„Mit MeisterTask in 6 Stunden produktiv werden“

Produktivität ist ein Paradoxon: Ein:e Arbeitnehmer:in ist nur so gut wie seine Werkzeuge, aber ein Werkzeug ist nur so gut wie die Person hinter der Tastatur. Genau hier bieten Cathy Fanning und ihr IT-Schulungsunternehmen – The Temporary Alternative – einen einzigartigen Mehrwert auf dem australischen Markt. Mit dem Schwerpunkt auf der Maximierung der Effizienz mit Microsoft Office und 365 ist Weiterbildung das Gebot der Stunde.

Als Meister Partner unterstützt Cathys Team Kund:innen auch bei der Schaffung effizienter, nachhaltiger Prozesse mit Task-Management-Software. Von kleineren Unternehmen (zehn bis zwanzig Mitarbeiter:innen) bis hin zu großen Konzernen mit Hunderten von Mitarbeiter:innenn gibt es viele Wege zum Erfolg. Es gibt jedoch ein Tool, das im Mittelpunkt der Reise steht: MeisterTask.

Als erfahrene Technologieexpertin hat Cathy Fanning ein schärferes Auge als die meisten, wenn es darum geht, den Wert von Produktivitätssoftware zu erkennen. MeisterTask war zwar nicht das erste Task-Management-Tool, das das Team von The Temporary Alternative ausprobierte, aber es war sicherlich dasjenige, das hängen blieb.

Cathys Begeisterung für MeisterTask führte dazu, dass The Temporary Alternative im Jahr 2020 Teil des Meister-Partnerprogramms wurde. Seitdem wird das Tool in zwei Richtungen eingesetzt: um Projekte und der täglichen Arbeit für das interne Team zu organisieren und um MeisterTask Kund:innen zu empfehlen.

Als The Temporary Alternative jedoch wuchs und immer mehr Kund:innen mit immer komplexeren Bedürfnissen betreute, erkannte Cathy bald, dass ihr Ansatz für die Schulung von Kund:innen einen radikal anderen Ansatz brauchte. Um den langfristigen Erfolg zu sichern, war es dringend erforderlich, das Unternehmen zu rationalisieren und das, was The Temporary Alternative predigt, auch in die Tat umzusetzen – Effizienz, Effizienz, Effizienz.

Da viel auf dem Spiel stand, war ein schneller, wiederholbarer Prozess mehr als notwendig. Es war wichtig, unproduktive Zeit zu eliminieren und mehr Kund:innen effektiver und mit weniger Verzögerungen zu erreichen. Glücklicherweise war der Schlüssel zur Verbesserung der Trainingsprozesse bereits zur Hand. Mit den Projektvorlagen von MeisterTask hatte Cathy Zugang zu dem Werkzeug, das The Temporary Alternative in eine gut geölte Produktivitätsmaschine verwandeln würde.

Mit Hilfe ihres Expertenwissens über MeisterTask konzentrierte sich Cathy darauf, Reibungsverluste in Schlüsselbereichen des Kund:innenschulungsprozesses zu beseitigen: Doppelarbeit, die extrem unterschiedlichen Bedürfnisse ihres Kund:innenstamms und das Potenzial für Terminkollisionen. Die Lösung bestand darin, eine MeisterTask-Vorlage zu erstellen, die jede Phase des Kund:innenschulungsprozesses abdeckte: vom Zeitplanmanagement über das Onboarding neuer Unternehmen bis hin zum Projektmanagement nach der Schulung.

Auf dieser Grundlage können Cathy und Team das maßgeschneiderte Schulungsprogramm entsprechend den individuellen Projektanforderungen, der Softwareplattform und den Kund:innenwünschen anpassen und personalisieren. Jeder Projektabschnitt ist in detaillierte Aufgaben unterteilt, wobei Tags verwendet werden, um die Priorität anzugeben, ähnliche Aufgabentypen kontextbezogen zu gruppieren und Informationen auf einen Blick zu geben, damit das Team auf dem gleichen Stand bleibt. Wenn die Vorlage zu einem aktiven Projekt wird, können spezifischere Details – wie Beauftragte, Fälligkeitsdaten usw. – hinzugefügt werden, um die Rollen und Verantwortlichkeiten der Teammitglieder zu 100 % transparent zu machen.

Ein konsistenterer Ansatz bei der Erstellung von Trainingsplänen hat gleich mehrere Vorteile für The Temporary Alternative – egal ob bei der Schulung von Teams im Umgang mit MeisterTask oder jeder anderen Art von Software. Die automatisierte Struktur der Projekte spart auch Zeit bei der Einrichtung von Projekten. Die klare Unterscheidung zwischen Pre-Training, Live-Training und Post-Training stellt sicher, dass keine wichtigen Informationen verloren gehen: weder bei der Vorbereitung, bei den Meetings selbst oder bei der Nachbetreuung.

Cathy hat jedoch festgestellt, dass die Flexibilität von MeisterTask ebenso wertvoll ist wie seine Konsistenz. Die Vielfalt ihrer Kund:innen – die von technisch versierten Administratoren bis hin zu Anfängern reichen – macht die Möglichkeit, den Projektplan anzupassen und diese Änderungen effektiv zu kommunizieren, unbezahlbar.

Für Cathy Fanning ist das Leben jetzt einfacher. Die Einführung der Schulungsprojektvorlage hat einen Prozess geschaffen, der sich durch seine Effizienz auszeichnet: weniger Meetings, weniger E-Mails und mehr Sorgenfreiheit. Ebenso hat die tägliche Nutzung von MeisterTask zu erheblichen Verbesserungen in der Kommunikation geführt: innerhalb des Teams und mit externen Stakeholder:innen. Da sich Kund:innen oft in verschiedenen Zeitzonen befinden, ist der Wert der asynchronen Kommunikation für Cathy enorm groß.

Mit einem Tool für die Organisation von Schulungsprojekten konnte The Temporary Alternative seine wichtige Arbeit fortsetzen – die Bereitstellung von dynamischen, effektiven Software-Schulungen, die Teams weiterbilden – und das auf effiziente, zeitsparende Weise. In der Tat ist der Prozess so rationalisiert, dass neue Kund:innen in Rekordzeit in MeisterTask eingebunden werden können.