Erfolgsgeschichten
UEBE GmbH: E-Mails dank MeisterTask zu 95% ausgerottet.
Branche
Medizintechnik
Mitarbeiter:innen
50
Region
Global
Anwendungsfall
Projektmanagement
In dieser Erfolgsgeschichte
UEBE GmbH: Fiebert seit 125 Jahren nach modernster Medizintechnik.
Die UEBE Medical GmbH ist ein weltweit tätiges Familienunternehmen mit Produkten rund um modernste Medizintechnik zur Selbstkontrolle. Gegründet wurde das Unternehmen 1890 durch Wilhelm Uebe – und erfand dabei auch das erste voll verkapselte und hygienische Fieberthermometer.
Heute verkauft das über 125-jährige Unternehmen Fieberthermometer, Blutdruckmessgeräte und Schwangerschaftstest exklusiv im Fachhandel – und beschäftigt 50 Mitarbeiter:innen, die sich um 4 Produktsegmente bzw. Marken kümmern:
- visomat: Blutdruckmessgeräte der Extraklasse
- visocor: Blutdruckmessgeräte Preisleistungssieger
- cyclotest: Natürliche Familienplanung ohne Hormone
- Domotherm: Fieberthermometer und häusliche Pflege
„Ich arbeite bereits 14 Jahre in der Abteilung Marketing- und Projektmanagement mit 5 anderen Kolleg:innen eng zusammen. Wir nutzen die Meister-Software mittlerweile seit der Hälfte der Zeit, also seit 7 Jahren. Begonnen hat alles, als ich MeisterTask ausprobiert habe – heute arbeitet fast das gesamte UEBE-Team mit allen Tools von Meister.”
Stefan Rappert
Marketing- und Projektleiter, UEBE Medical GmbH
Das Problem: Das Warenwirtschaftssystem war zu unübersichtlich für die Projektsteuerung.
Um seine Projekte zu organisieren, arbeitete Stefan und seine Kolleg:innen bei UEBE mit einem Warenwirtschaftssystem. Eigentlich eine Software, mit der man Warenströme des Unternehmens abbildet. Aber sie hatten dabei auch dessen Aufgaben-Modul für das Aufgabenmanagement und die Dokumentation ihrer Projekte genutzt … das aber nur sehr rudimentär funktionierte.
„Es war nicht so transparent und schnell wie wir es gerne gehabt hätten.”
Die beiden größten Herausforderungen waren:
- Das Erstellen und Ablegen von Aufgaben war umständlich und kompliziert. Fragen wie “In welchem Projektboard bzw. in welcher Mappe legen wir ein Projekt ab?” konnten nicht schnell und einfach geklärt und entschieden werden.
- Die Übersicht hat gefehlt. Die Prozessdarstellung und der Stand der Prozesse waren nicht klar ersichtlich und schnell erfassbar.
So begab sich Stefan auf die Suche nach einem Kanban-Projekttool. Er und seine Kolleg:innen testeten 10 andere Tools, darunter auch Trello und Jira. Es war eine aufwändige und akribische Suche … bis die Entscheidung letztlich auf MeisterTask gefallen ist:
„Trello kam deswegen für uns nicht in Frage, weil das Tool nur in Englisch war. Auch wichtige Funktionen, wie etwa die Automation, die bei MeisterTask ab dem Pro-Abo inkludiert sind, waren bei Trello nur über kostenpflichtige Plug-Ins möglich. Und die Optik hat uns bei MeisterTask auch besser gefallen.”
Auch Jira war letztlich keine Option für UEBE:
„Jira ist ein mächtiges Tool. Das war und ist für unseren Bedarf und Anwendungsfall aber viel zu überladen.”
Die Einfachheit war für Stefan der ausschlaggebende Grund, sich nach dem umfangreichen Test für MeisterTask zu entscheiden:
„Neben der übersichtlichen Optik war der Hauptgrund für Meister die Usability, die Einfachheit der Bedienung. Bei Jira etwa gab es so viele Einstellungen, die für uns nicht wichtig waren.”
