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Herramientas para la documentación de proyectos: trucos y sugerencias.
Tu guía para la documentación de proyectos.
Un componente importante de todo proyecto es su documentación. Si la realizas correctamente, ayudas a tu equipo, los participantes y administradores a apreciar una imagen panorámica de tus proyectos. En esta página, te preguntaremos:
Documentación de proyectos: te lo explicamos de tú a tú.
¿Qué es la documentación de proyectos?
La documentación de proyectos es el material escrito de tus proyectos. Brinda la información y el contexto que los participantes de tus proyectos necesitan para trabajar eficazmente. Una buena documentación de proyectos puede:
Poner en sintonía a todos los participantes de tu proyecto.
Mejorar la comunicación entre los participantes.
Reducir los riesgos de los proyectos y garantizar mejores resultados.
Documentación de proyectos: ¿Cuál es el ROI?
¿Por qué es importante la documentación de proyectos?
Documentación de proyectos: si está bien estructurada y se encuentra en un lugar accesible, se convierte en el recurso de tu organización del cual se obtiene toda la información. Es el lugar central para los planes, la situación, los procesos de los proyectos y mucho más. Notarás las ventajas de la documentación de proyectos en:
Eficiencia.
Eficiencia.
El 49% de los empleados tiene dificultades para localizar documentos. Cuando la documentación de los proyectos está estructurada, todo se hace más rápido.
Transparencia.
Transparencia.
En lugar de dispersar la información por los canales, todos pueden encontrar la información que necesitan de forma proactiva.
Mejores resultados.
Mejores resultados.
Los equipos con información errónea cometen errores. Información de calidad se traduce en mejores decisiones, más a menudo.
Un proyecto y su respectiva documentación van de la mano.
Prueba MeisterTask y MeisterNote ya mismo.
De principio a fin.
Todas las fases de la documentación de proyectos.
La documentación que necesitas es diferente en cada fase de tu proyecto y está en función de la metodología de gestión que emplees. ¿Esto te confunde? Veamos qué se necesita antes, durante y después del proyecto.
Planificación del proyecto
Antes de que comiences tu proyecto, necesitarás un plan sobre qué debe hacerse, quién se encargará de hacerlo y cuándo.
Con información sobre el inicio y la planificación del proyecto en tu herramienta de documentación de proyectos, podrás comunicar los requisitos desde el principio.
Novedades del proyecto
Mientras tu proyecto esté en marcha, necesitarás un método para mantener informados a tu equipo y los demás participantes. Utiliza tu software de documentación de proyectos para publicar las notas de las reuniones y las actualizaciones del proyecto para que todos aprecien el panorama completo.
Comunicación del proyecto
Tras finalizar un proyecto, los próximos proyectos en tu organización pueden beneficiarse de un registro de las enseñanzas. Anota tus conclusiones en la herramienta de documentación de tu proyecto: incluido el documento de cierre del proyecto y la retrospectiva.
Para todos los gustos.
¿Quién redacta la documentación de los proyectos?
Si eres administrador de proyectos, tu trabajo consiste en aportar a la documentación algo que ayude a tu equipo a sacar adelante los proyectos. Ya que quizás estés gestionando varios proyectos a la vez, una documentación clara y fácil de leer te ayudará mucho a mantener el control de proyectos simultáneos.
La documentación es un trabajo de equipo. La documentación de un proyecto es labor de los expertos en la materia. Si tratas de compartir tu particular visión y tus conocimientos, se trata de una documentación que nadie más que tú puede aportar al proyecto.
¿Qué tipo de documentación de proyectos necesitas?
Tipos de documentación de proyectos.
Hay muchos métodos para documentar proyectos. Cuál necesitas depende del tipo de proyecto que estés llevando a cabo y del sector al que pertenezcas. ¿Buscas un software de documentación de proyectos? Asegúrate de que pueda gestionar lo esencial:
Hojas de ruta de proyectos
Una hoja de ruta es un resumen de los pasos más importantes de un proyecto. Incluye objetivos, logros, dependencias, riesgos y resultados clave. Comparte tu hoja de ruta con los miembros de tu equipo y demás participantes para que le echen un ojo y la asimilen.
