Können Sie Ihrem Team den Unterschied zwischen Effizienz und Effektivität aus dem Effeff erklären? Schon 1963 sagte der Management-Papst Peter Drucker, dass viele Manager:innen die beiden Begriffe durcheinander bringen. Heute, über 70 Jahre später, ist es oft noch immer unklar. Wahrscheinlich, weil es noch nicht einfach und greifbar genug erklärt wurde. Das wollen wir hier anhand Praxisbeispielen versuchen – und Ihnen zeigen, wie Sie die Aufgaben im Team auf einfache Weise effizienter und effektiver erledigen können.
Lesen Sie in diesem Artikel:
- Was ist Effizienz? Eine einfache Definition. Ein greifbares Beispiel.
- Was ist Effektivität? Eine einfache Definition. Ein greifbares Beispiel.
- Was ist der Unterschied zwischen Effektivität und Effizienz?
- Effizienz oder Effektivität: Was ist wichtiger für mein Team?
- Wie kann ich die Effektivität und Effizienz im Team noch heute verbessern? 10 Tipps.
Mehr zum Thema Effizienz und Produktivität erfahren Sie auf unserer Übersichtsseite zu Produktivität.
Was ist Effektivität? Eine einfache Definition. Ein greifbares Beispiel.
Das Verhältnis von Ihrem Ergebnis zu Ihrem Ziel ist Effektivität.
Effektivität = Ergebnis / Ziel
Effektivität bedeutet eine Wirkung zu erzielen. Arbeiten Sie effektiv, heißt das also, dass Sie das gesetzte Ziel erreichen.
- Egal, wie lange Sie brauchen.
- Egal, wie Sie dorthin kommen.
- Egal, mit welchem Aufwand.
Die Qualität, mit welcher Sie das Ziel erreicht, ist nebensächlich. Wenn das Ziel etwa also ist, alle Mitarbeiter:innen upzudaten, ist auch das Update per Schreibmaschine dementsprechend effektiv.
Wahre Effektivität kann aber nur stattfinden, wenn Sie Ihr(e) Ziel(e)e richtig und klar definieren. Nur dann kann Ihr Team „das Richtige“ tun, bzw. “richtig effektiv sein”. Allerdings können Sie bei moving targets – oder wenn Sie zu vage Ziele verfolgen à la „Zufriedene:r Kund:in“ keine Effektivität messen.
Wer weiss, was richtig ist, wird auch das Richtige tun.
Es kann also durchaus effektiv sein, eine bestimmte Aufgabe nicht zu beginnen, weil das Ziel nicht klar definiert werden kann.
Praxisbeispiel Effektivität
Wenn Sie etwa im Team das Ziel haben, mehr Aufgaben in weniger Zeit zu erledigen, wären effektive Lösungen demzufolge etwa
- mehr Mitarbeiter:innen einzustellen,
- mit einer externen Agentur zusammenzuarbeiten,
- in ein Coaching für alle Mitarbeiter:innen zu investieren
- oder ein x-beliebiges Task-Management-Tool einzusetzen.
Sie fragen sich, ob Ihr Team richtig effektiv arbeitet? Effektive Teams nutzen ihre Stärken, um sich auf Ergebnisse und Kund:innen zu fokussieren. Prüfen Sie also, ob Ihr Team das auch tut.
Was ist Effizienz? Eine einfache Definition. Ein greifbares Beispiel.
Das Verhältnis von Ihrem Ergebnis zu Ihrem Aufwand ist Effizienz.
Effizienz = Ergebnis / Aufwand
Effizienz bedeutet eine Wirkung mit möglichst geringem Aufwand zu erzielen. Arbeiten Sie effizient, heißt das also, dass Sie das gesetzte Ziel ressourcenschonend erreichen.
- Entweder in möglichst geringer Zeit.
- Mit kleinstmöglichem Geld- oder Materialeinsatz.
- Oder mit kleinstmöglichem Personaleinsatz.