Die Lösung: Projektsteuerung und Kommunikation mit der Meister-Software.
Nach seiner Recherche hat Stefan die verschiedenen Tool-Erfahrungen seinen Kolleg:innen aus der IT und Geschäftsleitung vorgestellt – und seine Entscheidung für Meister wurde intern bestätigt und genehmigt.
„Und die Erwartungen, die wir an MeisterTask hatten wurden absolut erfüllt – darum sind wir nach über 6 Jahren immer noch dabei – obwohl wir auch gerne ab und zu neue Tools am Markt ansehen. Wir suchen immer nach Möglichkeiten, uns zu verbessern und effizienter zu arbeiten – und MeisterTask hat sich da immer passend für uns weiterentwickelt. Für uns ist und bleibt MeisterTask einfach die richtige Lösung.”
Das Onboarding war damals unkompliziert. Um die Meister-Software einzuführen, startete Stefan in seiner Marketingabteilung mit kleinen Schulungen und ersten Boards – und von da aus wurde es im Unternehmen ausgerollt.
„Das Schöne am Onboarding war, dass es so unkompliziert war, weil MeisterTask und MindMeister so schnell und einfach zu erklären sind.”
Als wir Stefan fragten, ob die Einführung unserer Tools am Anfang gänzlich reibungslos verlieft, erinnerte er sich, dass sie zu Beginn neben der Meister-Software noch weiterhin das Warenwirtschaftstool für Aufgaben in der Umstellungsphase nutzten. So war ein Teil der Projekte dort und der andere Teil da …das war ein wenig holprig.
„Aber von MeisterTask und seiner einfachen Nutzung und Bedienung waren alle Kollegen von Anfang an zufrieden und begeistert.”
Die Meister-Tools werden zwar (noch) nicht in allen Teams des Unternehmens genutzt, aber in den meisten Teams – vom Management bis zum Hausmeister.
„Am meisten nutzt es bei uns die Marketing-Abteilung. Die Planung der Bespielung der verschiedenen Kommunikationskanäle – wir haben für jeden Kanal ein eigenes Board und eigene Prozesse.”
Stefan liebt auch die Zusammenarbeit mit externen Personen in MeisterTask:
„Es ist total einfach Personen aus anderen Teams oder Unternehmen in das Tool zur Zusammenarbeit einzuladen. Wir arbeiten etwa mit externen Distributoren in manchen MeisterTask-Projekten zusammen.”
Und auch das Einschulen neuer Kolleg:innen in die Meister-Software findet Stefan einfach:
“Wenn heute ein:e neue Mitarbeiter:in hinzukommt, denen zeige ich das Tool kurz – und dann sende ich ihnen den Link zur Meister Academy – damit ist alles erklärt.”
Was Stefan gefällt, ist auch die schnelle Reaktion auf seine Wünsche an unser Meister-Team:
„Mir gefällt, dass wenn ich einen Änderungswunsch habe, ich mich jederzeit bei den Meister-Ansprechpartner:innen melden kann – etwa über die Meister Community – und dass alles so reibungslos und unkompliziert funktioniert. Viele meiner Wünsche wurden übrigens bereits umgesetzt. Ich bin begeistert.”
MeisterTask wird dabei am stärksten genutzt – aber Stefan und seine Kolleginnen des Online-Marketing-Teams verwenden auch MindMeister. Hier werden fleissig Mindmaps für Brainstorming, Marktanalysen, Sidemaps-Anpassungen und -Generierung – und auch Mindmaps für Präsentationen und Schulungen erstellt. Diese werden dann nach der gemeinsamen Erstellung im gesamten Unternehmen zur Ansicht geteilt.