Plan de comunicación
Un plan de comunicación te ayuda a definir normas para gestionar los métodos de comunicación interna y la frecuencia de las reuniones. Si todos saben cómo comunicarse antes de comenzar un proyecto, las relaciones laborales se fortalecen y las reuniones se llevan por buen camino.
“MeisterNote es perfecto para documentar proyectos. Las especificaciones, las actas de las reuniones, las listas de tareas pendientes y todo lo demás se almacenan de forma lógica”.
Eva Schindler
Gerente de Socios, Meister
Documentación de procesos
Con el tiempo, los procesos pueden adquirir vida propia. Al poner por escrito los procesos para llevar las cosas a cabo, pueden emplearse de forma recurrente y sin alteraciones. Si bien podría usarse una herramienta diferente para almacenarlos, hay que integrarlos en la documentación de tu proyecto para que estén disponibles para todos.
Informes de situación de proyectos
Los administradores de proyectos elaboran informes sobre la situación de un proyecto para poner al día a los participantes en torno a los avances que se logran. Estos informes comparan el plan del proyecto con el estado en curso en un periodo de tiempo determinado. Incluyen todas las tareas concluidas, un resumen del presupuesto y el calendario, así como las acciones a implementar con los próximos pasos.
Retrospectivas de proyectos
Al concluir un proyecto, debe haber oportunidad para reflexionar. Las retrospectivas suelen plantearse en los talleres y se emplea un documento como guía o registro escrito. Debatir los aspectos positivos y negativos, así como evaluar las alternativas para superar problemas, ayuda a los equipos a mejorar los próximos proyectos.
Elige la herramienta indicada para el trabajo en cuestión.
¿Qué es una herramienta de documentación de proyectos?
Las herramientas de documentación de proyectos (o software de documentación de proyectos) te ayudan y ayudan a tu equipo a crear, organizar y compartir información escrita en torno a tus proyectos. Aunque existen diferencias entre las herramientas de documentación de proyectos del mercado, como mínimo, deben servirte para:
En el lugar preciso.
¿Necesito una herramienta para documentar proyectos?
Si trabajas con proyectos… es probable. Incluso los proyectos más sencillos pueden salirse de control si no existe un plan claro al cual remitirse o si se pierden de vista los avances globales.
Una herramienta de documentación de proyectos permite apreciar el panorama completo. Brinda una forma excepcional de garantizar que la colaboración en un proyecto empiece bien y nunca deje de mejorar.
Encontrarle la cuadratura al círculo.
¿Las herramientas de gestión de tareas pueden documentar proyectos?
En teoría… sí. Pero es como tratar de comer espaguetis con una horquilla. Las herramientas de gestión de tareas son geniales porque documentan todas y cada una de las acciones de cada tarea, pero en proyectos complejos, esto se torna extenuante.
Un software diseñado específicamente para documentar proyectos te brinda exactamente la herramienta que necesitas para poder situarte por encima de todo y gozar de una imagen panorámica. A su vez, esto aporta mucha eficiencia a la realización de tu proyecto en tu herramienta de gestión de tareas o proyectos.
Documentación y gestión de tareas. ¿Y por qué elegir?
Consigue MeisterTask y MeisterNote. Disfruta de ambos.
Documentación de proyectos para todos.
¿A quién ayuda una herramienta de documentación de proyectos?
Administradores de proyectos
Administradores de proyectos
Mantén una visión panorámica.
Los administradores de proyectos pierden tiempo comunicando lo mismo a diferentes personas. Si bien con un software de documentación central de proyectos no prescindirás de dar a conocer actualizaciones por escrito, sí ahorrarás tiempo porque no lo destinarás a reuniones ni a mantener al día a los participantes a través de correos electrónicos y chats.
Equipos de proyectos
Equipos de proyectos
Encuéntralo. Léelo. Ejecútalo.
Las herramientas de documentación de proyectos ayudan a los equipos de proyectos a llevar a cabo su trabajo. Cuanto mejor comprende cada miembro del equipo el contexto de su trabajo, mejor puede usar la información que se comparte para alcanzar los objetivos del proyecto. ¡Menos palabras y más acciones!
