Erfolgsgeschichten
Europaschule Utbremen: 70% weniger Projektaufwand, 90% kürzere Meetings.
Branche
Bildung
Mitarbeiter:innen
100+
Region
DACH
Anwendungsfall
Projektmanagement
In dieser Erfolgsgeschichte
Europaschule Utbremen: Führend in der beruflichen Bildung.
Treten Sie ein in die pulsierenden Hallen der Europaschule Schulzentrum Utbremen, wo Innovation auf Bildung trifft. In ihren Mauern befinden sich 1.850 Schüler:innen, die von einem Team von 155 engagierten Pädagog:innen betreut werden, die über Fachwissen in vier Hauptfächern verfügen: Informationstechnologie, Wirtschaft, Naturwissenschaften und Fremdsprachen. Im Zentrum dieser zukunftsorientierten Einrichtung steht Malte Menzel, ein Fachlehrer, der den Fachbereich Wirtschaft leitet.
Malte Menzel steht an der Spitze von Lehrplaninnovationen und schulweiten Entwicklungsinitiativen und setzt sich dafür ein, dass das Lernen der Schüler:innen über die Lehrbücher hinausgeht. Der Schlüssel zum Erreichen dieses Ziels: das richtige Handwerkszeug. Seit 2021 ist MeisterTask ein wesentlicher Bestandteil der technischen Ausstattung der Schule. Es wird von Lehrer:innen und Schüler:innen gleichermaßen für die Organisation und Verwaltung komplexer und ehrgeiziger Projekte verwendet.
„Die Verknüpfung der Theorie mit der praktischen Wirklichkeit von Projekten ist für unsere Schüler:innen von entscheidender Bedeutung – und ein digitales Tool wie MeisterTask ist für diese Verbindung entscheidend. Es ist für uns die beste Lösung, um unsere Schüler:innen auf die reale Welt vorzubereiten.”
Malte Menzel
Fachlehrer für Wirtschaft, Projektmanagement und Informatik, Fachsprecher für die Wirtschaft – sowie Mitglied der erweiterten Schulleitung, Europaschule SchulZentrum SII Utbremen
Allerdings lief es nicht immer so glatt. Vor der Einführung von MeisterTask behinderten heikle und unflexible Prozesse den Fortschritt und raubten Zeit für das Wesentliche: das Lernen!
Das Problem: Das Potenzial der Schüler:innen wurde durch starres Projektmanagement eingeschränkt.
Die Lehrkräfte der Schule beschäftigen sich seit langem mit der Vermittlung von Projektmanagement in verschiedenen Bereichen, sowohl in der Wirtschaft als auch in der IT, und binden die Schüler:innen aktiv in diesen Prozess ein.
„Jedes Jahr müssen die Berufsschüler:innen im IT-Bereich ein Mittelstufen-Projekt durchführen. In ähnlicher Weise müsen auch die Abiturient:innen fächerübergreifend ein fünftes Prüfungselement als Projekt absolvieren.”
Diese Projekte sind keine Kleinigkeit. Es handelt sich um komplexe Unternehmungen, die reale Herausforderungen beinhalten.
„Unsere Schüler:innen haben bereits zahlreiche ehrgeizige Projekte in Angriff genommen – von der Organisation eines DKMS-Spendenlaufs über die Ausrichtung eines Berufsinformationstages bis hin zur Organisation eines Benefizkonzerts mit zwei Bands aus der Stadt.”
Traditionell verließen sich die Schüler:innen auf umständliche Methoden wie die Erstellung von Projektstrukturplänen in Microsoft Word oder Excel und wagten sich manchmal an Microsoft Project, wenn es die Zeit für eine von Lehrer:innen geleitete Schulung erlaubte.
„Die Verwaltung von Projektarbeitspaketen in Word-Dokumenten bereitete Kopfzerbrechen, da die Informationen über mehrere Dateien verstreut waren, was zu einem Datenwirrwarr führte, das uns letztlich ausbremste.”