Stefan nutzt dabei gerne die Standard-Mindmap-Vorlage für sein Brainstorming. Aber auch die Eisenhower-Matrix-Vorlage oder die BCG-Vorlage verwendet er gerne für Produktsortimentbewertungen oder -analysen.
Das Ergebnis: Transparente, schnelle und zentrale Projekte – und kein extra Kommunikationstool.
Stefan reflektiert. MeisterTask hat die Kommunition im Marketing-Team komplett verändert:
„Früher sind die Aufgaben zwar angelegt worden im Warenwirtschaftssystem. Aber die interne Kommunikation war trotzdem immer per E-Mail. Mit MeisterTask läuft alles zentral und gesammelt an einem Ort ab – herrlich!”
Als wir Stefan fragten, welches Tool sie neben MeisterTask zur internen Kommunikation verwendenden, war Stefans Antwort: Keines.
„Der Vorteil ist, dass wir unsere Kommunikation mit MeisterTask vollständig zentralisieren konnten. Wir brauchen kein Slack oder Co zur erweiterten internen Kommunikation. Neben ein paar vereinzelten E-Mail reicht für unsere Kommuniktion – die bei uns zu 90% auf Aufgaben bezogen ist – MeisterTask.”
Ein Beispiel-Board in MeisterTask ist etwa das Prozessoptimierungs-Board. Es ist ein komplexeres Board, wo Stefan und sein Team mit automatischen Aufgabenzuweisungen und automatischen Checklisten arbeitet.
„Wenn wir etwa einen Prozess brauchen, um einen neuen Instagram-Post zu erstellen, dann lege ich den in der Spalte “Offen allgemein” an, dann schiebe ich es weiter zur QMB-Prüfung, wo der Task beim Verschieben automatisch eine Checkliste erhält. So kann der Kollege es gut bearbeiten und umsetzen um im Board weiterschieben bis der Prozess erledigt ist. Wenn wir den Tag “Schulung” im Task vermerken, wird übrigens automatisch die Personalabteilung informiert, damit sie die Schulung hinterlegen kann.”
Hinsichtlich Automationen nutzen Stefan und seine Kolleg:innen gerne die Funktion E-Mail an eine Spalte. Wenn es eine E-Mail-Anfrage etwa an den Hausmeister gibt, wird automatisch eine Aufgabe in seinem MeisterTask-Board erstellt.
Stefan hat aber eine andere Lieblingsfunktion – die Agenda. Sie ist das persönliche, anpassbare und private Dashboard in MeisterTask, mit dem Stefan auf Aufgaben aus vielen verschiedenen Projekten an einem zentralen Ort zugreifen kann:
„Meine Lieblingsfunktion in MeisterTask ist die Agenda. Auch wenn ich wahnsinnig viele, wahrscheinlich zu viele Boards offen habe, stresst mich das nicht. Denn ich muss diese nicht mehr extra öffnen und kontrollieren. Ich öffne eigentlich nur mehr die Agenda und sehe alles übersichtlich über die Agenda.”
Nicht nur Stefan … allen UEBE-Kolleg:innen sind Effizienz und Produktivität in der täglichen Arbeit sehr wichtig. Das beweist auch, dass sie etwa in der Marketing-Abteilung bereits beinahe die gesamte E-Mail-Kommunikation stillgelegt haben:
„In unserer Marketing-Abteilung wurden die internen E-Mails dank MeisterTask zu 95% ausgerottet. Das bringt uns mehr Zeit, um effektiv an unseren Projekten zuarbeiten. Und wir brauchen kein zusätzliches Kommunikationstool – wir nutzen MeisterTask für Task Management und die Kommunikation.”
Und dieser Erfolg motiviert. Daher plant Stefan schon, wie sie MeisterTask noch besser für ihre Bedürfnisse nutzen können. Als nächstes wollen Sie eine API-Schnittstelle zur Warenwirtschaft einrichten, damit auch das Einkaufsteam künftig effizient in MeisterTask arbeiten und kommunizieren kann.