Líderes de organizaciones
Líderes de organizaciones
Disponibilidad expedita de la información.
Los líderes de las organizaciones son los administradores de los administradores, por lo que a menudo tienen que controlar varios proyectos a la vez. Una herramienta de documentación de proyectos hace que sea fácil dar seguimiento a los obstáculos y logros: en lugar de esperar actualizaciones, la información se localiza de forma proactiva.
Participantes externos
Participantes externos
Todos al tanto.
No hay que olvidar a los participantes externos: socios, clientes o trabajadores autónomos. Un software de documentación de proyectos facilita el trabajo de los participantes: la información necesaria está disponible sin demandar una comunicación constante.
¿Buscas la solución perfecta?
Qué buscar en un software de documentación de proyectos.
Tu software de documentación de proyectos debe adaptarse bien a tu equipo. Dado que muchos equipos no están familiarizados con las herramientas de documentación de proyectos, es indispensable que solo exijan intuición. También tendrás que asegurarte de que la herramienta que elijas permita a tu equipo trabajar conjuntamente en la documentación y que funcione bien con las demás herramientas que usan.
Documentación intuitiva de los proyectos.
Tu herramienta no debe tener ninguna barrera que te dificulte usarla. Tiene que ser fácil crear nuevos materiales y encontrar la documentación existente de tus proyectos.
Documentación colectiva de los proyectos.
Tu herramienta debe permitir que los usuarios colaboren en la documentación, ya sea editando directamente los contenidos o participando en diálogos.
Documentación integral de los proyectos.
Asegúrate de poder incrustar archivos externos en tu documentación o incluso crear enlaces directos a las tareas de tu herramienta de gestión de tareas.
Una herramienta de visión panorámica.
Documentación de proyectos con MeisterNote.
MeisterNote es una herramienta de documentación de proyectos que se incluye con cada licencia de MeisterTask. Ayuda a los equipos a mantener una visión panorámica de los proyectos que gestionan en MeisterTask. Para ello, ofrece funciones clave para crear, organizar y colaborar en la documentación de los proyectos.
No separes los proyectos de su documentación.
Comienza ya mismo tu próximo proyecto.
Elige bien.
¿MeisterNote es una buena herramienta para documentar proyectos?
Estamos convencidos de que lo es. Una vez que comiences a usar MeisterNote para documentar tus proyectos, notarás ciertas mejoras sustanciales al llevarlos a cabo. MeisterNote brinda excelentes beneficios a administradores, equipos y demás participantes de los proyectos.
Ahorra tiempo
Los estudios demuestran que los trabajadores pierden más de 3 horas de su tiempo diariamente buscando información, ya sea en bandejas de entrada de correos electrónicos u otros lugares. Con MeisterNote, puedes mantener la información importante de los proyectos donde debe estar: en tu herramienta de documentación de proyectos.
Mira el panorama completo
MeisterNote ayuda a los equipos de proyectos a ver sus proyectos como una imagen panorámica, no como un flujo de actualizaciones de tareas. MeisterNote estructura la información importante de forma muy clara, lo cual eficientiza la gestión de proyectos en MeisterTask.
Aprende continuamente
Los equipos deben sacar provecho de la documentación tras finalizar sus proyectos. Con MeisterNote, los aprendizajes de los proyectos pasan a formar parte del acervo de conocimientos de una organización, lo que redunda en beneficios a largo plazo en términos de eficiencia y desarrollo de los empleados.
Una herramienta que mueve proyectos.
Documenta mejor tus proyectos con MeisterNote.
¿Ya quieres crear tus primeros materiales de documentación de proyectos en MeisterNote? He aquí algunas sugerencias clave para documentar proyectos.
Centraliza.
La documentación de un proyecto solo es útil cuando la empleas. Exhorta a tu equipo a empezar a utilizar MeisterNote como su única fuente de información al documentar sus proyectos: les fascinará.
Mantén una estructura.
Define una jerarquía de notas en MeisterNote para estructurar la documentación de tu proyecto. De este modo, tu equipo de proyectos y los demás participantes podrán encontrar y usar la información.
Sé coherente.