Effizienz ist die Faulheit der Intelligenten.
Die Qualität, mit welcher Sie das Ziel erreicht, ist dabei daher entscheidend. Wenn das Ziel also wie vorhin etwa ist, alle Mitarbeiter:innen monatlich upzudaten, ist das Update per Schreibmaschine zwar effektiv, aber nicht effizient. Effizient wäre es hingegen, wenn Sie das Update etwa
- mit einer Vorlage automatisieren,
- nicht per E-Mail aussenden, sondern an einem zentralen, für jedes Teammitglied zugänglichen Ort ablegen
- und/oder Ihr Team in Ihrer Task-Management-App von unterwegs aus erwähnen und zentral benachrichtigen.
In diesem Sinne sparen Sie mit jedem der oberhalb genannten Beispiele Zeit, Geld, Material/Raum und/oder Personaleinsatz. Sie arbeiten daher ressourcenschonend und effizient. Und: Je mehr Bereiche Sie einsparen, desto effizienter agieren Sie also.
Somit können Sie Effizienz auch mit dem Pareto-Prinzip gleichsetzen. Das Prinzip besagt, dass mit nur 20 Prozent der Arbeit 80 Prozent vom Ziel erreicht wird. Ihr Team kann das erreichen, wenn es weiß, was die essenziellen Aufgaben sind und was vernachlässigt werden kann.
Praxisbeispiel Effizienz
Wenn Sie beispielsweise im Team das Ziel haben, mehr Aufgaben in weniger Zeit zu erledigen, wäre die effizienteste Lösung, ein Task-Management-Tool einzusetzen. Es Ihnen hilft, Ihre Workflows zu strukturieren mit:
- Aufgabeninhaber:in,
- Aufgaben-Frist,
- Zeitleiste
- und einem Projektüberblick.
Es sollte für Teams, für Ihre Branche und für Ihren Anwendungsfall erprobt sein – und gute Bewertungen direkt aus der Branche aufzeigen.
Capterra listet Ihnen beinahe 400 Task-Management-Tools auf, aus denen Sie wählen können, um Ihre Projekte ressourcenschonend – also effizient – abzuwickeln. Wenn Sie diese große Auswahl überfordert (wir verstehen das!), hilft Ihnen vielleicht die Tatsache, dass wir MeisterTask genau aus dem Grund für Teams wie Ihres entwickelt haben – damit Sie sich nicht überfordert fühlen. Vergleichen Sie alle Tools gerne selbst – oder nehmen Sie die Abkürzung, und sehen Sie sich an, warum MeisterTask das einfachste (und sicherste!) Task-Management-System für Ihr Team ist.
Sie fragen sich, ob Ihr Team effizient arbeitet? Effiziente Teams arbeiten trotz begrenzter Ressourcen erfolgreich, weil sie sich bei der Arbeit immer auf den nächsten Schritt konzentrieren und ihren Fortschritt anhand von Kennzahlen messen können. Prüfen Sie, ob Ihr Team das auch tut.
Abgrenzung Produktivität
Ein breiter Irrglaube ist, Effizienz mit Produktivität gleichzusetzen. Da gibt es jedoch einen feinen Unterschied – den Sie ab sofort wissen, nämlich:
- Wenn Sie die Effizienz erhöhen wollen, wollen Sie die notwendigen Ressourcen reduzieren.
- Wenn Sie hingegen die Produktivität erhöhen wollen, wollen Sie mit Ihrem festen Maß an verfügbaren Ressourcen das Ergebnis erhöhen.
Was ist der Unterschied zwischen Effektivität und Effizienz?
Wir hätten Ihnen den Unterschied zwischen Effektivität oder Effizienz auch in drei Absätzen erklären können – das wäre effektiv gewesen und hätte zum Ziel geführt. Aber die effektive und effiziente Antwort ist das Bild oberhalb …
Warum ist das Bild der effizientere Weg? Weil Sie das gleiche Ziel (die Information aufnehmen) in kürzerer Zeit und mit geringerem Aufwand erreichen.