„Unser nächstes Ziel ist, dass Warenwirtschaftsaufgaben über eine API in MeisterTask kommen und wieder effizient zurückgespielt werden.”
Zu gutem Task Management zählt für die Teams bei UEBE auch eine gute Dokumentation. Stefan war einer unserer Early Birds bei der Nutzung der Notizen bei MeisterTask.
„Seit einem dreiviertel Jahr nutzen wir die Notizen in MeisterTask täglich – das funktioniert gut für unser Team und unsere Dokumentationen.”
Denn früher hat sich jeder sein eigenes Besprechungsprotokoll erstellt und keiner hat danach mehr was gefunden. Seit UEBE seine Meetings nun seit etwa einem halben Jahr in den Notizen von MeisterTask protokolliert gibt es diesen Stressfaktor und Zeitblocker nicht mehr:
“Die Besprechungsprotokolle in den Notizen sind ein echter Mehrwert für uns. Vor allem die direkte Aufgabenzuteilung, also die Integration mit MeisterTask, hilft uns sehr, Zeit und Sucharbeit einzusparen.”
Dabei unterteilen sie ihre Besprechungsstruktur auch ganz klar und einfach in „Neue Besprechungen“ für geplante Besprechungen, „Offene Besprechungen” für bereits abgehaltene Besprechungen, wo noch Punkte offen sind und „Abgeschlossene Besprechungen”:
„Jede Besprechung wird bei uns sauber vorbereitet. Das vorbereitete Besprechungsprotokoll wird immer gleich im bevorstehenden Termin verlinkt. So können schon im Vorfeld alle zum Termin beitragen.”
Die Notizen dienen aber auch zur Dokumentation der UEBE-Produkte, wie etwa der App cyclotest mySense – wo die UEBE-Kolleg:innen für eine Version ihrer App alles ordentlich und zentral vermerken. Da ist etwa genau vermerkt, wie der Screen der App aussieht und welche Funktionen die App beinhaltet.
Abschließend sieht Stefan den Hauptvorteil in der Nutzung der Meister-Tools wie folgt:
„Seit wir MeisterTask und MindMeister nutzen, sind wir deutlich transparenter geworden. Es wird einfacher zu sehen, wie der Stand eines Projektes ist und was noch offen ist. Die Kommunikation ist einfacher geworden, weil diese nun aufgabenbezogen stattfindet. Wir haben eine höhere Übersichtlichkeit und arbeiten dadurch effektiver und schneller.”
Stefan hebt dann noch einmal extra den Vorteil der Notizen in MeisterTask hervor:
„Unsere Meetings sind dank der vorbereiteten Besprechungsnotizen im Vorfeld deutlich effektiver geworden. Das macht uns schneller – weil in den Notizen dann auch immer die Aufgaben verlinkt sind – und so von den Besprechungsnotizen sogleich übersichtlich losgearbeit werden kann. Außerdem brauchen wir heute dank der asynchronen und zentralen Echtzeit-Arbeit in MeisterTask weniger Meetings als früher.”
Also waren und sind die Meister-Tools für UEBE nach wie vor die richtige Lösung?
„Für uns sind die Meister-Tools die richtige Lösung. Wir verwenden sie seit über 6 Jahren reibungslos und die Tools entwickelten sich seit jeher immer mit. Ich bin immer wieder überrascht, welche neuen deutlichen Verbesserungen die Tools bringen. Etwa als die Agenda eingeführt wurde – das hat mein Arbeiten seitdem nochmal deutlich vereinfacht.”
„Ich persönlich kann die Tools jedem empfehlen. Ich wüsste nicht, welchen Anwendungsfall man nicht damit auf verschiedenen Weisen abbilden kann. Wer mich fragt, dem empfehle ich MeisterTask und MindMeister für effektives Management für Aufgaben, Ideen und Informationen. Einfach ausprobieren – Sie werden begeistert sein.”
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