Malte erklärt, wie dieser veraltete, starre Projektmanagementansatz zu erheblichen Problemen führte:
„Den Student:inneen fehlte ein ganzheitlicher Projektüberblick, was eine genaue und fundierte Projektplanung erschwerte. Und weil sie keinen Gesamtüberblick hatten, fiel es ihnen schwer, den größeren Zweck ihrer Aufgaben zu verstehen.”
Nicht nur die Schüler:innen waren im Nachteil.
„Für uns Lehrkräfte war die Benotung eine Herausforderung, weil nicht transparent war, wie sich das Projekt entwickelte und wer zu welchen Teilen beitrug. Es gab keine Möglichkeit, Probleme, die während des Projekts auftraten – und deren Lösungen – nachzuvollziehen, es sei denn, sie wurden in den Sitzungsprotokollen dokumentiert – was nicht immer der Fall war. Die gerechte Vergabe von Einzelnoten erforderte einen hohen manuellen Aufwand und viel Liebe zum Detail.”
Die Lösung: Einfaches, transparentes Projektmanagement mit MeisterTask.
Als Malte einen ehemaligen Schüler traf, der schockiert feststellte, dass die Schule immer noch Word und Excel für das Projektmanagement verwendete, beschloss er, etwas zu ändern. Der ehemalige Schüler nutzte Trello an seinem Arbeitsplatz und wies auf die Vorteile eines einfachen Tools hin, das die Kanban-Methode unterstützt. Malte erklärt:
„Ich habe mir daraufhin alle verfügbaren Kanban-Tools angeschaut und bin dabei zum ersten Mal auf MeisterTask gestoßen. Das ist nun schon 10 Jahre her. Und als ich MeisterTask damals dem Kollegium vorstellte, waren alle dafür, es auszuprobieren. Die Herausforderung war allerdings, dass wir Desktop-Computer benutzten. Damals gab es noch keine Laptops oder iPads: Wir mussten extra Computerräume buchen, damit die Student:innen mit dem Tool arbeiten konnten.”
Zu dieser Zeit war die Umstellung auf ein digitales Projektmanagement-Tool zu komplex, und so wurde das Projekt auf Eis gelegt. Jahre später, als Laptops und iPads an der Schule verfügbar wurden, initiierte Malte das Projekt erneut und probierte zunächst Trello und Asana aus, bevor er zu MeisterTask zurückkehrte.
„Trello war für unsere Bedürfnisse zu eingeschränkt. Es war nicht für die Ablage von Dateien optimiert und wenn die Schüler:innen dort etwas hochgeladen hatten, war es schwierig, es wiederzufinden. Auf der anderen Seite haben wir schnell gemerkt, dass Asana zu komplex und daher auch nicht das Richtige für uns war.”
Für Malte war es wichtig, dass das neue Projektmanagement-Tool einfach zu bedienen ist, damit es schnell eingeführt werden konnte. Auch die Sicherheit war ein wichtiges Kriterium. Die Schule untersteht der Senatorischen Behörde Bremen, die strenge Sicherheitsanforderungen stellt. Tools aus den USA etwa dürfen von der Schule nicht eingesetzt werden, da sie oft unter den europäischen Sicherheitsstandards liegen. MeisterTask – mit seiner GDPR-Zertifizierung und seinen strengen Sicherheitsfunktionen – war daher eine offensichtliche Wahl.
„Meine Kolleg:innen konnten nach nur 45 Minuten Schulung mit MeisterTask arbeiten – selbst meine weniger technikaffinen Kolleg:innen fanden es leicht zu verstehen. Und die Student:innen kamen sogar noch schneller damit zurecht. MeisterTask schafft genau die richtige Balance zwischen Funktionalität und Benutzerfreundlichkeit.”
MeisterTask war gleich in seiner Anfangszeit eine große Hilfe für ein besonderes Schülerprojekt: die Aufführung eines Musicals. Mit Hilfe von MeisterTask konnten die Schüler:innen die Aufführung mit Schauspieler:innen, Musiker:innen und Sänger:innen aus einer englischen Partnerschule planen und organisieren. Über 400 Besucher:innen wurden an 4 Terminen eingeladen – es gab also viel zu organisieren.
