Erfolgsgeschichten
VR-Bank Würzburg: Warum sie trotz MS Teams und Planner das Meister-Bundle zahlen.
Branche
Banken & Versicherungen
Mitarbeiter:innen
350
Region
DACH
Anwendungsfall
Agiles Projektmanagement
In dieser Erfolgsgeschichte
VR-Bank Würzburg: Archetyp Innovationsbank und First Mover.
Die Volksbank Raiffeisenbank (VR-Bank) Würzburg wurde zwar vor über 110 Jahren gegründet … ist aber alles andere als verstaubt. Damit für die mehr als 88.000 Bankkund:innen alles wie am Schnürchen läuft, gibt es im Hintergrund schon seit über 10 Jahren Lean Management, agile Teamprozesse, laufende Organisationsentwicklung und digitale Transformation.
Der Steuermann des bayerischen Finanzschiffs ist Sebastian Kraft. Der Prokurist der deutschen Genossenschaftsbank verantwortet schon seit bald 12 Jahren alle Themen rund um IT und smarte Datennutzung, Organisationsentwicklung und Standardisierung sowie Automatisierung von Prozessen – für über 30 Geschäftsstellen, für knapp 350 Angestellte. Neu ist, dass das Thema Change Management seit Mitte 2023 stärker im Fokus steht. Sebastians neuestes Ziel als Chief Digital Officer ist es, die VR-Bank Würzburg hierarchie- und funktionsübergreifend in einem Cluster-Ansatz als Innovationsbank aufzustellen – und dabei auch die Änderungen an der digitale Kommunikationsstruktur der Bank umzusetzen.
„Wir wollen mit der VR-Bank Würzburg klar First Mover, also innovativ sein. Wir haben uns dafür dieses Jahr neu aufgestellt. Die Tools von Meister haben uns klar geholfen, dieses Projekt einfach und schnell umzusetzen.”
Sebastian Kraft
Bereichsleiter Bankorganisation und IT sowie Head of Change Cluster/Digitale Transformation, VR-Bank Würzburg
Das Problem: „Mit Planner, To-Do und Teams von Microsoft sind wir limitiert in der Zusammenarbeit.”
Sebastian hat sich vor zirka 5 Jahren MeisterTask- und MindMeister-Lizenzen ins Team geholt. Begonnen haben sie mit 50 Pro-Lizenzen – und haben damit das Teamwork positiv transformiert. Sie können sich hier die 60-minütige Webinar-Aufzeichnung ansehen, wo er darüber spricht.
„Mittlerweile haben wir 100 Business-Bundles von Meister in Anwendung – Tendenz steigend. Das ist genau das, was wir für agiles Projektmanagement und für eine agile Kommunikation als Innovationsbank brauchen.”
Wie soll einst Heraklit so schön gesagt haben: “Nichts ist so beständig wie der Wandel.” Und so ist auch die VR-Bank Würzburg von Change von außen nicht ausgeschlossen. Alle VR-Banken Deutschlands müssen innerhalb der nächsten Jahre von HCL Notes auf Microsoft 365 wechseln. Die VR Würzburg ist eine der ersten Banken, die Ende des Jahres Microsoft Teams und Outlook einziehen lassen – und damit auch Tools wie Planner und To-do.
Was passiert also mit der beliebten Meister Software, an die sich bereits so viele Kolleg:innen über die Jahre gewohnt haben? Der VR-Bank Würzburg-Vorstand fragt Sebastian zurecht:
„Brauchen wir dann Meister überhaupt noch – wenn wir Microsoft 365 dann ohnehin bezahlen?”
Denn mit Geld und Sparen … damit kenne man sich in der VR-Bank Würzburg aus. Und doppelte Lizenzen schreien förmlich nach Einsparpotenzial. Da braucht Sebastian schon gute Argumente, warum er MeisterTask und MindMeister weiterhin behalten möchte.
„Meister muss für uns in Koexistenz weiterleben neben den Microsoft 365-Tools – dafür kämpfe ich zumindest. Warum ist klar: Microsoft Planner ist kein MeisterTask-Ersatz. Wenn wir von MeisterTask zu Microsoft Planner wechseln, verlieren wir mehr als eine schöne Oberfläche. Ohne Berechtigungssteuerungen, Automationen, Berichte und Projektdokumentation büßen wir Team- und Projektkraft ein – und häufen schlimmstenfalls Kosten an, anstatt zu sparen.”
„Auch bin ich bei Microsoft Planner an zugrundeliegende Teams-Strukturen gebunden. Für crossfunktionale Kollaboration ist das nicht ausreichend.”
