Erfolgsgeschichten
Ingdilligenz: Sicher, agil und nachhaltig mit MeisterTask + MindMeister.
Branche
Beratung
Mitarbeiter:innen
10–50
Region
DACH
Anwendungsfall
Projektmanagement
In dieser Erfolgsgeschichte
Ingdilligenz: Hilft Unternehmen mit Daten, nachhaltigere Entscheidungen zu treffen.
Im Leben gibt es keine Zufälle … aber bewusst gewählte Gedanken und Entscheidungen. So entschieden sich die beiden Gründer:innen Jana Ingendahl und Marcus Dill 2021 mit Ingdilligenz bewusst dafür, eine bestimmte Form der Intelligenz in europäischen Unternehmen zu fördern: die nachhaltige und verantwortungsbewusste Intelligenz.
Unternehmer:innen fragen sich oft, wie sie einen nachhaltigen und sinnvollen Impact in ihr Geschäft integrieren können. Bei ESG-Themen (Umwelt, Soziales und Governance) mangelt es schlicht an Qualitätsdaten für eine fundierte Entscheidung … Jana und Ihr 13-köpfiges Team aus Nachhaltigkeitsberater:innen haben es sich zum Ziel gemacht, dieses Lücke zu schließen und damit eine Sustainable Business Transformation zu ermöglichen. Zwei Tools helfen dabei, alle Beratungen und übermittelten Kund:innendaten nicht nur organisiert und übersichtlich zu halten, sondern auch absolut sicher: MeisterTask und MindMeister.
“Gemeinsam mit meinem Geschäftspartner Marcus, dem es auch wichtig ist, seinen Kindern eine schöne Welt zu hinterlassen, haben wir verschiedene Ansätze für das Nachhaltigkeitsreporting entwickelt. Seitdem bringen wir Daten und Nachhaltigkeit zusammen – für nachhaltigere Unternehmensentscheidungen. Die Tools von Meister unterstützen uns dabei.”
Jana Ingendahl
CEO, Ingdilligenz
Das Problem: Agil und ebenso nachhaltig agieren
Vor der Gründung von Ingdilligenz studierte Jana Wirtschaftsinformatik und war dann bei der Volksbank Raiffeisenbank Würzburg in Prozess- und Datenmanagementfeldern tätig. Dort hat sie erstklassiges Projektmanagement sowie MeisterTask und MindMeister kennengelernt. Seitdem war für sie klar: Wenn Sie mal ein Unternehmen gründet, dann kommen diese agilen Tools mit.
Aber nicht um jeden Preis. Denn Jana wiegt ihr persönliches Kosten-Nutzen-Verhältnis immer sorgfältig ab. Auch das sei Nachhaltigkeitsdenken für Jana. Für sie muss Software agiles und flexibles Arbeiten unterstützen, und gleichzeitig Nachhaltigkeitsaspekte berücksichtigen.
“Wir wollen so viel Datenmüll und doppelte Arbeit einsparen wie möglich. Da wir bei Ingdilligenz ältere Refurbished Geräte verwenden, wäre es für uns undenkbar, wenn wir eine Cloud-Software nicht sicher über den Browser verwenden könnten. MeisterTask und MindMeister bieten uns eine effiziente Möglichkeit, um Daten nicht für jedes Gerät duplizieren zu müssen und interne Speicherkapazitäten zu reduzieren. Wir sparen neben Datenmüll also auch Kosten, einen internen IT-Support – und viel doppelte Arbeit.”
Nachhaltigkeit ist für Jana mehr “als nur Bäume zu pflanzen”. Handelt es sich um eine Tool-Entscheidung, gehören auch die bewusste Auseinandersetzung mit den Themen Governance, Datenschutz, transparentes Handeln und Usability dazu.
“Wir haben uns für MeisterTask und MindMeister entschieden, weil Meister großen Wert auf Datensicherheit und Datenschutz legt. Die Tools können im Browser genutzt werden und sind zudem sehr einfach zu bedienen.”
Jana hat in ihrer jungen Karriere bereits andere Software wie Jira und Confluence kennengelernt. Wer sich im Tool-Dschungel mit der Entscheidung schwer tut, dem gibt Jana den Rat, darauf zu achten, was das Team wirklich braucht – und ob die Arbeit mit dem Tool Spaß macht. Denn auch das ist eine nachhaltige Entscheidung: Sich bewusst für ein Tool zu entscheiden, mit dem das Team gerne arbeitet.
“Jira und Confluence sind große Tools mit vielen Funktionen – das kann unübersichtlich werden und unagil machen. Unser Team bei Ingdilligenz ist klein, verteilt und arbeitet in vielen verschiedenen Projekten gleichzeitig. Uns ist es daher wichtig, dass wir uns schnell zurechtfinden und sich alle schnell und einfach auf dem Laufenden halten können. Für uns ist MeisterTask die perfekte “Lightversion” eines Projektmanagement-Tools, die schlank ist und Spaß macht: Wir lieben das bunte aber klare Design und dass die Tools alle Funktionen beinhalten, die wir brauchen – und nicht mehr.”
Die Lösung: Einfache Teamorganisation mit Boards, schnelle Präsentationen mit Maps
Jana und ihr Team nutzen mehrere Tools für Kommunikation, Datenablage und Organisation. So liegen etwa Dokumente auf SharePoint und Microsoft Teams dient als Meeting-Tool. MeisterTask nutzen sie für die tägliche Arbeit und zum Organisieren Ihrer Daily’s und Weekly’s.
“MeisterTask ist für uns die perfekte Lösung, um unser verteiltes Team zu organisieren. Es lässt auch alle unsere Kolleg:innen den Überblick behalten, die zu 100% remote arbeiten. Die Cloud-Software, das einfach bedienbare Kanban-Board und die praktische MeisterTask-App machen es möglich.”
Als Beispiel zeigt Jana, wie sich ihr kleines Marketingteam mit Kanban organisiert. Sie haben ein wöchentliches Meeting, bei dem sie anstehende Inhalte, zu organisierende Themen oder nächste Teamevents besprechen. Ihre Lieblingsspalte ist die Spalte “Erfolge”:
Als vielbeschäftigte Jungunternehmerin liebt Jana Automationen, die ihr Leben vereinfachen.
“Ich verwende die Automationen ‚Wiederkehrende Aufgabe‘ und ‚E-Mail senden‘, um etwa die regelmäßige Abwicklung von Reisekosten, Meetings oder der Contentaufbereitung für Social Media zu vereinfachen.”
Jana administriert ihre Aufgaben so, dass gegen Ende eines jeden Monats mehrere wiederkehrende Aufgaben automatisch in ihrer Arbeitsspalte erscheinen, etwa zusammen mit einem entsprechenden Fälligkeitsdatum für die Rechnungsstellung.
“Ich erhalte eine E-Mail, die mich daran erinnert, die Aufgabe für die nächsten Tage zu planen. Wenn ich die Aufgabe nicht vor dem Datum erledige, erhalte ich am Fälligkeitsdatum eine weitere E-Mail zur Erinnerung.”
Um Kund:innen die komplexe Nachhaltigkeitslandschaft übersichtlich zu präsentieren, und um intern selber die Übersicht bei Neuerungen zu behalten, nutzt Ingdilligenz MindMeister-Maps.
“Der Präsentationsmodus in MindMeister ist sehr hilfreich. Ohne eine extra Präsentation zu erstellen, können wir die verschiedenen rechtlichen Anforderungen per Klick übersichtlich erklären..”
Es gibt zahlreiche Wechselwirkungen zwischen den verschiedenen Rahmenregelungen, aber Jana teilt mit Ihnen gerne die grobe EU-Nachhaltigkeitslandschaft. Sie können diese Map gerne als ersten Überblick für Ihre eigene Nachhaltigkeitsreise verwenden:
Das Ergebnis: Sichere Daten, zentrale Orientierung, weniger Datenmüll und ein happy Team
Jana sieht den größten Vorteil von Meister in der Datensicherheit. MeisterTask und MindMeister machen es als sichere Software möglich, dass das Ingdilligenz-Team ihr gesamtes Projektmanagement inklusive Task-Strukturierung abwickeln und gleichzeitig von verteilten Orten in Deutschland aus effizient zusammenarbeiten kann.
“Die Tatsache, dass alle Daten in Europa gespeichert werden und die Datenzentren ISO-zertifiziert sind, ist für uns, unser Team und unsere Kund:innen von unschätzbarem Wert.”
Neben dem Sicherheitsaspekt schätzt das Ingdilligenz-Team die große Flexibilität und Informationszentralisierung der Meister-Software. Alle Kolleg:innen können dadurch in ihren vielen verschiedenen Projekten ortsungebunden immer auf alle Informationen zentral zugreifen.
“Die Meister-Software lässt uns flexibel zusammenarbeiten, egal wo wir uns befinden. Und weil eine große Flexibilität auch immer die Gefahr von Wildwuchs in sich birgt, finden wir die neue Ordnerstruktur in MeisterTask und MindMeister sehr hilfreich. So können wir Aufgaben und Ideen nach Themen sortieren und behalten immer den großen Projektüberblick.”
Agil und nachhaltig findet Jana auch, dass MeisterTask und MindMeister dem Team helfen, sich Arbeitsschritte zu ersparen – auch indem die Tools ineinander greifen.
“Ich liebe auch die Kombinierbarkeit von MeisterTask und MindMeister. Wenn ich mich etwa in kurzer Zeit durch neue Anforderungen arbeiten muss, kann ich alles zuerst in eine Mindmap packen und sie so umstrukturieren, damit ich das Gesamtbild erhalte. Danach definiere ich die verschiedenen Aufgaben und Meilensteine – und kann diese direkt in der Mindmap in MeisterTask-Aufgaben verwandeln.”
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