客户案例
项目文档工具、提示和技巧。
您的项目文档指南。
项目文档在任何项目中都是一个重要组成部分。做对了，您就可以帮助您的团队、利益相关者和管理人员看到项目的全局。在本页，我们会问：
项目文档101。
什么是项目文档？
项目文档是您项目中的书面材料，可以提供项目中的利益相关者有效工作所需的信息和背景。好的项目文档可以：
让项目中的每个人都保持一致。
改善利益相关者之间的沟通。
降低项目风险并确保更好的结果。
项目文档：什么是投资回报率？
为什么项目文档这么重要？
如果项目文档的结构合理且易于访问——就可以为您的组织提供单一的真实来源。项目计划、状态、流程等都在这一个位置。您将在以下方面看到项目文档的好处：
效率。
效率。
49%的员工都难以找到文档。结构化的项目文档可提高速度。
透明。
透明。
每个人都可以主动找到他们需要的信息，而不是通过渠道传播被动了解信息。
更好的结果。
更好的结果。
信息错误的团队容易出错，更好的信息往往意味着更好的选择。
项目和文档属于一体。
立即尝试MeisterTask和MeisterNote。
从始至终。
每个阶段的项目文档。
您需要的项目文档在项目的每个阶段都不同——这取决于您使用的项目管理方法。有些困惑？让我们看看在项目之前、期间和之后都需要些什么。
项目规划
在您的项目开始前，您需要制定一个计划，说明应该做什么、由谁完成、何时完成。
借助项目文档工具中的项目启动和规划信息，您可以从一开始就将需求表明。
项目更新
当您的项目正在进行中时，您需要一种方法让您的团队和利益相关者可以及时了解情况。使用您的项目文档软件发布会议记录和项目更新，让每个人都能及时了解全局。
项目沟通
项目完成后，记录经验教训可以改进组织中未来的项目。在您的项目文档工具中记下您的结论：包括项目结束文件和回顾 。
适合每个人的东西。
谁编写项目文档？
如果您是项目经理，提供可以帮助您的团队推动项目前进的文档就是您的工作。由于您可能同时管理多个项目，因此整洁、易于阅读的文档对于管理同时进行的项目而言大有帮助。
文档是团队努力的结果。主题专家应为项目文档做出贡献。如果您想分享独特的见解和知识，那么这是其他人无法为您编写的项目文档内容。
您需要哪些项目文档？
项目文档的类型。
项目文档有很多种，您需要哪一种取决于您正在运行的项目类型以及您所处的行业。正在寻找合适的项目文档软件吗？请务必确保它可以处理下列要点：
项目路线图
路线图是对项目中最重要步骤的概述，包括目标、里程碑、依赖关系、风险和关键可交付成果，以有助于他们浏览和理解的方式与团队成员和其他利益相关者分享您的路线图。
沟通计划
沟通计划可以帮您设置管理内部沟通方式和会议频率的策略。如果每个人都知道如何在项目开始之前进行沟通，那您就可以建立牢固的工作关系并维持会议的正常进行。
“MeisterNote非常适合记录项目。规格、会议记录、待办事项列表等都是按照逻辑存储的。”
Eva Schindler
Meister合作伙伴经理
流程文档
久而久之，流程也可以拥有自己的生命。写下事情是如何完成的意味着能以相同的方式使用所有过程。尽管您可能会在其他工具中绘制过程，但您应该将其嵌入您的项目文档中，方便访问。
项目状态报告
项目经理制作项目状态报告，向利益相关者通报项目进展情况，这些报告将项目计划与给定时间段内的当前状态进行比较，包括所有已完成的任务、时间表和预算摘要以及包含后续步骤的行动项。
项目回顾
当项目结束时，应该有反思的空间。回顾会议通常以研讨会的形式举行，以文件作为书面记录或指南。讨论积极和消极因素，以及探索克服问题的方法，有助于团队改进未来的项目。
为工作选择合适的工具。
什么是项目文档工具？
项目文档工具（或项目文档软件）可帮助您和您的团队创建、组织和共享有关您的项目的书面信息。尽管市场上的项目文档工具之间存在差异，但最低要求应该是帮您：
来对地方了。
我需要项目文档工具吗？
如果您在做项目……可能，如果没有明确的计划可以参考，或者如果进度概述丢失，那么即使是看起来最简单的项目也会失控。
项目文档工具会让您考虑大局，用这个是确保项目工作的协作顺利开始并不断改进的好方法。
方孔中的圆钉。
任务管理工具可以做项目文档吗？
理论上……可以，但这就像用干草叉吃意大利面一样。任务管理工具很棒，因为它们记录了每项任务的每一个动作——但在复杂的项目中，这可能会让人不知所措。
专门构建的项目文档软件为您的工作提供了合适的工具——使您能够后退一步，看到更大的图景。反过来，这也使得在您的任务或项目管理工具中执行项目更加有效。
任务管理和文档，为什么非要选一个呢？
同时拥有MeisterTask和MeisterNote，两者兼而有之岂不美哉。
适合所有人的项目文档。
项目文档工具对谁有帮助？
项目经理
项目经理
保持概览。
项目经理对不同的人重复说同样的话很浪费时间。使用中央项目文档软件，您仍然需要编写更新——但您可以节省会议时间，并通过电子邮件和聊天让利益相关者了解情况。
项目团队
项目团队
找到、阅读、执行。
项目文档工具可帮助项目团队完成工作。每个团队成员越了解他们的工作背景，他们就越能有效地使用共享信息来实现项目目标。少说，多做！
组织领导者
组织领导者
自助服务信息。
组织领导者是管理者的管理者——因此，通常需要同时跟踪多个项目。项目文档工具有助于更轻松地监控阻碍因素和里程碑——无需等待更新，主动查找信息才是王道。
外部利益相关者
外部利益相关者
人人知情。
合作伙伴、客户或自由职业者——外部利益相关者都应考虑到位。项目文档软件让利益相关者的工作更轻松：无需持续沟通即可获得必要信息。
在找完美的解决方案？
想在项目文档软件中找点什么。
您的项目文档软件应该适合您的团队。由于许多团队不熟悉项目文档工具，因此软件必须简单。此外，您还需要确保您选择的工具能够让您的团队共同处理文档，并且可以很好地与团队使用的其他工具配合使用。
简单的项目文档。
您在使用您的工具时不应有障碍。创建新材料应当轻松、容易，并且能很容易地找到现有的项目文档。
协作项目文档。
大家应该能够在您的工具上共同处理您的文档：直接编辑内容或参与讨论。
集成项目文档。
确保您可以将外部文件嵌入到您的文档中。如果可能，直接链接到任务管理工具中的任务。
一个能纵观全局的工具。
MeisterNote项目文档。
MeisterNote是包含在每个MeisterTask许可证中的项目文档工具，可以帮助团队保持对他们在MeisterTask中所管理项目的概览，同时还提供了用于创建、组织和协作处理项目文档的关键功能。
将项目和文档紧密相连。
立即开始您的下一个项目。
做出正确的选择。
MeisterNote是个很好的项目文档工具吗？
我们觉得是的！一旦您开始使用MeisterNote来制作项目文档，您就会注意到项目运行方式的一些重要改进。对于项目经理、项目团队和项目利益相关者来说，使用MeisterNote有一些关键优势。
节省时间
研究表明：员工每天浪费超过3个小时的时间在电子邮件收件箱和其他位置搜索信息。有了MeisterNote，您就可以将重要的项目信息保存在它所属的位置——在您的项目文档工具中。
纵观全局
MeisterNote帮助项目团队将他们的项目视为一个全局，而不是一系列的任务更新，通过以更清晰的方式构建高级信息，MeisterNote让MeisterTask的项目管理更加有效。
持续学习
团队应该在项目结束后从文档中受益，通过MeisterNote，项目学习已经成为组织共享大脑的一部分——从而在效率和员工发展方面带来长期利益。
一个能让项目顺利进行的工具。
MeisterNote让项目文档更美好。
准备好在MeisterNote中创建您的第一个项目文档资料了吗？下面是一些关键的项目文档小贴士。
集中化。
项目文档只在您使用时才有效，鼓励您的团队开始使用MeisterNote作为项目文档的唯一真实来源——他们一定会喜欢的。
保持结构。
在MeisterNote中制作笔记层次结构以构建您的项目文档——这样，您的项目团队和利益相关者就可以找到并使用信息。
保持一致。
许多项目文档都遵循类似的格式，使用常用笔记模板为自己节省一些时间。您可以使用我们的模板，或在MeisterNote中创建自己的！
协作。
沟通不是单向的，您可以使用MeisterNote让您团队的对话始终切题——评论被分组到讨论中以便于简单导航。
与时俱进。
创建一个显示文档创建日期的命名规范，您还可以考虑制定审核和替换过时信息的时间表。
集成。
MeisterNote可与您的团队喜爱的工具配合使用，将外部文件嵌入到您的项目文档中，并使用MeisterTask集成从您的笔记中创建任务！
将计划付诸行动。
MeisterNote-MeisterTask集成。
项目文档应该促进项目成功，而不是成为一项工作本身。使用MeisterNote-MeisterTask集成来跟踪您的所有项目目标，并直接从您的项目文档中管理行动项。
您的问题，已回答。
项目文档：常见问题解答。
我应该使用哪个项目文档软件？
在项目文档方面，选择合适的软件至关重要。您团队的最佳选择取决于您的具体需求。在查看每个软件提供的功能和集成时，请考虑您团队的工作方式、技术能力和预算。同样，请记住：您在做出决定时要考虑易用性和可访问性。
我的项目文档工具应该具有哪些功能？
合适的项目文档工具可以改变一切。版本控制、协作功能、搜索功能和自定义选项都能让创建和协作项目的过程变得更加容易。您还应该考虑到，如果您的项目文档与您的项目管理工具相集成，那么您的项目文档就会更加息息相关。
为什么我需要项目文档和任务管理软件？
项目文档软件和任务管理软件都在您的项目中占有一席之地。任务管理软件非常适合更具体的沟通——例如对特定任务的反馈。随着这在规模上的逐渐势不可挡，项目文档软件更适合对进度、里程碑和阻碍因素进行高级概述。
每个项目都需要项目文档吗？
无论项目文档的规模或复杂性如何，项目文档对每个项目都很有价值。即使是最小的项目也需要记录目标、任务、时间表、决策和结果。最重要的是，良好的文档可以帮助您的团队取得成功。养成创建项目文档的习惯可以提高透明度，有助于知识共享，并且是小组学习的宝贵资源。
谁应该有权访问我的项目文档工具？
您的项目文档工具会包含可以帮助所有项目利益相关者的信息：团队成员、项目经理、客户以及参与项目的任何其他人，但您应该确保牢记访问控制。设置角色和权限可以帮助您确保数据的安全性和保密性，并避免对敏感项目信息的不必要访问。
我怎么才能知道我的项目文档是否有用？
项目文档的质量取决于它为您的项目团队和整个组织带来的好处。当然，完整、清晰、一致、有条理和准确的信息比不完整的信息更有用。了解是否属于这种情况的最佳方法就是向您的利益相关者征求他们的反馈意见。
更好的文档，更好的项目。
