KOKE GmbH: Keine Regelmeetings mehr dank Meister-Software.

Dirk Koke führt die KOKE GmbH seit 2011. In über 10 Jahren hat sich der Full-Service-Dienstleister für Digital Signage auf die Beratung im Bereich der digitalen Kommunikation, der digitalen Werbung sowie Virtual- und Augmented Reality spezialisiert. Heute ist die KOKE GmbH bei Digital Signage – also bei digitalen Medieninhalten zum Zweck der Display-Werbung, Information und Interaktion mit Touch-Systemen – am deutschen Markt fest etabliert. Von der Konzepterstellung, über den Vertrieb der Hard- und firmeneigenen Software bis zur Erstellung der Inhalte und zur Montage und Betreuung der Endgeräte bei Kund:innen: Dirk und sein Team beraten hier umfassend, bei In- und Outdoor-Gerätelösungen.

… und der Erfolg gibt ihm Recht! Seine Expertise zu zukunftsweisenden Kommunikationssystemen, insbesondere in der Virtual und Augmented Reality, wird regelmäßig für Vorträge angefragt. Das ERFOLG-Magazin hat ihn 2023 nun zum „Top Experte Digitale Kommunikation“ gekürt. Eines seiner Geheimnisse? MeisterTask und MindMeister …  

Seit der Unternehmensgründung 2011 ist die KOKE GmbH laufend gewachsen. Vor Corona haben bereits über 40 Kolleg:innen mitgearbeitet, um die digitalen Werbe- und Kommunikationsprojekte individuell abzuwickeln.  Als immer mehr KOKE-Crew-Mitglieder an verschiedenen Aufgaben in verschiedenen Projekten mit verschiedenen Sichtweisen arbeiteten, wurde es immer schwerer, den Überblick zu behalten. Dirk wusste, dass ein fehlender Projektüberblick zu Zeitverzögerungen, Kostensteigerungen oder Ressourcen-Engpässen führen kann. Das wollte er unbedingt verhindern.

So fing das Team um Dirk an, alle Aufgaben in einem Outlook-Kalender einzutragen und alles andere in Meetings abgewickelt. Dabei habe er gehofft, dass die Mitarbeitenden danach alle Aufgaben erledigen und sich dann melden, wenn die Aufgaben erledigt sind. Es hat nicht ganz so gut funktioniert … also hat das Team um Dirk versucht, mit der Aufgabenliste von Microsoft zu arbeiten. Das hat zwar zwar den Überblick der einzelnen Mitarbeiter:innen verbessert … aber dem Team fehlte weiterhin der große Projektüberblick.

So nahm sich ein Projektmanager an, die Tool-Landschaft nach einer besseren Teamlösung zu durchforsten. Trello und viele andere Tools wurden getestet … aber MeisterTask hat letztlich alle überzeugt. Der Grund war für Dirk eindeutig:

Das KOKE-Team nutzt MeisterTask seit 2018 und die Aufgaben sind seitdem nicht weniger geworden. Es sind viele – aber dennoch, hat das Team jetzt mehr Überblick. Dirk erklärt, wie er selbst mit MeisterTask die volle Kontrolle behält:

In seiner Agenda hat Dirk sich die Spalte “Fokus” eingerichtet. Hier packt er alle Aufgaben aus allen Boards hinein, die er selbst bearbeiten möchte.

Die Reihenfolge der Tasks (von oben nach unten in den einzelnen Spalten) ist in Dirks Agenda, aber auch in allen Boards bei KOKE, immer nach Priorität geordnet. Eine Automation hilft weiters, dass Mitarbeiter:innen nicht mehr als 4 Tasks auf einmal an sich binden können, damit kein Mitarbeitender überlastet wird.

Manchmal braucht das KOKE-Team neue Hardware, um Kundenprojekte gut abwickeln zu können. Dafür steht das MeisterTask-Board des Einkaufsteams bereit. Sobald in der Spalte “Wünsche?” etwas eingetragen wird, bekommt der zuständige Einkaufs-Mitarbeiter eine Benachrichtigung. Dieser kann den Bestellwunsch sofort prüfen und freigeben – und ihn in die nächste Spalte des Boards bewegen.

Dirk erklärt, wie das Team neben MeisterTask auch MindMeister in der täglichen Arbeit einsetzt:

Das beweist etwa die folgende sehr komplexe Arbeitsmap, wo Marketing und Vertrieb zusammen all ihre Signage-Ideen für verschiedene Branchen im sammeln. Für einen besseren Überblick, setzen sie Farben ein, um die Ideen den verschiedenen Branchen zuzuordnen. Sie arbeiten auch mit Verbindungen zwischen Elementen, um Beziehungen zwischen verschiedenen Ideen aufzuzeigen und Ihre Map visueller zu gestalten.

Das KOKE-Team verbindet heute die KOKE-Software mit MeisterTask und ermöglicht damit, dass Aufgaben teilweise vollautomatisiert eingespeist werden. Dadurch erspart sich das Team Arbeit und Zeit – und stellt sicher, dass an alles gedacht wird.

Das KOKE-Team nutzt die Meister-Software auch dafür, um unkomplizierter und einfacher mit Externen an einzelnen Aufgaben zusammenzuarbeiten.

Aber nicht nur die Arbeit mit Kund:innen und Externen funktioniert mit MeisterTask einfacher. Auch im Onboarding neuer Mitarbeiter:innen macht die Meister-Software den Prozess schneller.

Dirk gefällt besonders der Aha-Moment, wo es bei neuen Mitarbeiter:innen, die zuvor noch nie mit MeisterTask gearbeitet haben, nach den ersten Arbeitstagen Klick macht.

Unlängst war eine Mitarbeiterin krank, die eine dringende Werbung für einen Kunden hätte bearbeiten sollen, erzählt Dirk. Ein Kollege sprang ein und konnte sofort in der Aufgabe alles sauber nachlesen, alle Dateien finden, die es zu bearbeiten gab.

Und obwohl er ein Freund von persönlichen Meetings ist – Dirk ist heute froh, dass sie keine Regelmeetings mehr haben. Noch vor ein paar Jahren hatte er zweimal pro Woche ein Meeting mit jeder der 5 Abteilungen, also unendlich viele Meetings. Das hat er mit MeisterTask abgeschafft. Das bedeutet mindestens 50% weniger Meetings pro Woche für Dirk.

Kreative Brainstorm-Meetings fallen jedoch nicht weg. Das gemeinsame Brainstormen und der gemeinsame kreative Prozess in der Ideenfindung ist Dirk und seinem Team viel zu wertvoll.