Auch folgendes Bild zeigt Ihnen den Unterschied zwischen Effektivität und Effizienz – auf effiziente Weise:
Sie können Informationen effizienter aufnehmen, wenn Sie anstatt einem Bild eine Liste vor sich haben? Dann ist diese Liste für Sie:
Effizienz oder Effektivität: Was ist wichtiger für mein Team?
Arbeitet Ihr Team effektiv, aber nicht effizient, erledigt es die richtigen Aufgaben – aber braucht dafür zu viel Zeit, Personal oder Kosten. Wenn Ihr Team hingegen effizient arbeitet, aber nicht effektiv, erledigt es Aufgaben mit wenig Aufwand – priorisiert aber die falschen Arbeiten.
Es gibt nichts Sinnloseres, als etwas mit großer Effizienz zu tun, das man gar nicht tun sollte.
Finden Sie daher immer zuerst heraus, was Sie tun müssen, um ans Ziel zu kommen. Fragen Sie sich erst danach, wie Sie am produktivsten bzw. wirtschaftlichsten dorthin kommen. Es gilt: Effektivität geht immer vor Effizienz – aber nur zusammen liefern sie das perfekte Ergebnis für Ihre Projekte.
Das passiert, wenn Sie nur effektiv oder effizient vorgehen:
- Effizient, aber nicht effektiv: Ihr Team erledigt in kurzer Zeit eine große Aufgabe – welche aber weder kurz- noch langfristig zum Erfolg des Unternehmens beiträgt. Ergebnis: Der Erfolg bleibt aus – Geschäftsleitung und Ihr Team sind nicht zufrieden.
- Nicht effizient, aber effektiv: Ihr Team erledigt eine fürs Unternehmen wichtige Aufgabe – benötigt dafür aber sehr lange. Ergebnis: Der Erfolg kommt zu spät – Ihr Team ist womöglich müde und die Geschäftsführung dennoch nicht zufrieden.
- Weder effizient noch effektiv: Ihr Team bekommt keine klare Anweisung, was zu tun ist und dreht sich im Kreis. Keiner weiß, wer wofür zuständig ist. Ergebnis: Keine wertvolle Arbeit wird durchgeführt, der Erfolg des Unternehmens ist gefährdet.
- Effizient und effektiv: Ihr Team erledigt wichtige Aufgaben in kurzer Zeit. Ergebnis: Ihre Kund:innen sind zufrieden und kaufen gerne (weiterhin) bei Ihnen ein.
Am erfolgreichsten arbeiten Sie, wenn Sie beide Seiten berücksichtigen – und effektiv und effizient im Team arbeiten.
Wie kann ich die Effektivität und Effizienz im Team noch heute verbessern? 10 Tipps.
Sie wissen also jetzt, warum Sie und Ihr Team effektiv und effizient agieren sollen. Jetzt bleibt noch die Frage, wie Sie es schaffen, Ihre Effektivität und Effizienz im Teamwork effektiv und effizient zu erhöhen – am besten heute noch.
Sie denken, es ist schwierig? Wir sagen: Es ist einfach!
Lassen Sie Ihr Team daher noch heute effektiver und effizienter arbeiten – mit unseren 10 Tipps und Ressourcen:
- Analysieren Sie Ihre Ziele. Reflektieren Sie, ob Sie an der Basis ansetzen und Ihre Ziele oder Zielerreichungs-Methoden überarbeiten müssen.
- Entlarven Sie Ihre Effektivitätsbremsen. Reflektieren Sie, ob Ihre Projekte und Aufgaben im Team nach wie vor den Teamzielen und den übergeordneten Unternehmenszielen entsprechen. Wenn Sie Aufgaben entdecken, die keinen kurz- oder langfristigen Beitrag zum Team- und Unternehmenserfolg liefern, stoppen Sie diese – oder ändern Sie sie so ab, dass diese wieder wirksam sind.
