignant, qui peut créer une nouvelle tâche pour chacun d'entre eux. L'utilisation d'étiquettes pour indiquer à quels cours chaque tâche correspond est une excellente fonctionnalité pour les élèves, car ils peuvent rapidement filtrer les devoirs par cours ou par date d'échéance pour gérer leur charge de travail et leurs échéances. Les enseignants peuvent inclure des instructions dans la description de la tâche afin que leurs élèves sachent exactement ce qu'ils doivent faire.
Ce tableau peut accueillir un vaste éventail de devoirs, des devoirs quotidiens aux travaux plus longs comme les projets de groupe ou la préparation de dissertations. Les contrôles et examens peuvent également avoir leurs propres tâches sur le tableau pour aider les élèves à mieux appréhender leur charge de travail. Les élèves peuvent diviser les devoirs en autant de tâches que nécessaire ; disons qu'un enseignant attribue un projet de rédaction, les élèves peuvent alors le scinder en trois tâches distinctes qui pourraient être plus faciles à visualiser et à gérer. Il s'agit d'un tableau très simple et pourtant extrêmement flexible qui se prête exceptionnellement bien à l'environnement scolaire.
Examinons certaines des fonctionnalités qui font de MeisterTask l'outil de gestion des tâches idéal pour les élèves.
Dates d'échéance : les dates d'échéance sont indispensables pour les élèves qui ont une date limite. MeisterTask fait passer une tâche en orange à l'approche de sa date d'échéance, un indice visuel qui maintient les élèves sur la bonne voie pendant qu'ils gèrent leur projet de devoirs.
Filtres : en utilisant des filtres, les élèves peuvent facilement regrouper les tâches selon différents critères. Cette fonctionnalité est conçue pour ne faire ressortir que les informations pertinentes en fonction de vos besoins actuels, rendant le tableau de projet moins chargé. Disons qu'un élève souhaite avoir une vue d'ensemble du nombre de devoirs pour un cours particulier, il peut utiliser cette fonctionnalité pour masquer tous les devoirs qui ne sont pas liés à ce cours. Ou peut-être qu'il a besoin de filtrer les tâches par date d'échéance, lui permettant ainsi de prioriser et de ne jamais manquer une échéance.
Tâches récurrentes : un enseignant peut souhaiter définir des devoirs réguliers à rendre à la même heure chaque semaine. MeisterTask vous permet de configurer une automatisation de tâche récurrente pour les tâches qui doivent être effectuées de manière répétée à intervalles réguliers, ce qui signifie que les élèves n'ont jamais à craindre de manquer un devoir. Cette automatisation est un véritable gain de temps et garantit que les responsabilités ne sont jamais négligées.
Échéancier : la version Meister du diagramme de Gantt, la fonctionnalité échéancier de MeisterTask aide les élèves à visualiser leurs tâches dans un format intuitif basé sur un calendrier. Les dates de début et de fin sont indépendantes des dates d'échéance, donc si un élève crée une tâche comme rappel pour réviser un prochain contrôle, il peut utiliser la fonctionnalité échéancier pour bloquer une période de deux semaines pendant laquelle il a du travail à faire, mais aucun devoir à rendre.
Appliquer l'état d'esprit Agile à l'éducation
Kanban n'est pas réservé aux entreprises. Ces trois exemples ultra-intuitifs de tableaux Kanban pour l'éducation visent à vous donner une idée de la manière dont vous pourriez utiliser la méthode Kanban pour répondre systématiquement aux normes académiques les plus élevées. C'est une méthode qui fonctionne particulièrement bien dans cet environnement, car elle apporte une structure au pipeline et constitue un excellent moyen d'aider les élèves, enseignants et administrateurs à maîtriser leur travail et à gérer leur temps.
Maintenant que vous êtes convaincu des avantages de l'utilisation des tableaux de style Kanban de MeisterTask pour gérer vos tâches éducatives et administratives, il ne vous reste plus qu'à vous inscrire !
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Chez Meister, nous sommes des fervents défenseurs de l'apprentissage et MeisterTask est sur mesure pour l'éducation. Si vous souhaitez utiliser notre outil intuitif de gestion des tâches dans votre établissement, vous pouvez en savoir plus sur nos remises éducatives ici.