Auch das Thema der Berechtigungssteuerung ist ein wichtiges Thema, das Sebastian in der Organisation mitverantwortet. Als Bank ist die VR-Bank Würzburg nach MaRisk (Mindestanforderungen an das Risikomanagement) der Bundesaufsicht BaFin unterworfen. Und daher ist es äußerst wichtig, sie sichersen IT-Dienstleister und Lösungen für die Bank zu wählen.
Die Lösung: „Im agilen Projektmanagement und für das Selbstmanagement bleiben wir bei Meister.”
Fragt man Sebastian, warum er MeisterTask und MindMeister tatsächlich weiterverwenden möchte, obwohl die Bankengruppe zukünftig mit MS Teams, Planner und Co arbeiten wird, fallen ihm gleich mehrere Dinge ein. Ein wichtiger Punkt für ihn ist:
„Usability. An Usability denken auch heute noch zu wenige. Aber Meister macht das definitiv gut.”
Sebastian erklärt, dass er vor der VR-Bank Würzburg in der internationalen Unternehmensberatung tätig war und CRM-Systeme für SAP entwickelt hat. Von daher wisse er, wie wichtig Usability ist, und zählt einen weiteren Punkt auf:
„Weil Meister viel schicker, eingänglicher und schöner ist. Die Tool-Nutzung hängt immer an der Usabillity!”
Aber neben Usability und Schönheit eines Tools gibt es noch mehr Entscheidungskriterien. Sebastian erklärt weiter, warum der Planner für Sebastians Team nicht ideal ist:
„Boards hängen im Planner immer an einem Team. Das heißt, ich kann keine freien Boards haben. Und da fängt es an zu haken. Wir unterliegen als Bank der Regulatorik und da haben wir nicht dieses “jeder sieht alle Teams”-Prinzip, sondern das Minimalprinzip. Jeder darf nur das sehen, was er auch wirklich braucht. Wenn aber nun Kollegen aus verschiedenen Teams zusammen an einem Projekt arbeiten wollen, dann wird es mit Microsoft umständlich. Sich da immer kompliziert zu überlegen, in welchem Team das zusammengeführt werden könnte, ist zu träge. Das ist zu langsam und nicht das, was wir in einer agilen, modernen Welt brauchen.”
Agiles Projektmanagement und agile Teamkommunikation sind am Weg zur Innovationsbank das Um und Auf für Sebastian. Daher wird es bei der VR-Bank Würzburg neben Microsoft die Co-Existenz mit Meister geben, denn:
„Für alles, was agiles Projektmanagement oder agile Selbstorganisation betrifft, bleiben wir bei Meister. Da sehen wir Meister als klaren Favoriten. Das befürwortet auch der Vorstand. Das Tool ist agil. Man kann mal schnell ein Brainstorming machen mit Mindmaps – und sobald es konkret wird, wandern alle Aufgaben in MeisterTask.”
Die VR-Bank Würzburg hat ihr gesamtes Projektmanagement inklusive der Methodik in Meister abgebildet. Als Projektübersicht und als “One point of entry” bzw. Inhaltsverzeichnis verwenden sie eine übersichtliche Mindmap. Diese verlinken sie dann zu Sharepoint-Dateien, Kanban-Boards, weiteren Mindmaps, Statusberichten und Protokolle. Von da aus, kann sich das ganze Team durchnavigieren – und die volle Projektübersicht ist jederzeit gegeben:
„Was mich begeistert, ist wirklich die Flexibilität in der Nutzung. Mit Meister kann jeder so arbeiten, wie er möchte. Ich bin etwa MeisterTask-Fan. Wenn ich eine Idee für meinen Change Cluster habe, notiere ich diese zwar zuerst in einer Mindmap. Sobald es aber konkreter wird, erstelle ich ein Board. Andere Kollegen machen es genau anders herum. Was wir vorgeben, sind die Formate, wie etwa die Projektauftrags-Vorlagen. Wie und in welchem Tool die Projekte dann ausgeführt wird, kann jeder nach Bedarf und Vorlieben selbst wählen.”
Dieses flexible Arbeiten, das Sebastian von MeisterTask und MindMeister kennt, würde er sich auch von Microsoft wünschen. Denn das ist, warum die Meister-Software in der gesamten Organisation bis hin zum Vorstand so gut angenommen und akzeptiert wird.
„Der Vorstand und ich arbeiten sogar lieber am iPad als am Bildschirm in der MeisterTask-App – weil die Usability einfach gut ist. Und weil es schnell geht.”
„Wir haben die Freigabe vom Prüfungsverband bekommen, dass wir sogar vertrauliche Daten auf die Apps stellen dürften. Das erleichtert das Arbeiten natürlich, weil man einfach nicht nachdenken muss, wenn man in einem strategischen Projekt eine Datei an den Task anhängt.”