La documentación de proyectos en su gran mayoría sigue un formato similar. Usa plantillas para ahorrar tiempo en las notas que se usan con más frecuencia. Utiliza una de las nuestras o crea la tuya en MeisterNote.
Colabora.
La comunicación no es unidireccional. Puedes usar MeisterNote para mantener las conversaciones de tu equipo dentro de un tema: los comentarios se agrupan en diálogos para facilitar la navegación.
Mantente al día.
Define un convenio de denominación que indique la fecha de creación de los documentos. También podrías plantearte un calendario para auditar y sustituir la información obsoleta.
Integra.
MeisterNote funciona con las herramientas que tu equipo prefiere. ¡Incrusta archivos externos en la documentación de tus proyectos y usa la integración con MeisterTask para crear tareas desde tus notas!
De los planes a la acción.
La integración MeisterNote-MeisterTask.
La documentación de un proyecto debe facilitar su éxito, no convertirse en un trabajo adicional. Usa la integración MeisterNote-MeisterTask para dar seguimiento a todos los objetivos de tus proyectos y gestionar las acciones a realizar directamente desde la documentación de tus proyectos.
Respuestas a tus preguntas.
Documentación de proyectos: preguntas frecuentes.
¿Qué software de documentación de proyectos me conviene?
Es crucial elegir el software adecuado si de documentar proyectos se trata. La mejor opción para tu equipo dependerá de tus necesidades específicas. Ten en cuenta el estilo de trabajo de tu equipo, sus habilidades técnicas y tu presupuesto al evaluar las funciones e integraciones que ofrece cada software. Asimismo, a la hora de tomar tu decisión, no olvides tomar en cuenta qué tan fácil es usarlo y su grado de disponibilidad.
¿Qué características debe tener mi herramienta de documentación de proyectos?
Una herramienta de documentación de proyectos adecuada puede marcar la diferencia. Aspectos como control de versiones, funciones de colaboración, motor de búsqueda y opciones de personalización facilitarán mucho el proceso de creación y colaboración en tu proyecto. También debes tener en cuenta que la documentación de tu proyecto tendrá mucha más relevancia si se integra a tu herramienta de gestión de proyectos.
¿Por qué necesito un software de documentación de proyectos y otro de gestión de tareas?
Tu proyecto puede beneficiarse tanto de un software de documentación de proyectos como de uno de gestión de tareas. Los software de gestión de tareas son perfectos para administrar una comunicación específica, por ejemplo, al compartir opiniones sobre tareas concretas. Como esto se torna abrumador en proyectos más grandes, un software de documentación de proyectos es más adecuado para tener una visión panorámica de los avances, logros y obstáculos globales.
¿Necesito documentar los proyectos siempre?
La documentación de proyectos siempre es útil, independientemente del tamaño o la complejidad del proyecto. Incluso en los proyectos más pequeños es necesario registrar objetivos, tareas, plazos, decisiones y resultados. Pero lo más importante es que una documentación de calidad ayuda a tu equipo a alcanzar el éxito. Cuando se vuelve un hábito documentar los proyectos, se fomenta la transparencia, se beneficia el intercambio de conocimientos y la documentación se emplea como un recurso valioso para el aprendizaje grupal.
¿Quién debe tener acceso a mi herramienta de documentación de proyectos?
Tu herramienta de documentación de proyectos contendrá información que será útil para todos los participantes del proyecto: miembros del equipo, administradores del proyecto, clientes y cualquier otra persona implicada en el mismo. Pero asegúrate de no restar importancia a controlar quiénes tienen acceso. Establecer funciones y permisos es útil para proteger los datos, la confidencialidad y evitar accesos no deseados a la información sensible del proyecto.
¿Cómo sé si la documentación de mi proyecto es buena?
La calidad de la documentación de tu proyecto depende de los beneficios que aporte a tu equipo de proyectos y a tu organización en su conjunto. Evidentemente, cuando la información es completa, clara, coherente, precisa y está organizada, es más útil que cuando carece de todo ello. La mejor forma de averiguar dónde se sitúa tu documentación en términos de calidad es simplemente pedir a los participantes que compartan sus opiniones.
Mejor documentación. Mejores proyectos.