- Entlarven Sie Ihre Effizienzbremsen. Tragen Sie im Team in einer gemeinsamen Notiz oder Mindmap zusammen, was aktuell Prozesse erschwert oder Ärger verursacht. Sie finden dazu in unserem Blogartikel 8 Strategien zur Verbesserung der Arbeitseffizienz die 5 häufigsten Effizienzbremsen von Teams als Anhaltspunkt.
- Vereinfachen Sie Ihr Team-Management. Holen Sie sich diese 6 Tipps dazu.
- Erhöhen Sie die Team-Performance Ihres Teams. So geht’s einfach.
- Beleuchten Sie die Ressourcenplanung Ihrer Projekte. Starten Sie damit, Ihren Projektzeitplan erfolgreicher zu gestalten.
- Steigern Sie die Produktivität in Ihrem Team – mit 3 erprobten Zeitmanagement-Methoden.
- Erkennen Sie die 5 Warnsignale schlechter Team-Kommunikation – und verbessern Sie die Kommunikation im Team schon morgen.
- Reflektieren Sie, ob es in Ihrer Zusammenarbeit in Projekten noch Spielraum nach oben gibt – und setzen Sie auf kollaboratives Projektmanagement.
- Entscheiden Sie nicht mehr alles alleine. Erkennen Sie, wie effizienter Sie mit einer Entscheidungsfindung im Team agieren können.
Wie Sie das am schnellsten und einfachsten in Ihrem Team effektiver und effizienter arbeiten? Mit MeisterTask!
Auf zu effektiven und effizienten Projekten!
Im Grunde genommen haben Sie jetzt das Wissen, um Ihrem Team den Unterschied zwischen Effizienz und Effektivität klar zu vermitteln und sie auf den Weg zu einer noch erfolgreichen Zusammenarbeit zu führen.
Indem Sie sich darauf konzentrieren, die richtigen Dinge richtig zu tun und dabei sowohl Effektivität als auch Effizienz zu optimieren, werden Sie nicht nur die Leistung Ihres Teams steigern, sondern auch das Erreichen Ihrer effektiven Ziele effizienter gestalten.
Nutzen Sie die Erkenntnisse und Tipps aus diesem Artikel, um Ihre Teamprojekte noch besser und einfacher voranzutreiben. Heute ist der perfekte Tag, um den ersten Schritt zu machen und Ihr Team auf den Weg zu einer noch erfolgreichen und effektiveren Zukunft zu führen.
Viel Erfolg!
FAQs
Was ist Effektivität?
Effektivität bedeutet, das Richtige zu tun, und wird durch das Verhältnis von erreichtem Ergebnis zu gesetztem Ziel definiert. Dabei ist es unerheblich, wie Sie das Ziel erreichen oder was Sie dazu aufwenden. Wahre Effektivität erfordert klare Ziele und eine Fokussierung auf Ergebnisse und Kundenbedürfnisse.
Was ist Effizienz?
Effizienz ist das Verhältnis von Ergebnis zu Aufwand – wobei das Ziel ist, eine Wirkung mit möglichst geringem Aufwand zu erzielen. Das kann Zeit, Kosten oder Personaleinsatz sein. Effizient zu arbeiten bedeutet, dass Sie die essenziellen Aufgaben identifizieren, Ressourcen schonen und sich auf den nächsten Schritt konzentrieren.
Was ist der Unterschied zwischen Effektivität und Effizienz?
Effektivität bezieht sich darauf, die richtigen Dinge zu tun und das Ziel zu erreichen, während Effizienz sich darauf konzentriert, die Dinge auf eine ressourcenschonende Weise zu tun und den Aufwand zum Ziel zu reduzieren. Effektivität ist das Erreichen des Ziels, während Effizienz bedeutet, dies mit minimalem Aufwand zu tun.