Genau deswegen hat sich Sebastian auch für die Business-Lizenzen entschieden (statt Pro). Die Gastrolle ist für die sichere Zusammenarbeit und Zugriffssteuerung mit Externen eine entscheidende Funktion. Sie spart auch Zeit ein – alle können im selben Board zusammenarbeiten, es müseen kein zusätzlichen mehr erstellt werden.
Auch wenn die Teamsteuerung in der VR-Bank Würzburg künftig über MS Teams abgewickelt werden wird … Sebastian sieht die Grenzen von Teams und Planner auch im Selbstmanagement.
„Dort kann ich kein persönliches ‘Sebastian Kraft MS Teams Kanban’ mehr für mich haben. Da meine Kollegen und ich uns aber ausschließlich über dieses Kanban steuern, brauchen wir weiterhin unser persönliches MeisterTask-Kanban.”
Zu praktisch findet es Sebastian und seine direkten Vorgesetzten, dass er in MeisterTask To-do’s einfach auch unterwegs übers Smartphone einstellen kann, und der andere sofort antworten kann. Auch der Vorstand ist begeistert von dieser Arbeitsweise und arbeitet selbst nichts mehr anders.
Eine Funktion, die Sebastian liebt, weil diese ihm Arbeit abnimmt, ist es Aufgaben per E-Mail zu erstellen. Anstatt Aufgaben an 5 Kolleginnen zu senden und zu riskieren, dass es anschließend wirr auseinander läuft, weil etwa weitere Personen am Verteiler vergessen werden oder immer an alle geantwortet wird, nutzt er die Arbeitsweise im Meister-Kanban. So hat er immer alles an einem Ort dokumentiert und kann mithilfe der @-Erwähnungen die betreffenden Personen direkt über Aufgaben und Status informieren.
„Ich sende mir wahnsinnig gerne E-Mails an mein Meister-Board. So arbeite ich meine Aufgaben ab. Das erspart mir Zeit und es geht wesentlich schneller. Ich sehe dadurch auch die Historie und kann mit diese Tags versehen und dorthin verschieben, wo ich es brauche. Alle relevanten Beobachter füg ich hinzu und bin so schnell in meiner E-Mail-losen Arbeitsweise.”
Das Ergebnis: Großer Nutzen durch Nutzung – und 100% transparente Projekte.
Fragt man Sebastian, wo er den größten Vorteil in der Nutzung der Meister-Tools sieht, antwortet er sofort damit, dass er den größten Nutzen in der täglichen, intensiven Nutzung über Abteilungen hinweg sieht:
„Für mich ist es die größte Erfolgsstory, dass ich es geschafft habe, das gesamte Haus und den gesamten Vorstand durch die Einführung von Meister abzuholen und mitzunehmen in dieses Tool – und dass der Vorstand heute sagt ‘Ich arbeite nicht mehr anders’.”
Die lückenlose, ortsunabhängige und äußerst schnelle Dokumentation ist ein weiteres Ergebnis der Arbeit mit den Meister-Tools.
„Ich habe 100% mehr Transparenz in der Projektarbeit. Uns rutscht nichts mehr durch, wir sind immer up-to-date, es ist immer alles dokumentiert. Und die benötigte Zeit für die Projektdokumentation ist natürlich auch weniger – denn jegliche Kommunikation zu den Aufgaben ist immer automatisch dokumentiert.”
Wenn Sebastian an die Meeting-Kultur im Haus denkt, fällt ihm ein weiterer Vorteil ein:
„Dank MeisterTask und MindMeister geht jeder aus Meetings mit klaren To-dos und konkreten Ergebnissen hinaus. Und diese sind sogleich dokumentiert und jeder kann nachlesen.”
Diese strukturierte Arbeitsweise macht es Sebastian erst möglich, so viele Themen parallel zu bearbeiten – ohne dabei den Überblick zu verlieren.
„Durch die strukturierte Arbeitsweise und Operationalisierung durch die Meister-Tools sind wir effizienter und behält den Überblick. Mir fallen dank MeisterTask und MindMeister – und der Möglichkeit mit Fälligkeiten und Tags zuarbeiten – nur mehr wirklich ganz selten Dinge unter den Tisch.”
Das wiederum reduziert den Stress in Sebastians täglicher Arbeit.
„Für mich sind MeisterTask und MindMeister Effizienzsteigerungs-Tools – aber auch kulturverändernde Tools. Mit ihnen können wir unsere alte Welt, wo “Abarbeiten nach Arbeitsanweisung” an der Tagesordnung stand, in eine innovative, agile und kollaborative Arbeitswelt transformieren.”
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