„Wir hatten relativ viele Aufgaben außerhalb der Schule zu erledigen. Etwa Absprachen direkt am Veranstaltungsort treffen oder den Instrumentenverleih besuchen. Die Schüler:innen konnten ihre Aufgaben vor Ort über die MeisterTask-App verwalten, was ein großer Vorteil war.”
Projektinformationen, Dateien und Fotos wurden direkt in den MeisterTask-Aufgaben verlinkt, so dass die Schüler:innen bei den Nachbesprechungen mit den Lehrer:innenn alles immer leicht finden und teilen konnten. Der gesamte Prozess war nun viel flexibler und effizienter.
Die Schule nutzt derzeit 20 Business-Lizenzen für die Lehrkräfte, die intern laufend weitergegeben werden. Malte erklärt:
„Ich kann Lizenzen für Kolleg:innen, die gerade Projekte abgeschlossen haben, deaktivieren und sie anderen zuweisen. Da das Budget im Bildungsbereich immer eine Rolle spielt, ist diese kosteneffiziente Arbeitsweise ungemein hilfreich. Das ist einer der vielen Gründe, warum ich mich für MeisterTask entschieden habe.”
Für die Schüler:inne ist die kostenlose Basisversion von MeisterTask, die 3 Projekte beinhaltet, ausreichend.
„Obwohl unsere Schüler:innen nur ein Projekt für ihre Aufgabe benötigen, verwenden sie die restlichen zwei oft für die Organisation anderer Lernaufgaben oder sogar für persönliche Projekte – und wir ermutigen sie dazu. Viele Schüler:innen verwenden MeisterTask weiter, wenn sie ins Berufsleben einsteigen.”
Das Ergebnis: 70% weniger Aufwand für die Projektorganisation, 90% kürzere Meetings.
Heute navigieren Malte und seine Kolleg:innen gemeinsam mit ihren Schüler:innen mit Leichtigkeit und Transparenz durch Schulprojekte.
„Die Projektdetails sind kein Geheimnis mehr. Jede:r Schüler:in ist für die eigenen Beiträge verantwortlich, und dies wird im Tool klar dokumentiert, damit die Lehrer:innen es überprüfen können. Die Selbstorganisation ist dadurch stark erhöht und Benotung viel einfacher geworden.”
Das Feedback nach Projekten bestätigt diesen Eindruck, wobei sowohl Lehrer:innen als auch Schüler:innen die Einfachheit und Benutzerfreundlichkeit von MeisterTask loben.
„Wir sehen durchweg positive Ergebnisse. Meine Kolleg:innen sagen mir immer wieder, dass MeisterTask ihren Arbeitsalltag so viel einfacher macht.”
Für Malte liegt der Wert in der Transparenz, die nun über den gesamten Projektablauf besteht.
„MeisterTask ist ein Sicherheitsnetz für uns Lehrer:innen. Wir können den Projektfortschritt der Schüler:innen verfolgen und bei Bedarf sofort eingreifen oder auch nur Unterstützung und Hilfestellung anbieten, um den Schüler:innen zum Erfolg zu verhelfen.”
Ein großer Vorteil von MeisterTask ist für Malte die Zeitersparnis sowohl für die Lehrer:innen als auch für die Schüler:innen. Malte erzählt:
„Projektbesprechungen dauerten früher sehr lange – oft bis zu zwei Stunden. Das war aber auch notwendig für uns, um Informationen auszutauschen. Jetzt, wo wir MeisterTask haben, brauche ich nur noch ein 10-minütiges Gespräch mit jeder Gruppe, da ich die Projektübersicht immer zur Hand habe.”
Der Zeitaufwand für die Projektorganisation hat sich ebenfalls deutlich verringert.
„MeisterTask hat den Zeitaufwand für organisatorische Schulungen und Projektunterstützung um mehr als die Hälfte reduziert, so dass wir uns heute auf sinnvolle Aufgaben konzentrieren können.”
Maltes Rat an alle, die den Einsatz von MeisterTask in ihrem Unternehmen in Erwägung ziehen:
„Es gibt kein vergleichbares Tool auf dem Markt, mit dem man Projekte so einfach und effizient managen kann. Ich – und alle meine Kolleg:innen – können es nur wärmstens empfehlen.”
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