Abovo: So macht die Agentur Projekte effizienter mit MeisterTask.

Abovo ist eine Full-Service-Agentur für Design, Marketing und Werbung mit Sitz in North Dakota. Gegründet wurde sie im Jahr 2017 von Andrew Young, der auch der Creative Director des Unternehmens ist. Bei Abovo dreht sich alles um Innovation, Qualität und die bestmöglichen Ergebnisse für ihre Kund:innen. Von Videografie bis 3D-Modellierung, vom Webdesign bis zum Social-Media-Management – das Team von Abovo hat eine Menge auf dem Kasten. Da das digitale Fachwissen von Abovo sehr gefragt ist, sind einfache und effektive Workflows von größter Bedeutung. Seit 2020 spielt MeisterTask eine grundlegende Rolle bei der effektiven Verwaltung ihrer Projekte – so sehr, dass es laut Andrew nicht mehr wegzudenken ist.

Für viele junge Unternehmen ist es notwendig, ein striktes Budget einzuhalten. Das war bei Andrew und seinem Team nicht anders. In den Anfangstagen von Abovo verließen sie sich auf kostenlose Tools, um ihre Aufgaben und Projekte zu verwalten. Dies führte sie zu Wunderlist – einer einfachen „To-Do“-Listen-App, die ihnen half, organisiert zu bleiben. Dieser App fehlte es aber an Funktionen, um komplexere Aufgaben zu verwalten und ihr ständig wachsendes Arbeitspensum zu bewältigen. Die Lücken in der Funktionalität von Wunderlist wurden immer deutlicher, als das Unternehmen wuchs. Als dann noch Remote Work eingeführt wurde, wurden ihre Arbeitsabläufe noch komplexer. Andrew erklärt:

Da das Team an zahlreichen Projekten arbeitet, die mehrere große Dateien umfassen, benötigte es ein Tool, in dem Links zu diesen Dateien neben kontextbezogenen Projektinformationen und Aufgabenaktualisierungen gespeichert werden können. Viele der von Abovo getesteten Tools erfüllten diese Anforderung nicht. Ohne einen Ort, an dem wichtige Dateien und Dokumente zentralisiert werden konnten, ging viel Zeit mit der Suche nach Informationen und der Nachverfolgung von Anfragen verloren. Auch die Weitergabe von Projektentwicklungen an Kund:innen nahm viel Zeit in Anspruch. 

Als Andrew und sein Team sich für MeisterTask entschieden, verpflichteten sie sich, das Tool zu einem zentralen Bestandteil ihrer Arbeitsabläufe zu machen. Diese langfristige Investition sollte ihre internen Prozesse effizienter gestalten und helfen, eine organisatorische Struktur zu schaffen. Alles war vorhanden – jetzt ging es darum, sie an die Bedürfnisse und den Arbeitsstil des Teams anzupassen. Andrew erklärt:

Das Abovo-Team passt etwa die Überschriften der Projektabschnitte an sein Bedürfnisse an, wie auf dam Projekt-Board oben zu sehen ist. Andrew erzählt, dass sein Team mit dieser Funktion sofort vertraut war. Sie schätzen es, dass das Projekt-Board leicht angepasst werden kann, wenn sich ihre Arbeitsabläufe im Laufe der Zeit entwickeln. Andrew erklärt weiter, dass OFA „Out for Approval“ bedeutet. Wenn eine Aufgabe in diesen Bereich verschoben wird, weiß das Team, dass sie auf das Feedback des bzw. der Kund:in warten. Die Möglichkeit, den Projektstatus und den Zeitpunkt der Fertigstellung zu sehen, ist äußerst hilfreich: Es sind weniger Rückfragen erforderlich, da alle Projektbeteiligten über alle Informationen verfügen, um unabhängig und effizient zu arbeiten. Farbcodierte Tags werden ebenfalls verwendet, damit das Team schnell erkennen kann, ob die Projektfristen flexibel sind. Dies ist vor allem in arbeitsintensiven Zeiten ein Vorteil. So hat das Team jederzeit einen schnellen Überblick über alle Projekte – und kann strategische Entscheidungen schnell treffen.

Dadurch, dass projektbezogene Informationen, Dokumente und Anlagen an einem Ort aufbewahrt werden, hat sich die Abstimmung im gesamten Team verbessert. Ein großer Vorteil für jedes Unternehmen, das flexible Remote- und Home Office-Regelungen einführt. Neben Funktionen für die Zusammenarbeit, wie Kommentare, Checklisten und Anhänge, verwendet Abovo die benutzerdefinierten Felder von MeisterTask, um bei großen Multimediadateien eine Verknüpfung mit dem Route-Server (dem Speicherort der Dateien) herzustellen. Andrew erklärt, dass das Route-Server-Feld in jedem neuen Task enthalten ist. Es dient als ständige Erinnerung, diese Information hinzuzufügen, so dass niemand fehlenden Dateien hinterherlaufen muss. Sich auf solche bewährten Vorgehensweisen wie diese im Team zu einigen, ist für den Erfolg der Abovo-Projekte von größter Bedeutung:

Seit der Implementierung von MeisterTask hat Abovo die Projekteffizienz erheblich verbessert, die Zusammenarbeit rationalisiert und den Zeitaufwand für administrative Aufgaben reduziert. Die Kommunikation mit Kund:innen ist optimiert und transparent, so dass das Team weniger Zeit mit E-Mails und Meetings verbringt und mehr Zeit für das hat, was das Unternehmen voranbringt: seine preisgekrönte kreative Arbeit.

Heute ist MeisterTask ein wesentlicher Bestandteil der täglichen Arbeitsabläufe bei Abovo. Da das gesamte Team das Tool nutzt, können sie mehr Aufgaben schneller erledigen – ohne Kompromisse bei der Qualität einzugehen. Die Möglichkeit, einen Überblick über ein Projekt zu behalten und den Aufgabenfortschritt zu verfolgen, stellt sicher, dass kein Detail übersehen wird. Das hilft Abovo, seinen Kund:innen einen erstklassigen Service zu bieten.

Im Rückblick auf ihre Produktivitätsreise richtet Andrew einige Worte an diejenigen, die sich in den ersten Tagen in einer ähnlichen Situation wie Abovo befinden könnten: