Chelsi Jo Moore: MeisterTask + MindMeister hilft CEOs, bis zu 30.000 Dollar einzusparen.

Chelsi Jo Moore bezeichnet sich selbst als „Corporate Mom“, da sie als CEO, Podcasterin und Produktivitätscoach Beruf und Privatleben erfolgreich vereint. Auf der Suche nach einem guten Tool, um ihren vollen Terminkalender zu verwalten, hat sie ihr eigenes Total Online Business Operation System (TOBOS) entwickelt, das auf MeisterTask und MindMeister basiert.

Seit 2020 hat Chelsi ihr Coaching-Geschäft mit der Meister-Software rasch ausgebaut, ein Team eingelernt und vielbeschäftigten Unternehmer:innen geholfen, „ihr Leben zurückzubekommen“. Über 1.000 Frauen haben ihren Home-Management-Kurs absolviert und ihr TOBOS-Programm ist sehr gefragt: 15 CEOs haben bereits die Beta-Phase durchlaufen.

Bevor Chelsi anderen beibrachte, wie man sich mit MeisterTask und MindMeister organisiert, suchte sie nach Tools, um ihren eigenen Zeitplan besser zu verwalten. Ihr Ziel: Mehr Zeit für das freizuschaufeln, was ihr am wichtigsten ist – gemeinsame Zeit mit ihren Kindern. Bei ihrer Suche stieß sie auf ClickUp und Asana. Allerdings überwältigte sie schon beim Ausprobieren die schiere Menge an Funktionen – ein Reinfall also. Eines Tages stach ihr dann ein Bild des Mapping-Prozesses mit MindMeister ins Auge und so nahm ihre Reise mit Meister ihren Lauf. 

Als die Pandemie ausbrach, stand Chelsi, wie viele andere auch, plötzlich ohne Arbeit da (als Dolmetscherin waren persönliche Treffen unabkömmlich). Sie ließ diese unerwartete Wendung nicht ungenutzt und konzentrierte sich stattdessen voll und ganz darauf, ihr Coaching-Nebengewerbe effizient aufzubauen, indem sie ihre Nutzung von MindMeister und MeisterTask ausfeilte. Schon bald begannen Freunde und Bekannte sich bei ihr zu melden, um ihr Geheimnis zu erfahren. Denn genau wie Chelsi versuchten sie, von zu Hause aus Geld zu verdienen und ihre Arbeit mit familiären und sozialen Verpflichtungen in Einklang zu bringen.

Als ihr Home-Management-System regen Zulauf fand, erkannte Chelsi – oftmals bei denselben Personen – enormen Bedarf nach einer geschäftsbezogenen Variante ihres Ansatzes. Daraufhin entwickelte sie ihren TOBOS-Kurs und nahm 15 CEOs als Teil der Beta-Phase auf. Diese verdienten zwar 6- bis 7-stellige Gehälter, allerdings oft auf Kosten ihres Privatlebens und ihrer mentalen Gesundheit. Auf diesem Interessenkonflikt baut TOBOS auf, indem es einen Weg aufzeigt, erfolgreich zu sein und gleichzeitig als Ausgleich Zeit für sich selbst und die Liebsten zurückzugewinnen.

Die Beteiligung am TOBOS-Programm ist zwar hoch, jedoch beobachtet Chelsi, dass Teilnehmer:innen oft zögern, Zeit aufzubringen, um neue Tools zu erlernen. Für CEOs ist es kontraintuitiv, das Tempo zu drosseln, erklärt Chelsi, da sie sich kaum über Wasser halten können. Einige bleiben lieber bei vertrauten Tools, selbst wenn diese ihnen nicht behilflich sind.

Was aber bringt nun selbst Chelsis wechselmüde TOBOS-Studierende dazu, auf MeisterTask umzusteigen? Kurz gesagt, dass es so einfach zu bedienen ist. Chelsi berichtet:

Da MeisterTask auf Einfachheit ausgelegt ist, kann Chelsi umfassende und robuste Workflows als Teil ihres TOBOS einrichten und dabei den Überblick behalten. Der Haupt-Workflow ist die Drehscheibe oder das „Cockpit“. Hier ist jedes Projekt zentral organisiert. Jede Aufgabe auf dem Board ist mit externen Workflows verknüpft, wodurch ein strukturiertes Netzwerk von Projekten und Aufgaben entsteht. Nach diesem Prinzip bewältigt sie ihre eigenen Geschäftsabläufe und vermittelt denselben Ansatz ihren TOBOS-Studierenden.

Jeden Monat wird ein neues Cockpit-Projekt erstellt, das mehrere Spalten enthält: Ereignisse, To-dos, In Arbeit, Erledigt, Monatsaufgaben und Meetings. Diese betreffen die Handhabung der verschiedenen Programme, die Chelsi betreibt, allgemeine Geschäftsabläufe sowie Tätigkeiten für ihren Podcast etc. Wichtig ist, dass sich immer nur eine Aufgabe „In Arbeit“ befindet. Dies hilft Chelsis Team, Prioritäten zu setzen und Chelsi genau zu sehen, woran ihr Team gerade arbeitet. Sobald eine Aufgabe abgeschlossen ist, sorgt eine Automation dafür, dass diese in die „Erledigt“-Spalte verschoben wird. Dadurch ist das Board jederzeit aktuell und übersichtlich.

Jedes im Google-Kalender des Unternehmens neu geplante Meeting wird automatisch über die MeisterTask Google-Kalender-Integration zum Board hinzugefügt. Sobald ein Meeting gebucht ist, werden zur dazugehörigen Aufgabe automatisch Besprechungsnotizen, eine Agenda und eine Checkliste zur Nachbereitung hinzugefügt. Nach Beendigung des Meetings wird jeder Punkt, den Chelsi nicht im vorgegebenen Zeitrahmen abhandeln konnte:

• in eine To-do-Meeting-Aufgabe zur Wiedervorlage umgewandelt,
• mit dem Datum getaggt, an dem Chelsi ihn in Angriff nehmen kann, und dann
• in die Spalte „Meeting Dock“ verschoben.

Die Integrationen von MeisterTask spielen in Chelsis TOBOS-Geschäftssystem eine maßgebliche Rolle. In einem separaten Projekt-Board hat Chelsi einen Workflow fürs Verwalten von E-Mails eingerichtet, der die Integration von MeisterTask mit Google Workspace nutzt.

Es gibt mehrere Spalten im Board, die es Chelsis Praktikantin ermöglichen, E-Mails nach Typ zu kategorisieren: von Studierenden-Feedback bis zu Podcast-Funktionsanfragen. Chelsi erläutert:

Dank MeisterTask ist es Chelsi möglich, Arbeit an ihre Praktikumskräfte zu vergeben, ohne sich im Micromanagement zu verzetteln. Sie verdeutlicht:

Chelsi hat für Praktikumskräfte ein zentrales Projektboard zum strukturierten Abarbeiten ihrer Aufgaben erstellt. Aufgaben hierauf sind mit einem externen Workflow aus dem Cockpit verknüpft. Jede Spalte steht für eine neue Woche und jede Praktikumskraft hat eigene Aufgaben mit To-dos in Form einer Checkliste. Die Checklisten sind ebenfalls nach Wochen gegliedert und enthalten Links zu Schulungsmaterial, bewährten Verfahren etc. Mit Abhaken der To-dos wandert die Aufgabe über das Projektboard, so dass die Praktikumskräfte – und Chelsi – ihre Fortschritte im Vergleich zu anderen verfolgen können. Auf diese Weise managt Chelsi auch die Fortschritte ihrer TOBOS-Studierenden. Auch sie haben ihr eigenes Projektboard, das ähnlich eingerichtet ist, mit Aufgaben und Materialien, die auf ihre Lernziele zugeschnitten sind. Im Grunde funktioniert der Prozess für viele verschiedene kundenorientierte Anwendungsfälle.

Obwohl sowohl Chelsis systematischer Ansatz als auch MeisterTask sehr vielseitig sind, können sich manche anfangs nur schwer vorstellen, wie sie beide Systeme effektiv für ihre Zwecke kombinieren können. Hier kommt MindMeister ins Spiel. Chelsi teilt eine passende Analogie:

Der entscheidende Vorteil von MeisterTask ist für Chelsi die Klarheit.

Mit ihrem Laserfokus und systematischem Denken hat Chelsi ein robustes, totales Online-Business-Management-System mit MeisterTask als Herzstück geschaffen. Die gut durchdachten Funktionen des Tools zusammen mit Automationen und Integrationen helfen Chelsi dabei, komplexe Workflows zum Leben zu erwecken, während die übersichtliche und bedienungsfreundliche Oberfläche die Verwaltung dieser umfassenden Prozesse vereinfacht.

MindMeister bietet Chelsi und ihren Studierenden einen Ort, an dem sie große Mengen an Informationen organisieren und strukturieren sowie Aktionspunkte identifizieren können, bevor sie diese zur Umsetzung in MeisterTask transferieren. Kombiniert helfen die Tools Chelsi und nun über tausend ihrer Studierenden, produktiver zu arbeiten, was Geld sowie Zeit einspart.

Chelsi, die stets einen Schritt voraus denkt, ist zu einer Art Kupplerin zwischen CEOs und Assistierenden geworden.

Eine von Chelsis Programmabsolventinnen konnte ihre Betriebsabläufe optimieren und 30.000 $ pro Jahr einsparen. Indem sie „alles als Mindmap darstellte und in MT umsetzte“, konnte sie ihr Unternehmen umstrukturieren, Kosten massiv senken und ihre Zeit in Griff bekommen.

Chelsi hat noch einen finalen Rat für alle, die MeisterTask nutzen möchten.